ТОП 10 программ для совместной работы 2024 - рейтинг лучших сервисов для работы в команде

Хотите облегчить и оптимизировать работу команды за счет грамотного планирования и постановки рабочих задач? Тогда присмотритесь к программам для совместной работы.

С их помощью вы сможете отслеживать уровень выполнения дел, ставить дедлайны и следить за успеваемостью всей команды. Ниже вы ознакомитесь с лучшими сервисами для совместной работы в 2024 году.

Что такое программы для совместной работы

По-другому такие программы можно назвать планировщиками или приложениями общего пользования. Их главная задача заключается в создании общего рабочего поля для всех сотрудников офиса или компании. Программа имеет вид планировщика, где руководитель отдела создает определенное рабочее пространство и приглашает туда выбранные кадры.

Если вы будете использовать в своей команде ПО для совместной работы, вам не придется держать задачи для каждого сотрудника в голове, а работникам, в свою очередь, проще будет запомнить и отмечать свой прогресс в течение дня, месяца или другого временного промежутка. Однако это не единственное их предназначение.

Многие площадки обладают встроенным текстовым мессенджером, при помощи которого можно коммуницировать с другими кадрами в течение всего рабочего дня, не прибегая к сторонним приложениям для общения. Это позволит сэкономить время и силы, так как каждый кадр сможет моментально получить ответы на интересующие вопросы и выполнить свои задачи корректно.

Кроме того, некоторые программы обладают возможностью подсчета всех данных за определенный промежуток времени. Например: средняя занятость в день каждого сотрудника, уровень нагрузки, статистику выполненных, просроченных заданий и т.д. Вся эта информация позволит отслеживать уровень ответственности, загруженности и профессионализма каждого кадра в команде.

Как работают программы-трекеры

Каждому пользователю потребуется авторизоваться и присоединиться к рабочей доске при помощи идентификатора или уникальной одноразовой ссылки. Руководитель сможет присвоить каждому сотруднику определенный статус и задать конкретные возможности. Например, менеджер по продажам сможет корректировать таблицу с финансовыми отчетами, вносить новые данные и добавлять в раздел файлы, но редактирование блока с базой данных о клиентах ему будет недоступно.

В зависимости от графика работы, руководитель будет обновлять задачи персонала в отдельном пункте. Как правило, он называется «Список дел», или «Планировщик». У каждого кадра будет своя ячейка, где ежедневно будут пополняться и обновляться рабочие задачи. Список имеет вид типичного чек-листа задач, где статус задания отмечается галочкой – выполнено или нет.

Некоторые программы для совместного использования имеют более сложный вид. Сотрудник, когда приступает к выполнению задачи, отмечает, что задание принято во внимание и находится в статусе обработки. Когда проект завершен, работник отмечает его статус как завершенный. Такой способ обозначения состояния рабочих задач позволяет отследить эффективность работы сотрудников, особенно если речь идет о почасовой оплате.

По итогам дня начальник сможет ознакомиться с рабочим прогрессом каждого сотрудника: сколько задач выполнено, есть ли необработанные проекты и т.д. Для того, чтобы работники могли давать свою рабочую связь о выполненных или невыполненных задачах, многие планировщики поддерживают функцию внесения комментариев по каждому пункту.

Например, сотрудник не смог выполнить задание, потому как ему не удалось связаться с нужным клиентом и закрыть сделку. В таком случае он помечает статус задачи, как невыполненный, а в комментариях излагает причину невыполнения. Благодаря такому подходу вся работа в команде становится прозрачной, а руководитель сможет на основе обратной связи распределять сложность проектов между сотрудниками.

Некоторые планировщики имеют встроенный чат для общения или внутреннюю телефонию. Эти опции выручают в том случае, если у кого-то из работников возникнут вопросы по своим рабочим задача. Или же руководству потребуется срочно связаться с каким-либо сотрудником. При необходимости вы сможете, не выходя из сервиса, связаться с нужным человеком для решения любых вопросов.

Помимо ежедневной сводки о прогрессе компании, руководитель проекта сможет подводить итоги работы за неделю, месяц или даже год. Любые показатели, например, общее рабочее время, количество выполненных или невыполненных задач и уровень успеваемости, будут представлены в виде таблиц, графиков и диаграмм. Это позволит без сторонних сервисов или специалистов проанализировать работу компании и, на основании текущего положения, разработать стратегию работы на ближайшее время.

