Metatask - обзор функционала + плюсы и минусы

Metatask - облачный сервис BPM&Workflow для создания бизнес-задач и управлением проектами. Удобен для оптимизации процесса работы с командой: администрирование, управление сотрудниками (регистрация, увольнение, сбор документации, адаптация), процесс продаж, маркетинговых кампаний, обработка заказов, запуск проектов, обработка и проверка документооборота и др. Сервис помогает автоматизировать большинство рутинных рабочих процессов: контроль задач, назначение документов, проверка на ошибки и др.

Удобен для малого и среднего бизнеса, стартапов.

На конец 2022 г. Metatask набирает по версии Crozdesk 76 баллов из 100 в категории “Управление бизнес-процессами”. Данные основаны на удовлетворенности пользователей (90/100), новостях в прессе (39/100), последних тенденциях пользователей (падение) и другой соответствующей информации о Metatask, собранной со всего Интернета.

Функционал и преимущества

Сбор данных о клиенте с помощью настраиваемых форм во избежание человеческого фактора. Личные данные о клиенте в компании не собираются.

Задачи:

• Шаблоны для выполнения задач команде. Выбор внешнего вида и значка шаблона. Подбор индивидуального шаблона. Определение процесса проекта как списка задач. Справочник внутренних процессов для запуска задач. Редактор повторяющихся задач.
• Отслеживание активных задач, ответственных за выполнением. Назначение ответственных в зависимости от роли в процессе (инициатор, администратор и т.д.), членства в отделе или выбора формы. Возможность выбора ответственного участникам проекта. Выбор наставника, автора, менеджера и др. Делегирование полномочий. Возможность ограничения выбора группой ответственного.

• Контроль сроков выполнения задач. Назначение уровня обслуживания при установлении крайних сроков в днях, неделях или месяцах, считая от завершения предыдущей задачи, начала процесса или крайнего срока процесса.  Возможность запуска срока выполнения задачи “за две недели до начала работы сотрудника” и т.п. Запуск цикла проверки выполнения задач. Быстрый поиск любого процесса. Группировка задач по ответственным и срокам выполнения. Печать процесса со списком задач.

• Использование бизнес-календаря для автоматического учета нерабочих и праздничных дней. Настройка нерабочих дней, местных праздников, рабочих будней.

• Просмотр необходимой информации, файлов, документов, относящихся к проекту. Сбор информации в одном месте: подробная инструкция для выполнения задач, групповой чат для обсуждения проекта. Просмотр в режиме реального времени. Упорядочение по срокам выполнения задач. Контроль прогресса выполнения задач.

• Создание задач утверждения, автоматизированных (запрос на отпуск, командировку и т.д.). Создание необязательных и альтернативных задач. Добавление утверждений, других вариантов процессов для утверждения задач. Группировка связанных задач вместе. Последовательное или параллельное выполнения задач для параллельных или монопольных ветвей.
• Создание формы данных для сбора информации, файлов, документов и т.д. (любые типы данных). Использование выпадающего списка имен, данных (множественный и однократный выбор). Настраиваемые поля: поддержка разных валют, чисел, текста, дат и др.

• Отслеживание входящих и индивидуальных задач на главной панели в режиме реального времени.

• Возможность поворота изображения при предварительном просмотре.
• Использование базы данных для автоматического заполнения данных организации. Выпадающие списки баз данных.

Коммуникации:

• Обсуждение задач в едином чате. Оставление комментариев, прикрепление файлов, создание таблиц и другой документации. Автоматизация утверждения контента. Упоминание коллег для приглашения к обсуждению.

• Адаптация клиента (онбординг). Сбор данных о желаниях клиента. Увеличение скорости обслуживания клиентов. Роль наблюдателя при просмотре документов.

Сохранение истории:

• Просмотр документов, изображений, цитат, предложений и т.д.
• Журнал активности для регистрации всех действий сотрудников. Журнал активности доступен для каждой задачи и процесса.

Маркетинговые кампании:

• Устранение повторяющихся в плане задач. Помощь в раскрытии творческого потенциала сотрудников, которая заключается в исключении ручных задач (утверждение копии, запрос расходов, планирование встреч и отправка напоминаний).
• Улучшение расстановки приоритетов. Помощь в укладывании в сроки, выполнении приоритетных задач. Прогнозирование задержки в выполнении плана.
• Улучшение сотрудничества и командной работы. Решение проблем по мере их возникновения.
• Рекламные кампании недвижимости. Напоминание о предстоящих встречах, сроках оплаты. Отправление электронных писем с напоминаниями клиентам перед встречей. Автоматический выбор агента по недвижимости, публикация объявлений, организация встречи с потенциальным покупателем, подготовка и подписание документов. Улучшение процесса обучения для менеджера при использовании объяснения каждой задачи.

Документация:

• Использование разделов таблицы внутри формы для создания счетов-фактур, заказов на покупку, отчетов о расходах, табелей учета рабочего времени и любого другого процесса, где необходимо собирать информацию в табличной форме.

• Мультивалютная поддержка. Введение денежных сумм в соответствующей валюте, используя мультивалютное денежное поле. Создание отчетов о расходах, счетах-фактурах и других документах в нескольких валютах. Настройка поддерживаемых валют для одного поля формы.

