Flexbby One - обзор функционала + плюсы и минусы

Flexbby One - российское программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов.

Начали работу в 2013 г. Включает в себя CRM-систему, работу с документооборотом, продажами, закупками, заявками, сервисом по обслуживанию клиентов. В 2017 г. выпустили версию решения интеллектуальных бизнес-процессов, связанных с RPA (Robotics Process Automation) и EDA (Event-Driven Architecture). Программа позволяет увеличить производительность специалистов в 4 раза, сократить себестоимость операций до 65%, уменьшить количество ошибок сотрудников в 5 раз. Подходит для малого, среднего и крупного бизнеса.

Действует локальная и облачная версии программы. Платформы Windows, Linux, Mac для ПК, веб-версия.

Функционал и преимущества.

1. CRM-система.

• Единый каталог товаров и услуг, база поставщиков, прайс-листы цен и условий сделок. Отображение в виде таблицы. Возможность удаления ненужных полей.
• База юридических лиц (наименование, теги, название для пользователя, адреса, ИНН и т.д.). Настройка, фильтрация, поиск данных. Автоматическое заполнение карточек из базы данных ЕГРЮЛ. Нахождение дублей в режиме реального времени и их объединение при необходимости.
• База данных физических лиц (фамилия, имя, отчество, теги, контактные данные, СНИЛС, должность и т.д.). Все процессы, связанные со сделками автоматически дублируются в карточке (продажи, договора, документы, счета, графики платежей, товарные накладные и т.д.).

• Каталог товаров и услуг, прайс листов. Включают в себя данные наименование, код, единица измерения, страна, файлы, штрихкод, параметры и т.д. Возможно использование прайс листов разных поставщиков для автоматической загрузки наиболее выгодного предложения по закупке.

2. Задачи.

• Постановка задач и поручений. Возможность отправки задач по электронной почте (дублирование задач).
• Автоматическая проверка согласований документов (создание любых регламентов). Последовательные и параллельные маршруты согласования договоров, контрагентов и документации. Настройка логики процессов между состояниями процесса (приоритетная задача, тестирование и т.д.). Настройка персональных опций пользователя для выполнения задач.
• Шаблоны документов. Настройка внешнего вида, содержимого. Защита печатных форм.

• Внедрение автоматизированных сценариев утверждения и исполнения закупок.
• Канбан-доска при просмотре активных задач, дополнительных поручений и продаж.

• Работа с тендерами и закупками позволяет автоматизировать данную нишу. настройка всех закупочных и тендерных процедур. Сравнение поставщиков.

3. Коммуникации (Dialogforce).

• Разработка чат-ботов (виджет или фрейм для сайта, мобильного приложения, интеграция с мессенджерами и социальными сетями). Интеграция чат-бота в сценарии коммуникаций, продаж и поддержки (поддержка любых каналов взаимодействия и сценариев диалогов). Моментальная обработка полученных данных опросов и анкет. Подключение различных групп операторов. Добавление виджета на сайт, в мобильное приложение или подключение к мессенджерам и социальным сетям.

• Поддержка QR-ботов (размещение QR кода на упаковке, на товарах, на рекламных материалах, информационных табло и в видео контенте). Обратная связь, анкетирование и улучшение клиентского опыта взаимодействия с нецифровыми товарами. Размещение QR кода на различных носителях, товарах, упаковках, мерчах, POSM, видео контенте. Настройка сценариев бота, анкет и опросов, базы клиентов, интеграция с CRM системой и системой лояльности.

4. Документация.

• Создание цифрового архива документов, первичных финансовых документов (счета, акты, счет-фактуры, УПД, товарные накладные и т.д.). Просмотр эскиза документа. Настройка нумерации. Возможность загрузки неограниченного числа документов (файлов) в любом формате в систему, прикрепление их к карточкам клиентов, задачам, сделкам и т.д. Файлы загруженные в формате Word, Excel, Power Point, могут редактироваться непосредственно в системе.

• Этапы согласования документов на уровне директора, а также визирования (сбора необходимых подписей), оставление комментариев. Учет времени согласования документации. Экспорт и импорт данных.  Быстрый поиск документов в системе по штрихкодам, QR- кодам, наименованиям и другим параметрам.

• Перевод оригиналов документов в электронный вид с разными правами доступов к ним в режиме онлайн. Хранение оригиналов документов без траты лишнего пространства.
• Настройка автоматического распределения документов: классификация входящих документов, регистрация в архиве, запуск процессов согласования, изъятия и уведомлений и т.д. Настраиваемые атрибуты карточек документов, процессы выдачи и контроля возврата документов.
• Доступ к документам возможен с любых устройств.
• Шаблоны документов содержат всю необходимую информацию: стороны договора, общую информацию, спецификация, график платежей, счета, активности, дополнительные соглашения, файлы и т.д.

5. Платежи.

• Контроль поступления денежных средств. Мультивалютность. Автоматическое выставление счетов. Возможность настройки рассрочки, кредитного лимита и т.д. Графическое отображение всех необходимых данных.

• Исключение дублирования платежей. Настройка графиков платежей (регулярные, разовые платежи и настраиваемые платежные периоды). Интеграция с ERP и системами электронных денежных систем.
• Контроль финансовых затрат (согласование с утвержденными бюджетами). Процесс сравнения с выделенным бюджетом может происходить в автоматическом или ручном режиме.
• Использование справочников затрат (центров, статей, владельцев, бюджетных периодов и т.д.).

