FreshOffice - обзор функционала + плюсы и минусы

FreshOffice - облачная CRM-система управления бизнесом. FreshOffice — международная компания, которая работает на рынках России, СНГ и стран Юго-Восточной Азии. Компания разрабатывает программное обеспечение для эффективного ведения бизнеса, в частности, при работе с клиентами. Работа осуществляется по системе SaaS, когда все данные компании находятся в облачном хранилище, а доступ к ним можно осуществить с помощью личной логины и пароля.

Подходит для мелкого, среднего бизнеса. Удобен для интернет-магазинов, строительных компаний, IT-бизнеса, автосалонов, заводов, фабрик, консалтинговых и юридических компаний. Работают с 2012 г., с 2016 г. включает в себя рост российских программ для вычислительных машин и баз данных. Более 100 000 пользователей, 2 450 успешных внедрений. Возможность использования программы во всех странах мира. Сервис предоставляет облачную и локальную версию (приложение для Windows).

Включает в себя CRM-систему, работу с задачами и сделками, свободную воронку продаж, работу с финансами, документацией, коммуникацией, аналитику.

Функционал и преимущества

1. Клиентская база.

• Сбор детальной информации о компаниях и контактах. Контакты, история сообщений, отслеживание рекламных источников, лента активности (письма, звонки и т.д.). Фильтрация данных. Куратор клиента. Добавление комментариев. Возможность создания собственных полей для дополнительной информации. Сегментация по различным категориям, типам и статусам.
• Возможность экспорта и импорта данных контрагентов и др. информации. Поиск и фильтрация необходимой информации. Поиск работает по всем основным разделам (название компании ИНН, телефону, статус и пр.).

• Использование привлечения большинства каналов (регистрация на web-сайте, интеграция с социальными сетями и мессенджерами и т.д.).

• Взаимодействие с веб-сайтом для возможности автоматического поступления лидов в CRM-базу.

2. Задачи.

• каждая задача имеет сроки выполнения, сегментацию, цель, поле для заполнения результатов, напоминание о выполнении, контактное лицо, комментарии, чат, чек-лист, историю выполнения, приложенные документации, дополнительные поля.
• Постановка задач для каждого этапа сделки. Массовое изменение задач (передача списка невыполненных задач другому менеджеру, удаление выделенного списка, отметка списка тегом и т.д.).
• Работа с календарем дает возможность ставить задачи сотрудникам.

• Возможность показа разных рекламных объявлений для каждой аудитории, в зависимости от типа компании в базе данных CRM, стадии сделки, статуса документа, проекта или задачи.

3. Складской учет и заказы.

• Отображение списка товаров и ключевых данных о каждой позиции в виде каталога. Загрузка фотографии, стоимости, минимальной цены, себестоимости, артикула, валюты. Использование мультивалютности. Указание поставщика.

• Доступность всех операций: приемка и отгрузка товара, перемещение, инвентаризация, списание и реализация. Резервирование товарных позиций на складе.

• Система управления заказами включает общий справочник товаров (более 50 справочников по умолчанию) и услуг, в котором вы можете выбрать все необходимое для выполнения проекта и определить стоимость и себестоимость каждой позиции.

• Фиксирование всех финансовых поступлений за товары или услуги. Детализация данных. Учет всех расходов, связанных с выполнением проекта.

• Шаблоны для запуска повторяющихся процессов. для однотипных задач список действий появляется автоматически.

4. Документация.

• Настройка шаблонов для стандартных коммерческих предложений, счетов, договоров. Встроенный список со сквозной нумерацией и заполнением реквизитов. Контакты и реквизиты контрагентов будут подставляться автоматически из базы данных с помощью тегов. Экспорт документов для создания собственной базы данных.
• Создание собственных документов, предложений для клиентов. Использование шаблонов библиотеки из базы дизайнеров. Создание корпоративного стиля (счета, договоры, коммерческие предложение и т.д.).
• Документооборот совмещен с системой CRM для возможности общения и согласования документов в режиме единого окна.

5. Коммуникации.

• Создание одностраничного сайта в течение 48 часов с корпоративными цветами, онлайн-консультантом, настройкой автоворонки. Веб-формы для обратной связи с различными вариантами цветовой палитры.
• Сервис онлайн-консультант позволяет специалисту общаться в едином окне и обслуживать все источники входящих сообщений сразу: чат для сайта, социальные сети, мессенджеры.
• Запросы к технической поддержке (Help Desk). Запросы клиентов обрабатываются и делегируются между специалистами поддержки. Заказчик удобным ему способом получает решение своей проблемы.
• Встроенный чат для взаимодействия. Единое окно для принятия сообщений из различных источников (социальные сети, мессенджеры, онлайн-чаты). Чат с клиентом позволяет пользоваться стандартными ответами или использовать свои шаблоны для ответов.

• Взаимодействие с электронной почтой. Возможность превращения почтового клиента в задачу.
• Виртуальная АТС. Подключение сторонней IP-телефонии происходит путем указания SIP параметров любого оператора связи и подключения гарнитуры. Указание рабочего времени операторов на каждый день недели. Каждый разговор клиенту записывается к карточке клиента. Автоответчик чатов. Переключение на ответственного лица.
• Возможность массовой E-mail рассылки. Введение тегов в письма сообщений для персонализации к каждому получателю. Шаблоны HTML с визуальным и текстовым оформлением. Динамические фильтры баз рассылки клиентов по категориям, типам, статусам.
• Настройка автоматического цикла поздравлений с днем рождения и другими памятными датами.

