OKDESK - обзор функционала + плюсы и минусы

OKDESK - это система учета и управления заявками. Для автоматизации процессов сервиса, техподдержки и выездного обслуживания в компаниях от 5 исполнителей:

• Российское ПО;
• Можно внедрить без программистов;
• Доступность 24/7.

Настроить прием и обработку заявок в OKDESK из разных каналов можно за 15 минут. Клиенты смогут оставлять заявки самым удобным способом, а ваши сотрудники будут видеть все в одном окне — 8 готовых каналов из коробки:

• Мобильное приложение;
• Почта;
• Телефония;
• Telegram-бот;
• Клиентский портал и другие.

Автоматизация всех аспектов сервиса без программистов с помощью системы OKDESK

Обслуживание клиентов происходит в 5 раз быстрее, а также сервис позволяет сокращать расходы на техподдержку. Все настройки – кликами мыши.

• Все о клиентах в едином окне. Ведите базу клиентов, обслуживаемых объектов и оборудования в одной системе. Исключите потерю заявок и храните всю историю взаимодействий в Okdesk;
• Избавьтесь от рутины. Автоматизируйте распределение заявок, маршрутизацию, расчет SLA и другие процессы по собственным сценариям. Меньше рутины — больше выполненных заявок;
• Перестаньте терять клиентов. Собирайте обратную связь и контролируйте десятки метрик работы компании. OKDESK поможет исключить клиентский отток и принимать взвешенные решения;
• Настраивайте систему без программистов. Адаптируйте систему под свои требования кликами мышки. Без затрат на разработчиков и дорогих консультантов, как это сделали 800+ наших клиентов.

Преимущества системы OKDESK:

• Учет и автоматизация решения клиентских заявок;
• Наличие мобильного приложения для заявителей и исполнителей (iOS и Android);
• Telegram бот для заявителей;
• Единое Help Desk + CRM решение (база клиентов, контактных лиц);
• Сервисная специфика (прайс-лист работ, учет оборудования, договоров, сервисных периодов, абонентских платежей, объекты обслуживания, ППР и регламентные работы);
• Печатные формы;
• «Клиентский портал» для регистрации заявок от клиентов;
• Встроенный дашборды по KPI и трехуровневая панель отчетов для контроля SLA;
• Отраслевые интеграции;
• Удобный и простой интерфейс;
• Удивительно быстрая техническая поддержка;
• Наличие бесплатного пробного периода;

• Интеграция с различными мессенджерами и социальными сетями, такими как: ВК, YouTube, Telegram.

Все о клиентах в одной системе OKDESK:

• Встроенная CRM. Ведите базу клиентов, обслуживаемых объектов и оборудования со всей историей взаимодействий. Оценивайте рентабельность каждого клиента и договора.
• Цифровые двойники. Создавайте точные цифровые копии обслуживаемых объектов, учитывая особенности монтажа обслуживаемого оборудования, версию установленного ПО и многое другое.

Для каких типов обслуживания подходит система OKDESK:

• Абонентское обслуживание. Мгновенно реагируйте на заявки клиентов и повышайте качество своего сервиса;

• Дополнительные работы по прайс-листу. Хватит работать за бесплатно! Биллингуйте дополнительные работы, которые не входят в абонентский договор;

• Плановое обслуживание и ТОиР. Не пропустите ни одного планового ремонта с встроенным календарем OKDESK.

Полная мобильность системы OKDESK:

• Никаких планерок и поездок в офис. Фото- и видеоотчеты, история обслуживания: все, что нужно для полноценной выездной работы — под рукой специалиста;
• Экономьте рабочее время и ГСМ на дорогу. Окдеск автоматически выберет ближайшего свободного специалиста и построит кратчайший путь до клиента;
• Формируйте акты и счета в пару кликов. Выездной специалист сможет формировать закрывающие документы и счета на оплату прямо на объекте.

Интеграции системы OKDESK:

Сервисы:

• 1C;
• Mango Office;
• Gmail;
• Excel;
• Albato;
• Power BI;
• СМС-центр;
• Asterisk;
• Простые звонки;
• Телфин;
• Telegram;
• Яндекс Почта;
• TeamViewer;
• SMS RU;
• Почта Mail.ru.

Отраслевые интеграции:

• Домиленд;
• Ritm;
• Азур Пос;
• Unicum;
• АргусСпектр;
• Атол;
• Omnicomm;
• Wialon;
• Тезис;
• Navixy;
• Штрих-М;
• Эвотор;
• АвтоГРАФ;
• ГЛОНАССSoft;
• ГК ЭСКОРТ.

