Контур.Диадок - обзор функционала + плюсы и минусы

«Контур.Диадок» ("Диадок") представляет собой сервис-помощник для бухгалтеров, руководителей и менеджеров компаний по онлайн-обмену юридически значимыми документами. Управление входящими документами бесплатно.

«Диадок» – это одна из наиболее удобных систем для юридически значимого электронного документооборота между различными предприятиями.

Система включает полный набор функций для масштабной работы с бумагами в вашей организации. Для всех клиентов создана простая веб-версия, для владельцев «1С» есть специальное коробочное издание. Пользователи других учётных систем (SAP, MS Dynamics, Oracle) могут интегрировать их с ЭДО при помощи API Диадока.

Возможности сервиса «Диадок»

Рассмотрим возможности сервиса «Диадок»:

1. Работа с документами

• Получение и распределение. Получайте документы бесплатно, настройте автоматическое распределение входящих документов по отделам и ответственным сотрудникам.
• Создание и отправка. Сервис «Диадок» имеет встроенный редактор, с помощью которого можно создавать файлы, счета-фактуры, коносаменты и УПД. Для отправки документа контрагенту его также можно скачать с компьютера.
• Согласование. В сервисе «Диадок» легко согласовывать как входящие, так и исходящие документы. Маршруты утверждения позволяют автоматизировать процесс при большом количестве документов и количестве утверждающих сотрудников.
• Подписание. Для того, чтобы подписать документы в сервисе «Диадок» фигурирует квалифицированная электронная подпись, которая является точно такой же, как и в интернет-отчетности. КЭП позволяет обеспечивать значимость юридического уровня без заключения сторонних соглашений между контрагентами.
• Поиск документов. Фильтры позволяют создавать сложные выборки, а поиск по слову позволит найти нужный из разных документов. Список документов, полученных в результате поиска, можно скачать в виде XLS-файла. Благодаря сервису «Диадок» найти документ пятилетней давности можно за считанные секунды.
• Представление в государственные органы и судебные учреждения. Прикрепить электронные документы из сервиса Диадок и отправить в ИФНС можно через любую систему интернет-декларирования. Электронные документы являются юридически значимыми оригиналами, поэтому могут быть представлены в государственные органы и суды.

2. Обязательный ЭДО

• ЭДО в процессе маркировки. Участники оборота маркированной продукции в обязательном порядке должны предоставлять сведения о переходе права собственности на товар через оператора ЭДО. Подключите к «Диадоку» специальный сервис и отправляйте данные автоматически при подписании УПД.
• Прослеживаемость. С 8 июля 2021 года все организации подают сведения об отслеживаемых товарах в ФНС. Появилась новая отчетность, стало обязательным выставление электронных счетов-фактур. «Диадок» поддерживает отправку и получение этих документов.

3. Контрагенты

• Приглашение контрагентов. Узнать, кто из ваших контрагентов работает в сервисе «Диадок», легко. Все что нужно - это ввести название компании в строку поиска или загрузить файл со списком ИНН. Отправьте приглашение. Когда организация одобрит запрос, она появится в вашем списке контрагентов.
• Международный ЭДО. В 2018 году «Диадок» первым в России запустил проект международного юридически значимого электронного документооборота. На данный момент российские компании, у которых есть иностранные контрагенты, могут обмениваться с ними электронными документами через сервис«Диадок».
• Сверка взаиморасчетов. Сопоставляйте данные автоматически. Получайте готовые акты сверки и протоколы расхождений за несколько минут. С модулем Взаиморасчёты вы сможете сопоставлять акты сверки и выявлять расхождения в веб-версии или интеграционном решении для 1С.
• Роуминг. Когда возникает необходимость обмениваться документами с контрагентами, которые работают в другой системе ЭДО, пользователям сервиса «Диадок» поможет роуминг. В Диадоке доступен роуминг со всеми популярными операторами ЭДО.

4. Сотрудники

• Доступ сотрудникам и права. В сервисе «Диадок» для вашей организации доступно неограниченное количество пользователей без доплаты. Входить в «Диадок» сотрудники могут по сертификату КЭП или паролю.
• Создание подразделений. В сервисе «Диадок» можно создать иерархическую структуру подразделений и распределить по ним сотрудников.
• Кадровый ЭДО. Переведите в онлайн обмен с сотрудниками приказами, заявлениями и другими кадровыми документами. Результат будет дешевле и удобнее, чем бумажный документооборот. Юридическая значимость сохранится.

