Статья написана в корпоративном блоге — редакция H&F не вносит изменения в текст. Вся орфография, пунктуация и содержание сохранены.

Главная – Блоги – Управление проектами WEEEK

22 июля 2024 в 15:54 0 1109

Что такое Канбан

Методология Канбан возникла в программировании, но нашла свое применение как в профессиональной, так и в личной жизни. Я расскажу о сути и назначении метода и перечислю самые крутые цифровые доски Канбан.

Канбан - это метод достижения целей путем разделения пути на этапы. Он позволяет организовать процесс, ставить задачи, контролировать их выполнение и соблюдать сроки.

Метод Канбан реализован на досках (которые также могут представлять собой лист бумаги).

Вы берете процесс и рисуете столбцы на доске. Заголовки столбцов обозначают этапы этого процесса, например: Предстоит, Выполняется, Сделано. Вы распределяете задачи по столбцам. И по мере их выполнения вы перемещаете задачу по столбцам, то есть по этапам завершения. Это, по сути, ядро Канбана, если говорить очень просто.

Канбан - это перевод с японского, означающий "вывеска" или "рекламный щит". Логически метод основан на перемещении знаков (или карточек) по доске.

Кроме того, это часть методологии Agile и инструмент для улучшения работы с помощью визуализации — если какой-либо процесс поэтапно изложить на доске, становится легко оценить объем работы, что необходимо сделать, нагрузку на сотрудников и то, насколько быстро достигается прогресс. Метод также делает упор на активную работу над незаконченными задачами.

История методологии Канбан

Методу Канбан почти 70 лет! Да, довольно зрелый — но все еще работающий и очень эффективный. Таков этот японский долгожитель и труженик.

Метод был изобретен в Японии на заводе Toyota. Однако в то время он не назывался Канбан. Существовали физические доски высотой в человеческий рост с колонками для этапов, и в каждой колонке были карточки задач, которые переходили от одной стадии к другой. Таким образом рабочие завода передавали друг другу информацию: что происходит, какие детали необходимы, когда и кем. Этот метод помог сократить время, необходимое для производства одного автомобиля, и, став успешным, широко распространился.

Цифровые доски Канбан были представлены миру бизнесменом, писателем и популяризатором метода Дэвидом Андерсоном. Он адаптировал Канбан для разработки программного обеспечения и усовершенствовал его, добавив, например, приоритизацию задач. Именно тогда метод получил название Канбан.

Основные элементы Канбана

В системе Канбан есть несколько ключевых элементов, обеспечивающих ее эффективность.

Доска Канбан. Пространство, в котором визуализируется рабочий процесс. Это может быть пробковая, магнитная, белая доска, бумажная доска - или цифровая доска. Большое пространство, разделенное на столбцы. Эти столбцы отражают этапы работы.
Столбцы. Это этапы рабочего процесса. По мере выполнения работы задачи перемещаются по этим этапам-столбцам. Основные этапы включают: "Сделать", "В процессе", "На рассмотрении", "Сделано" и т.д.
Карточки Канбан (стикеры). На этих карточках перечислены задачи, назначенные лица, сроки и приоритеты. При изменении статуса задачи наклейка на физической доске перемещается в другую колонку. Если доска цифровая — карточка перетаскивается в следующую колонку.
Ограничения по НЗП (незавершенному производству). Ограничение на количество задач, разрешенных на каждом этапе рабочего процесса одновременно, то есть в одном столбце. Это помогает контролировать рабочую нагрузку и приближать задачи к завершению. В классическом канбане это не более шести задач. Если в одной колонке скопилось шесть карточек, новая задача не может быть добавлена туда.

Ценности и принципы Канбана

Чтобы метод Канбан работал и повышал эффективность, необходимо придерживаться его ценностей и принципов.

Давайте начнем с значений Канбана:

Сотрудничество. Помните, что вы - одна команда.
Баланс. Реалистично оценивайте возможности и рабочую нагрузку.
Прозрачность. Открытый обмен информацией.
Ориентация на клиента. Помните, что продукт предназначен для клиента.
Лидерство. Вдохновляйте членов своей команды.
Поток. Работайте непрерывно (в разумных пределах).
Соглашение. Двигайтесь к цели вместе.
Уважайте. Принимайте всех членов команды.
Понимание. Знать основные цели проекта и команды.

Если это напоминает вам о ценностях Agile, вы правы — Канбан - это инструмент Agile. Оба метода предполагают гибкость, мобильность системы и активную работу с изменениями.