6. Аналитика.

• Анализ всех счетов. Показ подробной информации об остатках на всех счетах, включая наличные и безналичные. Табличное представление, по каждому показателю работают фильтры и сортировки. Построение графиков за любой промежуток времени.

• Отслеживание разницы между приходами и расходами организации. Выявление операционной или валовой прибыли и построение прогнозов кассовых разрывов. Анализ ключевых показателей (количество выставленных счетов (оплаченных и ожидаемых), суммы закрытых и потенциальных сделок).

• Создание простые и сложных отчетов (KPI и ROI, оценка эффективности рекламных кампаний и т.д.).

• Статистика по проданным и оставшимся товарам для планирования количества позиций на будущий период. Отслеживание данных за определенный период.
• Анализ эффективности рекламных кампаний. Учет расходов на рекламные цели с детализацией для формирования собственного списка рекламных каналов.
• Анализ эффективности рассылок. Доступны показатели в процентном и количественном отношении числа клиентов, открывших письмо или отписавшихся, а также числа кликов и переходов.

7. Техническая помощь.

• Поддержка специалистов в рабочее время (с 10:00-18:00 по МСК). Круглосуточная поддержка 24/7 по электронной почте.
• Видео-уроки по всем направлениям сервиса. Статьи, инструкции.

8. Безопасность.

• Гибкая настройка прав доступа с индивидуальными паролями.
• Резервное копирование данных.
• история просмотра действий каждого сотрудника.
• Возможность восстановления из корзины данных.
• Использование HTTPS при передаче данных.
• Соответствие ФЗ-142, ФЗ-242.

Интеграции (20 готовых интеграций):

• Бухгалтерия, финансы: 1С (8.1, 8.2, 8.3, УНФ), Тинькофф.
• Почта: Gmail, Яндекс, iCloud, Mail.ru, Outlook.com, Yahoo, Rambler, IMAP.
• Социальные сети: ВКонтакте, Telegram, Facebook, WhatsApp, Instagram.
• Веб-формы: Tilda.
• Маркетинг: Roistat.
• Телефония: Zebra Телеком, Mango Office, JivoSite, Телфин, Novofon, МегаФон, Яндекс.Телефония, Билайн, АТС Дом.ру, Oktell, МТС.

Воронка продаж

Сервис поддерживает цифровую воронку продаж по отношению к клиентам и контрагентам. Имеется возможность создания сценария автоматизации для каждого типа клиента базы CRM. Мониторинг данных для запуска автоматизации проводится ежесекундно. Возможны: отправка писем, сообщений по готовому шаблону, запуск рекламы в социальных сетях, создание сделки, передача документов, создание задачи для специалиста компании, смена типов компании, смена статуса компании. Переход статусов базы данных происходит также автоматически. Для удобства действуют условные обозначения статусов. Сервис позволяет отслеживать выполненные и переданные к выполнению действия.

Доступны мобильные приложения для Android и iOS. Приложения включают в себя ключевые индикаторы бизнеса (лиды, задачи, сделки, финансы). Доступны взаимодействие из всех каналов общения в едином окне, поддержка диалога с клиентами, организация групповых бесед.

Интерфейс и сложности работы

• Интерфейс доступен и понятен. Оценка 5/5.
• Опыт работы по интеграции и составлению воронок продаж, запуску маркетинга будет полезен. Оценка 4/5.

Плюсы и минусы

К недостаткам можно отнести отсутствие учета бонусной системы для клиентов. Отсутствует возможность создания составных компонентов товаров и изделий. Часто отмечены недостатки в технической поддержке. Пока еще недостаточное количество интеграций по отношению к сервисам конкурентов, для их внедрения в работу требуется помощь технических специалистов. Не всегда данная система хороша для крупных решений.

Плюсом можно назвать низкую стоимость основных базовых функций, возможность взаимодействия с группой в едином окне.

Оплата и тарифы

Для регистрации требуется подтверждение адреса электронной почты.

Бесплатной версии нет. Пробный период 14 дней.

Единый тариф составляет 750 рублей в месяц за 1 пользователя (онлайн-версия). При оплате за полгода стоимость в 1 месяц составляет 675 рублей. При оплате на 1 год стоимость в 1 месяц составляет 575 рублей. Действуют акции. Оплата онлайн или наличными (в том числе российскими картами) на расчетный счет в рублях.

Полный функционал, нет ограничений по объему хранения данных. На всех тарифах доступны онлайн-консультант, мобильные приложения, поддержка, внедрение.

Предлагается возможность внедрения сервиса за отдельную плату. Этапы внедрения:

1. Анализ бизнеса и документов. Импорт данных. настройка справочников, аналитики. Заполнение и загрузка шаблонов документов. Обучение.
2. Веб-интеграция. Работа над сайтом, шаблонами продающих тексты. Подключение чатов, социальных сетей, электронных писем. Запуск маркетинга.
3. Автоматизация. Запуск автомата продаж (воронка продаж), рекламы.
4. Подключение программ 1С, внутренних программ, в том числе с использованием API при необходимости.