Системы крупных компаний:

• Burger King;
• Верный;
• KFC;
• Детский мир;
• Леруа Мерлен;
• Дикси;
• Шоколадница;
• Лента;
• Zara;
• Сбер;
• Магнит;
• Adidas;
• Bizerba;
• Пятерочка;
• Перекресток.

API:

• Битрикс24;
• Trello;
• Slack;
• Redmine;
• Qlik;
• AmoCRM;
• Viber;
• WhatsApp;
• Jira;
• Jivosite;
• Google Data Studio;
• Мой Склад.

Возможности системы OKDESK:

• Мощная и невероятно удобная тикет-система. Мы потратили тысячи часов, чтобы регистрация, учет и работа с заявками были действительно удобными. Вам больше никогда не захочется работать в других системах;

• Мультиканальная поддержка. Телеграм бот, мобильное приложение, клиентский портал, интеграция с АТС, электронная почта. Эти и другие каналы больше не позволят упустить ни одной заявки;
• Выездной сервис нового уровня. Полноценное рабочее место выездного специалиста: планирование маршрутов, чек-листы, отчеты и закрывающие документы — эффективно, красиво и удобно;

• Комплексная автоматизация на 100%. Создавайте собственные процессы, настраивайте автоматическое распределение заявок, права и доступы, добавляйте собственные роли и интегрируясь с сотнями сервисов за пару минут;

• Встроенная CRM-система. Ведите актуальную базу заявителей и контактных лиц, управляйте их правами доступа, храните историю взаимодействий и ремонтов;
• Учет обслуживаемых объектов, техники и ПО. История заявок, цифровые паспорта, расписание ТО и ППР, QR-коды и печатные формы — все, что нужно сервисной компании, и даже больше;

• Договоры, платежи и контроль SLA. Ведите учет договоров и оплат, контролируйте соответствие работы техподдержки и сервисной службы вашим обязательствам (SLA) перед клиентами и заявителями;

• Учет запчастей и платных работ. Биллингуйте работы, которые не входят в абонентский договор, по прайс-листу. Учитывайте использованные запчасти и автоматически выгружайте данные в 1С;
• Экспертная аналитика и готовые отчеты. Десятки готовых отчетов и дашбордов по ключевым метрикам сервисного бизнеса: прибыль, расходы, удовлетворенность клиентов, выработка на сотрудника и многое другое;

• Документооборот, чек-листы и другие возможности. Сделайте сервис контролируемым и независимым от исполнителя, обменивайтесь документами, подтверждайте выполнение заявок и подписывайте акты прямо в OKDESK.

Отраслевые решения системы OKDESK:

• IT-сервисные компании;
• Телематика;
• Коммерческая недвижимость;
• Технические средства безопасности;
• Медицинское оборудование;
• Климатическое оборудование;
• Оргтехника;
• Торгово-развлекательные центры;
• Обслуживание собственной сети;
• Бизнес-центры;
• ЦТО, АСЦ, автоматизаторы HoReCa;
• Enterprise.

Стоимость системы OKDESK:

Варианты тарифов сервиса OKDESK разделяются на 6 месяцев и на 12 месяцев.

Тариф «ПРОФИ» (6 месяцев):

• Данный тариф подходит для автоматизации ключевых аспектов сервисного бизнеса;
• Стоимость составляет 8 000 рублей в месяц (за 5 лицензий);
• Модуль CRM;
• Неограниченное число контактных лиц;
• API и готовые интеграции;
• Модуль «Заявки на карте»;
• Мобильное приложение заявителя;
• Аналитическая панель отчетов.

Тариф  «ЭКСПЕРТ» (6 месяцев):

• Данный тариф подходит для зрелых компаний и автоматизации на 100%;
• Стоимость составляет 15 000 рублей в месяц (за 10 лицензий);
• То же, что и «ПРОФИ» + автоматические правила
• Вебхуки;
• Модуль «Чек-листы»;
• Модуль «Календарное планирование»;
• Парковка домена.

Тариф «ЭКСПЕРТ 30+» (6 месяцев):

• Данный тариф подходит для автоматизации бизнеса больших масштабов;
• Стоимость составляет 42 000 рублей в месяц (за 30 лицензий);
• То же, что и «ЭКСПЕРТ» + интеграция с BI-аналитикой;
• Мобильное приложение для исполнителей;
• Импорт данных;
• Расширенные лимиты;
• Набор из 30+ готовых отчетов.

Тариф «ПОД КЛЮЧ» (6 месяцев):

• Данный тариф подходит для тех, кому нужно внедрение и не нужны ограничения;
• Стоимость составляет 59 000 рублей в месяц (за 20 лицензий);
• То же, что и «ЭКСПЕРТ 30+» + 40 часов на внедрение;
• Неограниченное количество подключаемых email;
• Персональный менеджер;
• Приоритетная поддержка;
• Доработки системы под ваши требования;
• Возможность попробовать тариф бесплатно.