Вот четыре основных принципа Канбана:

Начните с того, что у вас есть сейчас. Канбан следует применять только к существующим процессам. Он четко определяет, какие столбцы делать на досках, какие цели преследуются и кто должен их выполнять.
Улучшайте рабочие процессы. Колонки и доски помогают визуально охватить все этапы и заметить, где возникают узкие места в задачах. Безусловно, на заводе Toyota наглядность очень помогла своевременно заметить нехватку деталей.
Поощряйте лидерство. Если лидер упускает проблему из виду, сотрудники могут заметить ее сами и привлечь к ней внимание команды, особенно на досках Канбана. Команда будет проявлять инициативу, брать на себя ответственность и расти.
Контролируйте, визуализируйте, обновляйте. Избегайте создания узких мест для задач на одной доске, особенно если они имеют одинаковый приоритет. Избегайте создания множества похожих столбцов. Не забывайте перемещать задачи по доске. Это приносит удовлетворение: выполните задачу, переместите карточку — готово.

И есть еще один дополнительный принцип.

Метод Канбан не является строгой концепцией. Поэтому многие взяли доски Канбан и адаптировали их к тому, что можно назвать их собственными авторскими методами. И у них это замечательно получается!

Преимущества Канбана

Универсальность. Канбан помогает отслеживать прогресс как в крупном бизнесе, так и в личной эффективности.
Гибкое планирование. Расстановка приоритетов помогает распределить задачи по важности и не зарываться в кучу работы.
Контроль сроков. Метод помогает контролировать и прогнозировать время выполнения задачи.
Наглядность. Наверное, один из основных моментов. Это помогает видеть все сразу.
Эффективность работы. Наглядное выявление слабых мест в работе, их устранение и более эффективная работа.
Простота. Это действительно простой метод управления задачами. Важно только объяснить принципы работы и придерживаться их.

Метод Канбан действительно отлично подходит для планирования работы и других видов деятельности. Доски можно использовать для организации практически любого процесса — от разработки сложных приложений до планирования ремонта дома. Однако у Канбана есть и свои недостатки.

Недостатки Канбана

Не подходит для больших команд. Максимум 10 человек. Но предпочтительнее пять. Таким образом, метод работает более эффективно: меньше путаницы и больше контроля. Это подводит ко второму пункту.
Масштабировать крупные проекты сложно. Если команда и проект выросли, Канбан может не справиться.
Не всегда подходит для долгосрочного планирования. Канбан силен в достижении краткосрочных целей и решении неотложных задач.
Успех метода в значительной степени зависит от самодисциплины. Если задачи не распределяются по всем направлениям, Канбан теряет свою цель.

Различия между Канбаном и Agile, Scrum

Канбан против Scrum

Scrum - это система управления проектами, которая также разделяет рабочие процессы на этапы. Однако:

Этапы в Scrum называются спринтами. В конце каждого спринта есть результат, который можно показать заказчику, отправить на тестирование, внедрить в приложение и так далее. В Канбане результаты являются промежуточными и важны только для команды.
Канбан более гибкий. Вы можете создавать различное количество столбцов на доске и называть их по своему усмотрению. В Scrum заранее определены этапы: "невыполненная работа", "невыполненный спринт", "незавершенная работа", "выполнено".
Scrum-спринты нельзя прерывать. Это означает, что вы не можете вносить изменения в этапы работы. В Канбане все по-другому: все можно изменить, и вы можете начать с самого начала.
Scrum предполагает ежедневные собрания для обсуждения результатов спринтов. В Канбане этого требования нет.
В Канбане процессы открыты: все участники проекта могут следить за работой. В Scrum существуют четкие роли: владелец продукта, Scrum master и команда.

Канбан против Agile

Гибкий метод - это гораздо более широкое понятие, чем Канбан или Scrum. Это философия, комплексный подход к работе. Его главная особенность - гибкость. Команда адаптируется к новым условиям, все члены равны и обладают базовыми знаниями из областей деятельности своих коллег. Основное различие заключается не в самих подходах, а в уровнях применения. Канбан и Scrum - это инструменты в рамках Agile Framework.

При выборе метода управления ориентируйтесь на размер команды и порядок работы. Если команда небольшая, то подойдет Канбан. Если проект большой, лучше использовать подход Scrum. Если есть неопределенность со сроками, то Канбан хорошо подходит. А если у вас строгие сроки и подотчетность перед клиентом, выбирайте Scrum.

