Dropbox Paper - обзор функционала + плюсы и минусы

Dropbox Paper

Dropbox Paper - сервис для организации единого пространства для сотрудников с целью взаимного обмена данными.

Сервис Dropbox был основан в 2007 г. Он обеспечивает систематизацию данных, отсутствие помех и синхронизацию работы с другими сотрудниками компании пользователя. Dropbox помогает объединить на одной платформе рабочий функционал группы коллег с использованием инструментов, планирования, анализом и т.д.

Dropbox Paper занимается организацией совместного доступа к любому контенту: документации, прикрепленным видео, фотографиям и т.д. Подходит для рабочих групп. Сферы Dropbox Paper: маркетинг, IT, продажи, творческих проектов, отдела кадров.

Возможности

1. Кооперация работы.

• Доступ к аккаунту с любых устройств. Мобильные устройства, ОС Windows, Mac, Linux. Возможна установка программы на компьютер или мобильное приложение.
• Координация запуска продуктов. Планирование действий и выполнения. Выбор сотрудника исполнения, статуса, информации о задании, сроков выполнения, требований для выполнения всех задач. Стратегия изучения клиентской базы. Расчет бюджета.

• Оптимизация календаря проекта. Добавление данных. Разделение срока проекта на этапы. Выбор цветового решения для каждого этапа.

• Планирование кампаний. Координация работы межфункциональных групп, определяя этапы, назначая задания и управляя подтверждениями в едином месте, где их легко сможет найти каждый сотрудник. Упоминание пользователей. Напоминания о выполнении заданий.

• Готовые шаблоны для формирования маркетинговых целей, работы кадровых служб, поиска соискателей на должность, адаптации новых сотрудников, формирования базы знаний (информационных данных, инструкций), информирования о новых данных компании и т.д. Сферы шаблонов: реклама, образование, отдел кадров, IT, маркетинг, продукт, продажи, группа, личный.

2. Работа с документами.

• Редактирование в режиме реального времени. Расширенные функции форматирования. Совместное редактирование. Общение в процессе работы над документами. Рабочие чаты для обсуждения вопросов.
• Сбор всех рабочих идей и визуализации сотрудников воедино. Приведение ссылок из разных приложений (Pinterest, YouTube, GIF, Google Map, SoundCloud и т.д.), обмен мнениями в реальном времени и получение отзывов. Импорт любого типа данных. Функция примечаний позволяет прокомментировать определенную часть изображения, функция авторства помогает определить, кто что добавил, а эмодзи задает нужный тон для настроения.

• Хранение в одном месте всех материалов для собраний (справочные документы, повестку дня, протоколы, план действий и назначенные задания и т.д.).

• Функция автоматического превращения документа в презентацию. Создание мини-галерей из фотографий и видеороликов с возможностью запуска в документе.

• Возможность поделиться созданными файлами с другими пользователями. Пользователи могут получить доступ к ссылкам и просматривать более 150 типов файлов, добавлять свои комментарии и читать ваши, даже если у них нет аккаунта.

3. Техническая поддержка.

• Ускоренная синхронизация: delta, по локальной сети и потоковая.
• Работа с данными любого типа (документы, таблицы, презентации, файлы и т.д.).
• Приоритетная техподдержка по электронной почте. Помощь в чате в режиме реального времени. Взаимодействие по телефону в рабочее время.

4. Безопасность.

• 256-битное шифрование AES для сохраненных файлов и шифрование SSL/TLS во время их переноса.
• Автоматическое резервное копирование компьютеров и подключенных внешних дисков непосредственно в облако для восстановления данных.
• Гибкая настройка прав доступа. Настройки видимости и доступа к общим файлам с помощью паролей, разрешений на скачивание и сроков действий.
• Возможность пометить данные водяным знаком, использования для входа в аккаунт шестизначного кода или ключа безопасности в дополнение к паролю.
• Возможность удаления файлов с потерянных или украденных устройств. Блокировка файлов при редактировании, чтобы избежать нежелательных изменений и конфликтующих копий.

Действуют мобильные приложения для Android и iOS.

Интеграции:

• Технические партнеры: Google Workspace, Microsoft, Slack, Adobe, Zoom, Autodesk, Canva, AWS.

Интеграций с социальными сетями, программой 1С не указано.

Тарифы

Dropbox Paper бесплатно прилагается к Dropbox. Платных тарифов Dropbox 6, доступна бесплатная версия при требуемом объеме памяти менее 2 ГБ и базовыми функциями синхронизации и доступа (Basic). Пробный период 30 дней. Оплата изменяется в зависимости от выбранного региона в аккаунте, в рублях невозможна. Возможна оплата кредитной картой или PayPal. Предоставляется скидка при оплате на 1 год, скидки скидки для некоммерческих организаций и образовательных учреждений.

Во все пакеты входит:

• Объем памяти более 3 000 ГБ. Быстрая синхронизация.
• Электронные подписи, имеющие юридическую силу.
• Автоматическое резервное копирование. Восстановление данных от 180 дней.
• Пометка данных водяным знаком перед предоставлением доступа к соавтору или клиентам.
• Неограниченное время записи, качество видео 4K и расширенные средства редактирования видео.
• Интеграция данных из облака.
• Общий доступ с фирменным стилем (добалвение к общим названиям логотипа, названия компании и т.д.).
• Предварительный просмотр в браузере и комментарии. Полнотекстовый поиск. Журнал данных о просматривающих.
• Запросы файлов у нескольких пользователей и их группировка.
• Безлимитный доступ к API к партнерским платформам для повышения эффективности.
• Техническая поддержка.