Ответы на самые частые вопросы по системе OKDESK:

• Есть ли у вас бесплатный тариф?

Нет. Но у нас есть бесплатный пробный период - 14 дней.

После регистрации аккаунта вы сможете протестировать систему на тарифе «Эксперт».

• Что доступно на бесплатном пробном периоде?

Все возможности системы на тарифе «ЭКСПЕРТ». Сразу после регистрации аккаунта у вас будет 14 дней на тестирование. При переходе на платную подписку убедитесь, что на выбранном тарифе доступен весь необходимый функционал.

• Что будет после окончания бесплатного периода?

Мы сохраним все созданные данные на несколько месяцев, но заблокируем доступ в аккаунт. Ваш аккаунт и имя сохранятся за вами в течение минимум 3 месяцев, поэтому, когда надумаете вернуться в OKDESK, сможете продолжить использовать систему с наработанными данными. После оплаты по вашей просьбе мы можем поменять название вашего аккаунта, если новое название не занято другим аккаунтом.

• Как оформить подписку?

Для оформления подписки зарегистрируйте аккаунт, менеджер свяжется с вами для уточнения тарифа, срока подписки и реквизитов компании для выставления счета. Мы работаем по типовой оферте. Оплата по счету является согласием с офертой.

• Как лицензируется OKDESK: по исполнителям или заявителям?

Вы платите только за исполнителей заявок или тех, кто участвует в процессе их выполнения на разных этапах (диспетчеры, подрядчики, руководители). Один исполнитель - одна лицензия. Заявители - не лицензируются. Такая модель лицензирования позволяет оптимизировать затраты на использование сервиса при масштабировании бизнеса, потому что за новых клиентов-заявителей платить не нужно.

• Есть ли коробочная версия?

OKDESK распространяется по модели SaaS (установить приложение у себя нельзя). Мы позаботились о том, чтобы сервис был доступен 24/7 в любом месте, где есть интернет, а вы мгновенно получали новые функции без ручных самостоятельных обновлений.

• Где хранятся данные? Они надежно защищены?

Все данные хранятся в РФ и надежно защищены. OKDESK включен в Единый реестр отечественного ПО. Мы арендуем серверные мощности в самых защищенных ЦОДах России и гарантируем, что все передаваемые данные между вашим браузером и серверами OKDESK надежно защищены сертификатом безопасности SSL.

• Можно ли докупить лицензии без смены тарифа?

Да. Стоимость дополнительной лицензии начинается от 1 000 рублей в месяц и зависит от тарифа и срока подписки.

• Можно ли оплачивать OKDESK помесячно?

Нет. Минимальный период подписки на всех тарифах, кроме Enterprise - 6 месяцев. Цены на сайте указаны с НДС.

• Какие методы оплаты доступны?

На данный момент доступны: оплата по счету (банковский перевод) и по карте.

• Как оплатить подписку, если мы не из РФ?

Для нерезидентов РФ доступна оплата по счету. На текущий момент такие платежи проходят без проблем.

• Как сэкономить на оплате сервиса?

Сэкономить до 25% можно, оплатив сервис за 12 месяцев. Например, при оплате тарифа «ЭКСПЕРТ» на год вы экономите 36 000 рублей.

Поддержка клиентов системы OKDESK:

Клиент системы OKDESK может обратиться в службу поддержки используя несколько разных способов, таких как:

• Электронная почта;
• Клиентский портал;
• Телеграм-бот.

Кроме того, клиенты могут обратиться по единому номеру, который указан на нижней панеле во вкладке Поддержка:

Оценка интерфейса и сложности системы OKDESK:

Стоит отметить лаконичность и доступность интерфейса системы OKDESK посредством использования браузера.

Система OKDESK включает в себя основной экран и верхнюю панель, в которой сосредоточены все необходимые инструменты. Оценивая интерфейс приложения и сайта данной компании по пятибалльной шкале, с полной уверенностью можно ставить 5 баллов.

Что касаемо сложности структуры данного сервиса, то в данном случае оценка составит 0 баллов, так как сайт сконструирован очень доступно, и при работе не возникает никаких сторонних вопросов.

Недостатки системы OKDESK:

Несмотря на то, что система OKDESK обладает внушительным количеством преимуществ, данный сервис также имеет свои недостатки, которые выражены в отсутствии таких функций, как:

• Отсутствие воронки продаж;
• Отсутствие возможности кастомизации под клиента в его личном кабинете;
• Некоторым пользователям не хватает возможности получать заявки из WA и Jivo;
• Мало свободы действий для администратора.