Как внедрить систему Канбан

Внедрение Канбан происходит постепенно для всей команды на основе экспериментальных задач. Затем следует масштабирование. Спешить не нужно, и лучше всего подходить к этому "в стиле Канбан" - шаг за шагом.

Составьте и визуализируйте список задач. Вы можете сразу расставить приоритеты и назначить исполнителей.
Определите правила работы в новой системе с командой. Например, сколько задач можно запускать в работу одновременно.
Следите за процессом. Особенно в столбце "Выполняется". Проверьте, сколько карточек там и как часто они перемещаются.
Следите за временем, необходимым для выполнения задач. Определите слабые места и постарайтесь их исправить. Вместе с сотрудниками!
Обсудите проблемы и вопросы. Обязательно пообщайтесь с командой, узнайте, насколько комфортно им работать в новой системе.
Экспериментируйте. Получили первые результаты? Попробуйте немного изменить процесс, не глобально. И понаблюдайте, как меняется результат.

6 Лучших советов по Канбану

Метод Канбан популярен, и он является основой для всех современных планировщиков. Поэтому существует множество программ, в которых вы можете создать доску Канбан. Я попробовал шесть самых популярных из них.

WEEEK

Удобная, понятная, современная программа для управления проектами. Вы можете собирать команду в одном интерактивном пространстве, назначать задачи, отслеживать прогресс, хранить данные, использовать календарь, анализировать загруженность и управлять сделками. Это многофункциональный сервис для работы над проектами.

Плюсы

Автоматизация доски объявлений - вы можете настроить автоматическое выполнение задач, делегирование полномочий исполнителям, приостановить хронометраж задачи в столбце и использовать другие настройки.
Несколько досок в рамках одного проекта. Вы можете создать много досок в рамках одного проекта, и задачи со всех досок будут отображаться в календаре и списке задач.
Подробные описания задач - прикрепляйте файлы, описания, оставляйте комментарии.
Уведомления о задачах, в том числе в Telegram.
Метод Канбан - это всего лишь один из пяти вариантов просмотра задач в WEEEK. Существуют также диаграммы Ганта, списки, еженедельные и ежемесячные календари.
Регулярные обновления.

Минусы

Возможно, слишком много функций и настроек. Требуется время, чтобы привыкнуть!

Стоимость

Существует бесплатная версия с ограничениями по количеству досок – до 10 досок в 7 проектах. Чтобы снять ограничения, необходимо заплатить $2,99 за каждого пользователя, что также позволяет увеличить размер команды до 10 человек.

Trello

Пожалуй, самая известная программа с досками Канбан. Простая, удобная и легкая в освоении.

Плюсы

Простота. Если вам нужны только доски Канбан, Trello - лучшее решение.
Красивый и удобный интерфейс. Легко настраивается для личного использования.
Множество шаблонов, плагинов и других готовых решений.
Автоматизация работы совета директоров.
Подробные описания задач.
Уведомления о задачах.

Минусы

Только одна доска для каждого проекта. Вам нужно переключаться между разными досками.

Стоимость

Существует бесплатная версия с ограниченным количеством плат. Три платных плана от 6 долларов в месяц.

Jira

Универсальный сервис для управления задачами. Подходит для разработчиков, менеджеров, аналитиков, а также для других команд: юристов, бухгалтеров и менеджеров по работе с клиентами.

Плюсы

Гибкость. Сервис может быть полностью настроен в соответствии с потребностями.
Включает аналитику, комментарии к задачам, установку флагов (приоритетов задач) и другие полезные функции.
Подходит для использования большими командами.

Минусы

Множество различных функций и дополнений, постоянные уведомления и статусы могут отвлекать.

Стоимость

Для платных тарифных планов существует бесплатная версия и бесплатный пробный период. Вы можете выбирать между стандартными и премиум-планами.

Asana

Один из сильнейших сервисов для планирования работ. Он имеет удобный интерфейс и возможность настраивать систему в соответствии с индивидуальными потребностями.

Плюсы

Задачи и процессы могут отображаться не только на досках Канбана, но и в других форматах: диаграммах Ганта, списках, календарях.
Имеет временную шкалу для отслеживания выполнения задачи.
Широкие возможности интеграции.

Минусы

Никаких уведомлений в мессенджерах.

Стоимость

Существует бесплатный базовый план. Среди платных вариантов вы можете выбрать Премиум, Бизнес, корпоративный по ценам от 11 до 25 долларов в месяц.

Notion

Это настоящий помощник, любимый многими цифровыми командами. Более того, он полезен не только на работе, но и в повседневной жизни. Концепция может служить основой для блога или общедоступной документации, библиотеки знаний, базы портфолио и даже базы данных.