5. Данные и безопасность

• Хранение документов. Хранить документы в сервисе «Диадок» безопаснее, нежели на личном компьютере. Документация размещается в нескольких экземплярах на разных серверах, что позволяет исключить момент потери информации. Документация будет доступна вам даже после окончания оплаченного периода.
• Уровень сервиса (SLA). Техподдержка 24/7 отреагирует и решит вашу проблему. Необходимый вам уровень сервиса сотрудники готовы зафиксировать в договоре, заключив соглашение об уровне предоставления услуги — SLA.
• Высокий уровень защищенности. Документы передаются по зашифрованному каналу, исключающему перехват или подмену данных. Высокую защиту подтверждает сертификат безопасности.
• Двухфакторная аутентификация. Сотрудники с правами администратора могут дополнительно включить двухфакторную аутентификацию: для входа в систему нужно будет ввести код из смс-сообщения.
• Протокол передачи документа. Протокол передачи фиксирует каждый этап прохождения документа: когда и кем был согласован, подписан, отправлен, получен. Протокол помогает руководителю проанализировать работу каждого сотрудника над документом. А также выступает неоспоримым доказательством, что документ был получен, если контрагент это отрицает.

Способы работы

1. Веб-версия. Быстрее всего начать работать в Диадоке через веб-версию в браузере, без установки дополнительных программ. Для входа и подписания документов понадобится сертификат КЭП. Сразу после подключения можете начать принимать документы от контрагентов — это бесплатно.
2. Интеграция с любой учетной системой. Работу с электронными документами можно настроить в любой учетной системе. Для 1С разработан готовый модуль. В остальные учетные системы Диадок встраивается с помощью API, коннектора или комплекса Контур.ERP для SAP.
3. Мобильное приложение. Просматривайте, согласовывайте, подписывайте документы со смартфона или планшета. Оперативно обрабатывайте акты, накладные, УПД и другие документы в бесплатном приложении для устройств на iOS и Android.

Стоимость сервиса «Диадок»

Входящие документы бесплатны. Цена исходящих зависит от выбранного тарифа. Чем больше документов в пакете, тем ниже стоимость одного документа.

Базовые возможности

Стоимость: бесплатно для всех.

• Получение документов  .
• Согласование и подписание.
• Безлимитное по объему хранение документов.
• Неограниченное число пользователей.
• Обмен текстовыми сообщениями в чате.
• Техподдержка 24/7 от экспертов ЭДО.
• Мобильное приложение для iOS и Android.
• Регистрация ящика организации без абонентской платы.

Тариф 1.

• 250 исходящих

Стоимость: 1 900 рублей (7,6 рублей за документ)

Тариф 2.

• 600 исходящих

Стоимость: 4 200 рублей (7 рублей за документ)

Тариф 3.

• 1 200 исходящих

Стоимость: 7 800  рублей (6,5 рублей за документ)

Тариф 4.

• 3 000 исходящих

Стоимость: 18 600 рублей (6,2 рублей за документ)

Связь с сервисом

В случае необходимости вы можете связаться с технической поддержкой сервиса, нажав одну из действующих клавиш:

Интеграции сервиса «Диадок»

Рассмотрим интеграции сервиса «Диадок»:

• Решение для SAP. Бесшовная интеграция с SAP ERP и обмен электронными документами с контрагентами.
• Модуль для 1С. Обменивайтесь любыми документами со своими клиентами прямо из 1С.
• Диадок.Коннектор. Устанавливается на компьютер или сервер и интегрирует вашу учетную систему с Диадоком.
• API Диадока. Программный полнофункциональный интерфейс, который интегрируется в любую систему.
• Парус
• MS Dynamics
• Архив ЭЛАР
• EnDocs и другие.

Оценка интерфейса и сложности сервиса

Стоит отметить лаконичность и доступность интерфейса сервиса «Диадок» посредством использования браузера.

Сервис «Диадок» включает в себя основной экран и верхнюю панель, в которой сосредоточены все необходимые инструменты. Оценивая интерфейс сайта данного сервиса по пятибалльной шкале, можно поставить 4 балла.

Что касаемо сложности структуры данного сервиса, то в данном случае оценка составит 0 баллов, так как сайт и сам сервис сконструированы очень доступно, и при работе не возникает никаких сторонних вопросов.

Плюсы и минусы

Рассмотрим преимущества сервиса «Диадок»:

• Создание и отправка документов.
• Приём документов с уведомлениями по электронной почте.
• Подпись документов квалифицированной электронной подписью (КЭП).
• Безопасное хранение документов
• Соответствие электронных документов требованиям законодательства.
• Поиск контрагентов
• Согласование документов.
• Интеграция с любыми учетными системами
• Роуминг со сторонними операторами ЭДО.
• Массовые действия с документами (действия с большим количеством документов «в один клик»).

Опираясь на мнения пользователей данной системы, можно выделить следующие недостатки:

• Не очень компетентная поддержка.
• Система не работает через роуминг.
• Если поменялась форма или надо сделать дополнение, очень долго решается вопрос.
• При первой загрузке счетов-фактур, всю номенклатуру пришлось заносить вручную.
• Пр массовой выгрузке документов документы приходят к партнерам хаотично, нельзя их сортировать например по номерам или по датам.