Hubex - обзор функционала + плюсы и минусы

Hubex - российская FSM-платформа управления мобильными сотрудниками и автоматизации сервисных процессов.

Работает платформа с 2015 г. Более 42 отраслей для использования (мультисервисное обслуживание, вентиляция и кондиционирование, коммерческая недвижимость, вендинг, постаматы, службы доставки, торговый маркетинг, обслуживание медицинского оборудования, обслуживание систем безопасности и видеонаблюдения). Подходит для малого, среднего и крупного бизнеса.

Более 20 000 объектов в России и СНГ обслуживаются сервисом.

Оперативный и гибкий инструмент цифровизации и настройки процесса (выбор необходимого функционала, определение уровня персонализации интерфейсов, создание индивидуальных процессов и метрик).

Облачное, гибридное и локальное размещение. Внедрение работы за 2 дня. Выполнение деятельности без доступа к интернету (обновление при доступе).

Функционал и преимущества

База клиентов, услуг, товаров:

• Учет объектов обслуживания и оборудования. Хранение сервисных договоров. Сбор статистики по выполненным задачам и определение приоритетности обслуживания в зависимости от условий договоров и наличия ресурсов.
• Электронный паспорт. Исключение дублированного ввода информации. Использование QR-кода. Технологические карты.Учет ТМЦ.

Заявки:

• Автоматизация приема заявок от клиентов из различных источников (интеграция с CRM, Service Desk, E-mail или через смартфон, API, WEB и QR). Дочерние и вложенные заявки (объединение нескольких заказов в один). Создание заявок по расписанию. Централизованный учет заявок в одном окне единой системы. Настройка фильтрации, внешнего вида (карточки, табличный вид). Добавление фотографий. Диаграмма Ганта.

• С помощью робота-диспетчера заявки автоматически распределяются по исполнителям и передают их в работу без участия диспетчера. Контроль и стандартизация работ через чек-листы. История предыдущих ремонтов, информация по объектам обслуживания. Распределение заказа на несколько сотрудников.
• Внешние чаты с заказчиками.

Документация:

• Техническая документация. Счета, сервисные акты, договоры, УПД, счета-фактуры и любые отчеты в 1 клик. Ручное заведение бумажных актов в бухгалтерскую систему. Электронные акты выполненных работ. Хранение сервисных договоров.
• Формирование счета и акта прямо из системы. Подписание документации прямо в мобильном приложении.

Взаимодействие с сотрудниками:

• Календарь выполнения работ. Управление заявками на карте онлайн и планирование расписания исполнителей в календаре.

• Регламентирование работы исполнителей. Табель рабочего времени. Планировщик расписаний позволяет завести в систему любые, даже самые редкие графики работы персонала (2/2, 3/1, 5/2).

• Запланировать выполнение заказа можно по дням недели, определенным числам месяца или установив квартальную периодичность. Система может как автоматически выбрать исполнителя по заранее определенным правилам, так и назначить заявку на диспетчера для последующего ручного назначения специалиста.

  

• Мобильное приложение для сотрудников. Получение и выполнение заявок, отчет о выполнении, получение подписи клиента в экране на приложении, доступ к технической информации, работа с чек-листами, перенаправление заявок на коллег, доступ к складу, первичная информация. Возможен доступ без интернета. Все заявки отображаются списком, на карте и в расписании. Заявки можно фильтровать по стадиям и по сроку выполнения. Если исполнитель не реагирует на уведомления и не принимает заявку, система оповещает руководителя и эскалирует ее на другого подходящего сотрудника. Архив выполненных заявок также доступен в мобильном приложении. Сотрудник может добавлять заявки в избранное, чтобы не потерять их в списке.
• Организация работы с учетом загруженности и местонахождения мобильных сотрудников. Контроль перемещения исполнителей по GPS (настройка показа категории сотрудников). Позиционирование до 15 метров. Управление временем прибытия специалистов к клиентам и строительство оптимальных маршрутов с учетом локации мастеров и объектов обслуживания. Учет пройденного расстояния.

• Внутренние чаты с сотрудниками. Коммуникации в приложении для сотрудников, заказчиков и диспетчеров. Поиск информации и восстановление истории взаимодействия по заявке в случае возникновения претензий у заказчика. Анализ заявки списком, и на карте. Контроль фактического присутствия работника на объекте во время выполнения работ.
• KPI.

Складской учет. Маркировка. Расчет закупки материалов на следующий месяц. Учитывается среднее потребление за предыдущие 3 месяца, а также настраиваемый товарный запас. Формулу расчета можно менять под определенный бизнес.

Аналитика и статистика:

• Графики, показатели и метрики. Дашборды.

• Полная внутренняя аналитика. Создание собственных отчетов и печатных форм. Индивидуальные отчеты по форме компании, формы для печати.

• Сбор статистики по заказам и определение приоритетности обслуживания в зависимости от условий договоров и наличия ресурсов (маркировка QR-кодом, электронный паспорт, чек-листы, календарь и другие инструменты). Анализ работы сотрудников (лучшие сотрудники и снижение показателей).