Преимущества программ для совместного использования для руководителей

В настоящее время, практически все организации и корпорации используют внутри рабочего коллектива приложения-трекеры, и на это есть ряд существенных причин:

1. Вам больше не нужно будет держать в голове все рабочие задачи для каждого сотрудника. Если ваша команда насчитывает 2-3 человека, вы можете использовать ручное распределение задач внутри какого-либо мессенджера или рабочего чата. Но когда в вашей команде более 4-5 человек, без планировщика очень трудно обойтись.
2. Автоматическое подведение итогов дня. Вы будете экономить немало времени, если вам не придется лично связываться и опрашивать каждого сотрудника об этапах работы. Все выполненные, невыполненные, незаконченные и просроченные проекты будут показаны вам внутри страницы, откуда вы сможете сделать вывод о прогрессе проекта.
3. Прозрачная работа всех сотрудников. Каждый работник может отмечаться в приложении в начале рабочего дня, делать отметки о взятых в работу проектах, а также писать свое мнение или вопросы по текущему заданию. Так вы сможете наблюдать за продуктивностью каждого кадра ежедневно, никто не сможет избежать невыполнения каких-либо задач.
4. Подсчет всех статистических данных. Если вы захотите подсчитать общую успеваемость всех сотрудников, прогресс выполнения текущего проекта и среднее количество рабочих задач для каждого кадра, вам понадобится несколько дней упорной работы, а также привлечение дополнительных сотрудников. Однако, используя приложения-планировщики, программа все сделает за вас в течение нескольких минут. Это значительно экономит время, силы и финансы компании. Кроме того, всем людям свойственно допускать ошибки в статистических данных, в то время как алгоритм программы никогда не допускает погрешностей.
5. Не требуется ручное составление графика для команды. Многие приложения для совместного использования помогут вам автоматически определить нужное количество время работы и отдыха для каждого сотрудника так, чтобы он не уставал, но при этом выполнял свой рабочий план с максимальной эффективностью. Это также поможет сэкономить время и избежать непониманий внутри команды.
6. Нет потребности отвлекаться от работы для использования сторонних сервисов. Например, вам понадобится срочно связаться с определенным сотрудником. Встроенный чат и телефония позволит вам сделать это быстро, а также вам не нужно будет выходить из программы и отвлекаться на другие приложения для связи. Помимо того, во многих программах есть кнопка вызова сотрудников.
7. Встроенный календарь и всплывающие уведомления с напоминаниями о каких-либо важных датах и событиях. Эти опции позволят вам автоматически привязывать проекты и рабочие задачи к датам и времени, что вручную отбирает в разы больше сил и внимания.
8. Возможности проведения рабочих встреч и совещаний внутри приложения. Вы можете запланировать дату и время совещания, а каждому работнику придет уведомление о данной конференции.

Стоит отметить, что на общем собрании каждый сотрудник сможет предложить свои идеи на встроенном черновом листе, что не требует использования дополнительных сервисов.

Преимущества программ для совместного использования для сотрудников

Приложения совместного использования разрабатывались с целью облегчения рабочего процесса не только для руководства, но и для всех работников команды. Ниже вы сможете ознакомиться с наглядным примером того, как использование программ-трекеров облегчит жизнь рабочей команды:

1. Регулярные всплывающие уведомления и напоминание о дедлайнах. Вам больше не нужно будет запоминать крайний срок сдачи работы, программа все сделает за вас. Каждый сотрудник может самостоятельно регулировать частоту уведомлений.
2. Прямая связь с руководством. Если вдруг у вас возникнут какие-то вопросы о выполнении рабочей задачи, или столкнетесь с трудностями – вы всегда сможете напрямую обратиться к руководству, воспользовавшись рабочим чатом или оставив комментарий к заданию. Это сэкономит время, так как вам не нужно будет использовать сторонние сервисы для связи с другими сотрудниками или руководителями.
3. Удобное и наглядное расположение задач. Вы сможете самостоятельно расставить приоритеты на текущие рабочие дела, потому как весь список дел будет у вас перед глазами. Команде не нужно будет удерживать в мыслях все рабочие моменты, что исключает вероятность упустить из вида какое-либо детали.
4. Риск ошибиться при работе значительно снижается. Особенность приложения для совместного использования заключается в том, что сотрудникам будет практически невозможно забывать о выполнении своих обязанностей.

Постоянная система отчетов и напоминаний будет направлять вас в течение всего рабочего дня.