Тарифы:

1. Plus (для частных лиц) - 9,99 $ в месяц. 2 ТБ (2 000 ГБ), 1 пользователь (реальный участник рабочей группы с собственным уникальным адресом электронной почты). Подсоединение неограниченного количества устройств. 30-дневный журнал изменений файлов и аккаунта. Пересылка больших файлов с помощью Dropbox Transfer (до 2 ГБ). 3 бесплатные электронные подписи в месяц.
2. Standard (для небольших рабочих групп) - 15 $ за 1 пользователя в месяц. 5 ТБ (5 000 ГБ), 3 и более пользователей. Простые в использовании средства для защиты данных и управления внешним доступом. Восстановление файлов или всего аккаунта в течение 180 дней. Автоматическое резервное копирование компьютеров и подключенных внешних дисков непосредственно в облако.
3. Advanced (для больших рабочих групп) - 24 $ за 1 пользователя в месяц. Неограниченное количество места, 3 и более пользователей. Все, что есть в Standard + Постоянный мониторинг безопасности, уведомления и оповещения. Классификация данных для чувствительной и конфиденциальной информации. Пересылка больших файлов с помощью Dropbox Transfer (до 100 ГБ).
4. Family (для друзей и семьи) - 16,99 $ в месяц. 2 ТБ (2 000 ГБ), максимальное количество пользователей - 6. Все, что есть в Plus + До 6 личных аккаунтов. Доступ к семейной папке для удобного хранения и совместного использования данных. Один счет на всю семью.
5. Professional (для фрилансеров) - 16,58 $ в месяц. 3 ТБ (3 000 ГБ), 1 пользователь. Все, что есть в Plus + Восстановление файлов и аккаунта в течение 180 дней. Расширенное управление доступом и блокировка файлов. Пересылка больших файлов с помощью Dropbox Transfer (до 100 ГБ).
6. Enterprise (для организаций) - индивидуальная тарификация. Неограниченное количество места. Все что есть в Advanced + Инструменты для обеспечения безопасности и прозрачности корпоративного уровня. Интеграция с лучшими в своем классе решениями в области безопасности. Специальный менеджер по продвижению пользователей.

Регистрация в сервисе

Для регистрации следует зайти на сайт Dropbox Paper и создать аккаунт: ввести в форму свое имя и адрес E-mail почты (он станет вашим именем пользователя). После подтверждения регистрации по адресу электронной почты пользователь придумывает свой собственный пароль, соглашается с обработкой персональных данных и использованием пользовательским соглашением.

Возможна регистрация через программу на компьютере или приложение на телефоне.

Связь с сервисом

Владельцы аккаунтов сервиса получают ежедневную поддержку 24/7 в справочном центре (база знаний), соответствующем блоке на сайте или с помощью коммуникации с ботом. Дополнительно в зависимости от используемого тарифа и типа аккаунта пользователь получает помощь с поддержкой по телефону или в чате на сайте.

Чат-бот доступен только пользователям с тарифом Basic.

Поддержка в первую очередь и время ожидания:

• Тарифы Plus, Family, Professional и Business - общение происходит по адресу электронной почты в течение 24 часов в рабочие дни. Тарифы Business по электронной почте получают ответ в течение 24 часов в рабочие и выходные дни.
• Помощь по номеру телефона доступна в рабочее время с 9:00 до 17:00. Доступна только администраторам тарифов Business и Enterprise
• Помощь по чату доступна в рабочее время с 9:00 до 17:00.

Язык оказания помощи преимущественно английский. В зависимости от настроек места расположения и выбранного языка доступно взаимодействие на испанском, немецком, португальском, французском и японском языках. При отсутствии необходимого языка есть возможность обратиться в чат на родном языке, после чего пользователь будет перенаправлен в определенную команду поддержки.

Плюсы и минусы

Плюсы:

• Объединение данных в едином окне с функцией присоединения сторонних типов файлов.
• Совместная работа в режиме реального времени.
• Длительный срок пробного периода.

Минусы:

• Не всегда доступный интерфейс.
• Нет возможности редактирования загруженных фотографий.
• Ограниченный список шрифтов, цветов выделения, функционал таблиц и поиска. Трудности копирования документов. Автоматическое центрирование картинок не позволяет их легко сдвинуть в процессе редактирования документа.
• Невозможность автоматически ставить даты в хронологическом порядке и добавлять их на временную шкалу, только ручное выполнение.
• Узкий функционал настроек уведомлений. Все созданные задачи автоматически оповещают о необходимости выполнения.
• Нет возможности редактирования шаблонов.
• Безопасность, несмотря на все усилия сервиса, не всегда остается на высоте. Пользователям не разрешается шифровать свою информацию перед ее загрузкой в ​​Dropbox.
• Отсутствие возможности преобразования документа в тип файла с меньшим объемом. Приходится прибегать к помощи сторонних ресурсов.
• Ограниченное количество интеграций.
• Изредка случаются сбои в работе сервиса. Длительная загрузка файлов на компьютер. Отсутствие видимости некоторых документов.
• Работа на мобильном приложении осуществляет работу на порядок ниже.
• Небольшие лимиты в бесплатной версии сайта. Дорогие платные тарифы.