Плюсы

Интуитивно понятный и привлекательный интерфейс.
Гибкая система управления задачами. Все можно настроить в соответствии с личными или командными потребностями.
Теперь в программу включена возможность работы с функциями ChatGPT.

Минусы

Его может быть сложно настроить самостоятельно. Существует слишком много различных инструментов!

Стоимость

Существует бесплатный тарифный план с ограничениями на запросы в OpenAI и время хранения журналов. Платные планы включают уровни Plus, Business, Enterprise и OpenAI. Цены варьируются от 8 до 15 долларов.

Monday

Универсальный инструмент управления проектами, который наряду с другими использует методологию Канбан. Разработанный для обслуживания широкого спектра отраслей, включая маркетинг, разработку программного обеспечения и управление персоналом, Monday предлагает визуально привлекательный интерфейс, позволяющий командам создавать пользовательские рабочие процессы.

Плюсы

Пользователи могут легко настраивать свои платы в соответствии с конкретными потребностями своих проектов, упрощая их адаптацию к различным типам работ.
Помимо досок Канбана, Monday.com предлагает диаграммы Ганта, календари, списки и представления временной шкалы, обеспечивающие всесторонний обзор проектов.
Широкие возможности интеграции с другими инструментами и приложениями расширяют его функциональность и оптимизируют рабочие процессы.

Минусы

Благодаря широкому набору функций и вариантов настройки некоторым пользователям может показаться сложной настройка и управление без предварительной подготовки.

Стоимость

Бесплатный тариф предлагает базовые функции, подходящие для небольших команд. От базового до корпоративного уровня, цены начинаются от 8 долларов за пользователя в месяц при ежегодном выставлении счета. Стоимость увеличивается с увеличением количества расширенных функций и размера команды.

ЧАСТО задаваемые вопросы о методе Канбан

В чем помогает подход Канбан?

Он помогает вовлечь команду в рабочий процесс, развить новых лидеров и научить сотрудников брать на себя ответственность за решения. Он также помогает сократить время, затрачиваемое на выполнение задач, усовершенствовать рабочий процесс и выявить слабые места.

Что означает WIP в Канбане?

НЗП (незавершенное производство) относится к ограничениям на активные задачи. Речь идет о том, сколько карточек может быть в одной колонке одновременно и об объеме работы, которую исполнитель взял на себя, но еще не завершил.

Как определить лимит НЗП?

В идеале его определяют сотрудники, которые реально оценивают свои возможности и понимают, сколько задач они могут выполнить к сроку. Иногда лимит устанавливает менеджер, но они могут допускать ошибки.

Каково оптимальное количество членов команды для работы с Канбаном?

От пяти до десяти человек. Возможно, их будет больше, но работать эффективно становится сложнее.

Какие показатели следует отслеживать при использовании Канбана?

Время цикла. Время, затрачиваемое на разработку задачи: с момента ее начала до завершения финальной фазы.
НЗП. Количество задач, выполняемых одновременно.
Время выполнения. Время от появления задачи до ее завершения. Включает время цикла и время ожидания в очереди на выполнение.
Потерянное время. Время, которое задача проводит в различных очередях, а не в работе.
Эффективность. Процент времени, затраченного на работу над задачей, а не на ожидание в различных очередях.
Пропускная способность. Количество задач, которые команда может выполнить за единицу времени (день, неделю, месяц).

Какими функциями должна обладать виртуальная доска Канбана?

Создавайте карточки задач, автоматизируйте процессы, устанавливайте параметры работы (приоритет, дедлайны, исполнителей, загруженность), показывайте стадии работы, сохраняйте историю изменений и обсуждений. Это основные функции цифровой доски Канбан.

Вместо заключения: если вам лень читать текст

Метод Канбан - полезный и действенный инструмент для управления процессами и выполнения задач в небольших командах. Чтобы он работал, вам необходимо:

Правильно разбивайте работу на этапы. Следовательно, ее следует внедрять в уже налаженные, понятные процессы.
Должным образом познакомьте с ним команду. Объясните правила использования доски и создания задач.
Согласуйте ограничения — сколько задач может быть в колонке одновременно и сколько задач может выполнять один сотрудник.
Работайте на Канбане отделом или командой из 5-10 человек.

Канбан - невероятно гибкий инструмент. Вы можете применять его при работе над серьезными бизнес-проектами, или вы можете планировать ремонт дома или обучение в советах директоров.