В каких случая не стоит использовать программы для совместного использования

Хоть программы-трекеры имеют большое количество полезных качеств, их использование подойдет не для всех рабочих процессов. Помните, что по-настоящему понять все функциональные возможности программы и ощутить ее преимущество можно только в том случае, если вы будете использовать сервис во всех возможных направлениях.

Например, если вы хотите задействовать трекер только для того, чтобы записывать все свои рабочие дела в течение дня, то вы можете не ощутить всех его достоинств, которые раскрылись бы в процессе его использования для целой команды людей.

Кроме того, вам потребуется потратить немало времени, чтобы разобраться со всеми функциональными аспектами приложения, в том числе и с теми, которые вы не будете использовать. ПО потребует дополнительных финансовых вложений, которые не окупят себя. В таком случае вам проще будет воспользоваться заметками в своем смартфоне, чем тратить время, деньги и силы на полноценную программу для совместной работы.

Этот пункт также относится к тем случаям, если ваш штат работников довольно маленький. Если в команде не более 2-3 сотрудников, планировка заданий и отметки о их текущем статусе будут значительно больше отнимать времени, нежели это бы делалось в рабочем чате одного из мессенджеров.

Помните, что использовать ПО для создания совместного рабочего поля удобно в том случае, если рабочий день каждого из сотрудников подразумевает выполнение множества различных задач. Если у каждого кадра в день не более 1-2 целей – планировщик станет бесполезным.

В каких случаях применение программ для совместного использования необходимо

Сразу отметим – чем больше сотрудником насчитывает ваш офис или компания, тем удобнее будет использовать сервис для совместной работы. Ведь если вы руководите отделом из 10-50 сотрудников, уследить за прогрессом и успеваемостью каждого будет практически невозможно. Кроме того, если работа каждого из них подразумевает выполнение множества разноплановых заданий – без планировщика просто не обойтись, так как удерживать всю необходимую информация в уме очень сложно.

Также планировщик полезен в тех случаях, сотрудники вашей компании нуждаются не только в прописывании ежедневного плана работы, но и в облачном хранилище, куда можно будет добавлять необходимые файлы, редактировать их и вносить корректировки. Помимо этого, всей команде необходимо регулярно созваниваться и обсуждать новые и текущие проекты, вносить по ним корректировки и выдвигать собственные идеи. Чем больше полезных функций сервиса вы предложит сервис, тем продуктивнее будет работа команды.

Преимущества и недостатки программ для совместного использования

Как и все существующие приложения и сервисы, ПО для совместной работы имеют ряд своих преимуществ и недостатков. Ознакомившись с ними, вы сможете сделать вывод о том, подходят ли они для применения в вашей компании.

Плюсы сервисов заключаются в следующем:

• встроенный удобный планировщик рабочих задач;
• возможность расставления приоритетов для заданий;
• ежедневные отчеты о выполненном прогрессе;
• возможность наблюдать за работой отдельных сотрудников;
• встроенный мессенджер и телефония для общения команды;
• возможность интеграции с другими сервисами;
• индивидуальные настройки доступа для каждого сотрудника;
• встроенный конструктор для редактирования рабочего поля каждого работника;
• встроенная система уведомлений;
• маршрутизация рабочего процесса;
• автоматическая обработка статистических данных об общем прогрессе всей команды;
• встроенный календарь;
• конфиденциальность всех данных;
• встроенные офисные редакторы;
• отслеживание статуса выполнения конкретных задач;
• помощь со стороны программы в распределении графика для всей команды с учетом индивидуальных характеристик каждого сотрудника.

Но также есть и минусы:

• для того, чтобы всем сотрудники полностью разобрались с функционалом программы, потребуется выделить время на обучение;
• необходимость определенных знаний в работе с приложением;
• финансовые расходы, ведь использование большинства программ-планировщиков требуют приобретения подписки на определенный срок.

Как выбрать программу для совместного использования

Помните, что залог успешной работы всей команды во многом зависит от ответственного подхода к выбору приложения-планировщика. Ниже мы собрали ряд критериев, на которые стоит обращать внимание первым делом.

Интерфейс и дизайн

Одно из ключевых требований, от которого зависит удобство работы сотрудников в программе – интерфейс. Все разделы, пункты меню и горячие клавиши должны находиться в центре экрана и не перекрывать друг друга. Дизайн не должен быть слишком ярким и броским. Желательно, чтобы все надписи хорошо читались и не занимали много места на экране.

Важно также уделить внимание встроенному языку интерфейса. Многие программы, такие как Notion, не переведены на русский. Это может привести к трудностям в работе, так как у многих сотрудников могут быть проблемы с английским языком.