• Обязательные поля. Отметка в документации, задачах обязательных полей.
• Поля загрузки файлов. Загрузка квитанций, изображений, сканов документов и любых других файлов в форму с помощью полей загрузки файлов. Настройка разрешения загрузки нескольких файлов одновременно.
• Автоматизация заказов на поставку (документ). Выполнение заказов к определенному времени. Сохранение всех процессов и конфигураций на перспективу в облаке. Сведение к минимуму ошибок. Автоматическая обработка оплаты поставщику, предупреждения о переплатах, задолженностях и т.д. Функция напоминания внесения платежей вовремя. Облегчение обработки документов. Возможность отслеживания статусов заказа (утверждение, отказ и т.д.). Доступ к истории.
• Автоматизация запроса котировок (запрос ценового предложения, RFQ). Повышение производительности более чем на 50%. Исключение случаев потери или отсутствия котировок, задержек в ответах, ошибок пользователей, упущенных возможностей продаж и дублирования. Увеличение прозрачности (доступности к документации). Автоматизация котировок позволяет стандартизировать процесс ценообразования и устранить случаи недопонимания и недосмотра.

Взаимодействие с сотрудниками:

• Процесс адаптации сотрудников. Автоматизация оформления документов новых сотрудников. Управление формами данных в одном месте.
• Платформа дает организации возможность собирать и хранить всю информацию о сотрудниках в безопасном месте, которое легко найти. Быстрое перемещение документов из одного отдела в другой.
• Автоматическая выгрузка данных при увольнении сотрудников.
• Автоматизация запроса на процесс отпуска. Шаблоны запросов. Автоматическое отправление данных для подтверждения запроса.

Аналитика:

• Отчеты. Статистику по всем процессам, просмотр форм, отслеживание эффективности работы команды за заданный период времени с помощью расширенных отчетов сервиса. Экспорт данных в Excel и csv.

• Отчет о процессах позволяет просмотреть список всех запущенных процессов, включая подробные свойства каждого процесса. Отчет о данных формы позволяет получить данные формы в виде сетки, где каждая запись представляет собой процесс. Подробный отчет о задачах позволяет получать данные и анализировать среднюю скорость выполнения задачи (сравнение созданной, назначенной и выполненной даты и времени для каждой задачи в шаблоне), количество выполненных задач каждым членом команды с точки зрения выбранного шаблона процесса (или всех процессов).
• Возможность фильтрации отчетов по исполнителю и инициатору процесса.
• Автоматизация планирования бюджета. Оптимизация повторяющихся процессов при утверждении бюджета. Обеспечение подотчетности и улучшение своевременного соблюдения процесса утверждения бюджета в плане приоритетности задач. Контроль доступа. Автоматическое уведомление сотрудников о  необходимых задачах.
• Автоматизация управлением активами. Управление запасами активов относится к процессу мониторинга и учета местонахождения ранее приобретенных товаров в компании. Инвентаризация товаров. Отслеживание их рабочего состояния и потребности в обслуживании. Контроль подотчетности.

Безопасность:

• Гибкая настройка доступа сотрудников к шаблонам, задачам, процессам, формам данных для пользователей в зависимости от их роли в процессе.
• Доступ по протоколу HTTPS. Данные между пользователем и сервисом передаются по шифрованному каналу (SSL/TLS), что исключает их перехват злоумышленниками.
• Настройка уведомлений обо всех необходимых событиях.

Техническая поддержка:

• База знаний с подробными инструкциями к каждому процессу. Техническая помощь по электронной почте и в чате.
• Всплывающие подсказки.
• Возобновление запущенных процессов.

Интеграции (по API, Zapier):

• Коммуникации: Slack, Twilio, Front, SOLAPI, MessageBird, MailChimp, Discord, Zoom, Twist, Toky.
• Социальные сети: Facebook, Linkedln.
• Планирование и командная работа: Asana, Trello, Dropbox, Notion.
• Документация: PDF Monkey, Parseur, PandaDoc.
• Маркетинг: Box, Shopify, Amazon, MeisterTask, Redmine.

Более 500 приложений и систем для интеграций. Интеграции с 1С не указано.

Доступно мобильное приложение для Android и iOS.

Воронку продаж не поддерживает.

Интерфейс и сложности работы

Интерфейс понятен и удобен. Оценка 5/5.

Требуется опыт в работе с данными. Оценка 3/5.

Оплата и тарифы

Для регистрации учетной записи используется адрес электронной почты, имя пользователя и название компании. После введенных данных возможно использование сервиса. Чтобы продолжить пользоваться услугами после бесплатного пробного периода стоит приобрести платную подписку, для которой требуется действующая кредитная карта. Об оплате с русских кредитных карт следует узнавать в индивидуальном порядке.

Пробный период 14 дней. Бесплатного тарифа нет. Оплата в рублях не проводится. Платный тариф один - 6$ на 1 пользователя в месяц при минимальном количестве пользователей - 5 человек. В тариф входят:

• Неограниченное количество шаблонов процессов.
• Неограниченное количество процессов.
• Расширенные отчеты.
• Поддержка по электронной почте и в чате.
• Пользовательский поддомен.
• Брендинг компании.
• Гибкое управление разрешениями.
• Поддержка Запьера.