6. Взаимодействие с сотрудниками.

• Различные типы и роли участников процесса (сотрудники, должности, группы, динамические участники, подразделения), делегирование и замещение. Учет должностей всех сотрудников организации.
• Личный кабинет для каждого сотрудника, который состоит из основного меню (базовые элементы программы), Квик Табов (объекты, с которыми сотруднику надо работать в данный момент времени) и Стикер панели (область, на которой отображаются нотификации для пользователя и стикеры). Показ только тех компонентов, к которым у сотрудника есть доступ, или тех, которые необходимы ему в данный момент по выполнению требуемых задач, сделок. Настройка удобного расположения элементов в личном кабинете.

• Настройка плана KPI каждого сотрудника.

6. Аналитика.

• Создание подробных отчетов для контроля доходов и расходов. Автоматический анализ финансовых потоков. Учет всех изменений в режиме реального времени.
• Создание и настройка отчетов любых форматов. Отправка отчетности в регулярном режиме менеджерам.

7. Безопасность.

• Гибкая настройка доступа. Обеспечение безопасного доступа к файлам.

• Контроль операций и действий с документами. Внедрение интеллектуальных настроек безопасности на уровне полей документов (field-level security). Доступ по протоколу HTTPS (данные между пользователем и сервисом передаются по шифрованному каналу). Резервное копирование в нескольких местах. Многофакторная авторизация.
• Информирование об ошибках данных.
• Соответствие ФЗ-152, ФЗ-242.

8. Техническая поддержка.

• Видеоинструкции. Техническая помощь специалистов в рабочее время.
• Настройка специалистами сервиса программы под нужды заказчика.

Действует мобильное приложение для Android и iOS.

Интеграции:

• Бухгалтерия: 1С: Предприятие 8.
• Сервис: Microsoft Azure.

Интеграций с социальными сетями не указано. Однако проводится настройка с любыми программами, сервисами и приложениями по запросу заказчика.

Воронка продаж.

Сервис поддерживает воронку продаж и помогает запустить холодные продажи, обработку заявок клиентов и т.д. Автоматизация процессов позволяет соблюдать сроки продаж, отправление заявок и контроль оплат. Видимость воронки возможна в канбан-доске и табличной форме. При настройке сделки поддаются изменениям такие параметры, как участники, параметры (utm-метки, источники рекламы и т.д.), спецификация, договоры, закупки и файлы.

Предоставляется возможность отслеживания маржинальности сделки.

Интерфейс и сложности работы.

• Интерфейс перегружен, устаревший. Оценка 3/5.
• Требуется опыт и время для освоения программы. Оценка 1/5.

Плюсы и минусы.

К минусам можно отнести длительное время для настройки автоматических процессов (даже самых обычных), выбирая необходимые функции из огромного списка вариантов и подкатегорий. Нет готовых решений под распространенные проблемные моменты. Без помощи технического специалиста сервиса не обойтись. Нет телефонии. Сервис более ориентирован на работу с документацией. Стоимость программы недешевая. Отсутствует бесплатный тариф.

Преимуществом программы является идеальное направление автоматизации документооборота и сверки, подписания данных.

Оплата и тарифы.

Бесплатного тарифа нет. Тестовый режим по индивидуальному запросу. Настройка интеллектуальных роботов и процессов занимает несколько часов, сроки внедрения занимают от 15 дней, проводятся поэтапно. Поддержка неограниченного количества пользователей, филиалов и объема данных. После оставления заявки на примерку бизнеса Flexbby специалисты подбирают оптимальную комплектацию системы.

Оплата в рублях, возможна российскими картами.

Стоимость облачной версии:

1. Тариф “Команда 10” (для быстрого старта) - 9 900 рублей в месяц. Включает в себя 10 пользователей, 100 Гб в облаке. Предоплата вносится за 6 месяцев.
2. Тариф “Бизнес 20” (популярная версия) - 14 900 рублей в месяц. Включает в себя 20 пользователей, 250 Гб в облаке. Предоплата вносится за 3 месяца.
3. Тариф “Компания 30” (для крупных организаций) - 19 900 рублей в месяц. Включает в себя 30 пользователей, 500 Гб в облаке. Вносится ежемесячная пост оплата.

Стоимость локальной установки:

1. “Тариф 12” - 7 500 рублей. Срок лицензии 12 месяцев. Включает в себя минимальное количество - 100 пользователей. Предоплата.
2. “Тариф 24” - 11 500 рублей. Срок лицензии 24 месяца. Включает в себя минимальное количество - 100 пользователей. Предоплата.
3. “Тариф 36” - 15 500 рублей. Срок лицензии 36 месяцев. Включает в себя минимальное количество - 300 пользователей. Ежеквартальная постоплата.

Стоимость Dialogforce:

1. Тариф “Старт” (для быстрого старта) - 5 900 рублей в месяц. Включает в себя 3 оператора, 3 чат-бота, 2 000 диалогов. Предоплата вносится за 6 месяцев.
2. Тариф “Бизнес” (наиболее популярен) - 9 900 рублей в месяц. Включает в себя 5 оператора, 5 чат-ботов, 10 000 диалогов. Предоплата вносится за 3 месяца.
3. Тариф “Корпорация” (для крупных организаций) - 99 900 рублей в месяц. Включает в себя 25 операторов, 100 чат-ботов, 100 000 диалогов. Вносится ежемесячная пост оплата.