• Отзыв о Evernote:

Отправка уведомлений

Если кто-то из команды забудет выполнить какое-либо поручение, система пошлет уведомление этому пользователю. Убедись, что функционал выбранной программы позволяет регулировать частоту и количество уведомлений. Вы также можете установить режим регулярных уведомлений для дел, у которых есть дедлайн. При желании эту опцию можно отключить.

Помимо этого, создатель рабочего пространства также может получать уведомления, когда кто-то из команды будет завершать какое-либо дело. Данная функция позволяет отслеживать эффективность и пунктуальность сотрудников.

• Отзывы о Trello:

Никита:

Удобно отслеживать ход выполнения задач в команде. Есть система тегов - помогает определить, какие направления из общего списка задач отнимают больше всего времени. Своевременные уведомления, причем везде. Минусы для себя пока не вижу.Отличный сервис для команд, которым важно следить за статусом задач. Даже бесплатной версии хватает за глаза, а если туда еще что-нибудь прикрутить - вообще мечта.

Есть ли мобильное приложение

Большинство программ-трекеров имеют собственные мобильные приложения. Они доступны как на Android, так и на iOS. Отметим, что функционал мобильной версии не уступает компьютерной. В течение рабочего дня сотрудникам может быть удобнее отмечать выполненные дела в своем смартфоне. Для того, чтобы сохранить все имеющиеся данные, необходимо синхронизировать мобильное приложение с компьютерной версией.

Подсчет эффективности работы сотрудников

Просматривать ежедневный список выполненных и невыполненных дел каждого сотрудника будет весьма затруднительно, поэтому убедитесь, что в выбранном вами сервисе есть автоматический подсчет результативности всех сотрудников или отдельных лиц в течение дня. Итоги за день, неделю или месяц могут показываться в процентном соотношении.

• Отзывы о Notion:

Дмитрий:

Перешел на него с Trello для ведения собственного списка дел и персональных рабочих задач. По сравнению с Trello здесь одной и той же доске можно сделать несколько разных представлений группируя и фильтруя по разным полям или сделав представление в виде карточек, таблиц или списков. Использую для канбан досок с задачами, списка рабочих контактов, которые мне не нужны в телефоне, различных заметок и копий статей, найденных в интернете, чтобы не потерять. Как блокнот для записи идей, составления списков и т.д. Иногда очень не хватает офлайн версии, а в остальном рекомендую.

Интеграция со сторонними сервисами

Если ваша работа подразумевает большой документооборот, который нуждается в регулярной корректировке, убедитесь в том, что приложение поддерживает интеграцию с Google-облаком или другими облачными сервисами. Это позволит вам работать внутри одного планировщика, не отвлекаясь на дополнительное использование сторонних сервисов.

Некоторые программы для совместной работы могут иметь собственное облачное хранилище. Однако данная услуга обойдется вам дороже, чем при использовании стандартного тарифа. Также стоит убедиться в том, что размеры встроенного хранилища смогут вместить весь необходимый объем файлов и документов.

Встроенный мессенджер

Полезная опция, которая облегчит коммуникацию с руководством и сотрудниками. Это сэкономит время для решения рабочих задач, так как работники не будут отвлекаться на использование дополнительных приложений для общения с командой.

Наличие тестового периода

Помните, что некоторые планировщики могут быть комфортны не для всех сотрудников. Чтобы убедиться в том, что вся команда приспособилась к функционалу программы, а управление и интерфейс удовлетворяют всех кадров – воспользуйтесь тестовым периодом. Как правило, он составляет от 3 до 7 дней. Этого времени будет достаточно, чтобы разобраться с функционалом программы и освоить все нюансы ее использования.

• Отзыв о Notion:

Вывод

Программы для совместной работы – это инструмент, который облегчит рабочий процесс для целого офиса и команды сотрудников. Его использование подразумевает планировку рабочих задач между кадрами, отчет об их выполнении, подсчет общего прогресса по текущему проекту за конкретный промежуток времени. Если ваш офис нуждается в грамотной планировке рабочего времени, а руководство в облегчении получения среднестатистических данных о всевозможных рабочих показателях о сотрудниках – программа для совместной работы станет вашим «спасательным кругом».

ИП Хегай Жанна Сергеевна

ИНН:770907671269

erid:2SDnjekAHVu

ООО "Второй паспорт ИР"

ИНН:1513076720

erid:2SDnjf2Eie7

ООО «СэйфРоут»

ИНН:7724471381

erid:2SDnjdR5cLj

Х | закрыть