• Анализ заявок (количество, статусы, исполнители, время выполнения, постоянно “отфутболенные” заявки, просроченные), сотрудников (загруженность, выполнение плана и др.), оборудования, объектов.

Техническая поддержка:

• Обучение новых сотрудников.
• Процессы постоянных улучшений, повышение качества услуг.

Безопасность:

• Структурно платформа разделена на три группы серверов: web-серверы, серверы приложений и серверы баз данных. Каждая группа представляет собой изолированный отказоустойчивый кластер. Благодаря кластеризации серверных групп и микросервисной архитектуре система обладает высокой отказоустойчивостью и позволяет проводить обслуживание и обновление без прерывания работы.
• Данные каждого клиента хранятся изолированно от других. Использование хранения на основе ключей PBKD2. Для создания точек восстановления данных используется несколько планов, в рамках которых всегда доступен бэкап за последние 4 часа, 1, 7 , 30 и 365 дней. Любой из бэкапов может быть использован для отката или восстановления данных.
• Передача данных по внешней сети осуществляется с использованием SSL-шифрования. Все действия в системе и запросы защищены от от XSRF/CSRF-атак. Запросы пользователей подписываются уникальным ключом с короткий сроком действия. Для обеспечения большей безопасности есть возможность VPN-туннель между web-серверами и офисной сетью организации.
• Гибкое распределение ролей пользователей с определенным доступом.

Интеграции (более, чем со 100 сервисами):

Бухгалтерия: 1С.

Коммуникации: Zadarma, Mango Office.

Учет: МойСклад, Битрикс24, AmoCRM.

Социальные сети: Telegram, WhatsApp.

Мобильное приложение Заказчика: Android, iPhone.

Интерфейс и сложности работы

Красивый дизайн, удобная навигация в десктопной и мобильной версиях. Оценка 5/5.

Очень многое зависит от настройки, в которой можно как облегчить работу с CRM, так и усложнить. Оценка 3/5.

Оплата и тарифы

Скидка 50% для субъектов малого и среднего бизнеса. Пробный период 14 дней. Бесплатного тарифа нет. Платных 3 тарифа. Расчет стоимости на 1 месяц, полгода, 1 год и 2 года. На более долгий срок предоставляются скидки.

Оплата производятся банковской картой или путем безналичного перевода. Возможна оплата в рублях.

Тарифы:

• Малый бизнес (10 000 руб. за 5 лицензий в месяц). Дополнительная лицензия 1 700 руб. Для небольших компаний, желающих перевести работу из мессенджеров или Excel в единую систему управления сервисом. Включает управление заявками, планировщик и ППР, GPS-контроль и карты, учет клиентов, объектов и оборудования, расписания сотрудников, чек-листы, мобильные приложения сотрудника и заказчика, аналитику и печатные формы, разовую настройку бизнес-процессов.
• Средний бизнес (21 000 руб. за 10 лицензий в месяц). Дополнительная лицензия 2 000 руб. Для компаний, готовых автоматизировать все этапы сервисного цикла: от управления заявками и контроля SLA до выставления счетов клиентам и организации безбумажного документооборота с заказчиками. Дополнительно к предыдущему тарифу включает контракты и SLA, робота-диспетчера для автораспределения заявок, конструктор бизнес-процессов и low-код, BI-панели для управления бизнесом, создание собственных ролей, возможность интеграции с IT-системами и 1С, возможность разработки персональных отчетов и печатных форм.
• Все включено (25 000 руб. за 10 лицензий в месяц). Дополнительная лицензия 2 500 руб. Наибольший функционал. Дополнительно к предыдущему тарифу включает брендирование, гарантию бесплатности предоставления новых модулей, приоритетную поддержку по телефону, персонального технического консультанта, опцию локального хранения данных.

Действует партнерская программа (4 вида):

• Маркетинг партнер (поиск и привлечение клиентов): отсутствие ограничений для старта сотрудничества, онлайн-обучения по продукту, маржа до 25%, выделенный партнерский менеджер, дополнительный источник дохода для бизнеса.
• Консультант (поиск, привлечение и сделка с клиентом): возможность реализовывать средние и крупные проекты, быстрый старт сотрудничества, маржа до 40%, ежемесячные встречи с менеджерами и персональное обучение, дополнительный источник дохода для бизнеса.
• Интегратор (поиск, привлечение, сделка и дальнейший аккаунтинг клиентов): возможность получать лиды от вендора, integration kit, маржа до 50%, совместные маркетинговые мероприятия, дополнительный источник дохода для бизнеса.
• ОЕМ-партнер (покупка пакетов лицензий и их дальнейшая самостоятельная реализация): возможность интеграции сервиса в свой продукт, онлайн-обучения по продукту, скидки до 50%, поддержка экспертов, дополнительный источник дохода для бизнеса.