Servix - обзор функционала + плюсы и минусы

CRM Servix — это платформа ведения учета ремонтной мастерской. Работает онлайн, поэтому доступна в любом месте и в любое время. Сервис соответствует всем требованиям закона об онлайн-кассах (54-ФЗ).

Облачная программа ранее называлась Вулкан-М. Первая версия имела единый безлимитный тариф. В новой версии вы должны платить за каждого сотрудника, которого добавляете в базу данных.

Какие задачи решит Servix?

1. База заявок. Ведите в Servix базу заявок на ремонт. Контролируйте срок выполнения, печатайте документы, фиксируйте оплату.
2. Контроль сотрудников. Настройте сотрудникам ограничения возможностей, чтобы они не видели лишнюю информацию и не могли принести вред вашему бизнесу.
3. Расчет зарплаты. В Servix расчет ЗП происходит автоматически. Каждому сотруднику можно задать индивидуальные параметры начисления.
4. CRM для сервиса. Ведите учет клиентов, отслеживайте сколько клиентов вы привлекли и сколько на них заработали. Информируйте клиентов о ходе ремонта через SMS или WhatsApp.
5. Печать документов и чеков. Печатайте квитанции, акты и другие документы к заказам и продажам. Бесплатная кассовая программа позволяет печатать чеки согласно 54-ФЗ
6. Уведомления вашим клиентам. Оповестим клиентов о готовности устройства, а через несколько дней напомним забрать его из сервиса. Работает через SMS или автоматический обзвон роботом

Servix — простая программа для важных задач. Позвольте программе автоматизировать ваши рутинные дела.

ВОЗМОЖНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЕРВИСА SERVIX:

1. учет заказов, контроль работ на всех этапах;
2. складской учёт;
3. сохранение и печать всех нужных документов и отчетов прямо из окна браузера;
4. защита данных: передача через безопасное соединение, регулярное резервное копирование;
5. уведомления о приеме и готовности заказа;
6. индивидуальная страница отслеживания хода работ для каждого клиента;
7. сбор и анализ отзывов о работе мастерской.

ВОЗМОЖНОСТИ:

1. CRM для сервисного центра. Ведите учет ваших клиентов. Систематизируйте их контактные данные для дальнейшей работы.

2. Печать документов. Servix позволяет вам создавать любые документы к заявкам и продажам. Вы вносите данные в программу, а программа готовит для вас квитанции, договора, акты и другие документы, которые вам нужны.

3. Расчёт зарплаты. Избавьтесь от трудоемкой рутинной операции. Доверьте это программе.

• Программа считает оклад, вознаграждения мастерам, менеджерам и продавцам,
• Начисляет оклад за месяц или отработанный день,
• Позволяет назначать штрафы и вознаграждения,
• Выплаты ЗП в любой момент и сколько угодно раз в месяц.

4. SMS информирование. Сообщите своим клиентам о готовности ремонта.

Программа самостоятельно отправит SMS от вашего имени клиенту и сообщит о том что заказ готов. Может работать как со встроенным SMS-шлюзом, так и со сторонним провайдером.

5. Интеграция с IP-телефонией или смартфоном на Android.

Подключите IP-телефонию или установите наше приложение на Android для определения клиента по номеру телефона. При входящем звонке программа найдет клиента в базе и покажет информацию на экране телефона и в интерфейсе программы.

6. База IMEI. Введите только IMEI и мы определим производителя и модель устройства. Огромная база IMEI-номеров от imeidb позволяет быстро заполнять данные устройства только по IMEI-номеру.

Заполнение по IMEI исключит возможные ошибки при внесении данных в программу.

ТАРИФЫ:

Бесплатный период 14 дней. Есть возможность совершать оплату с русских карт.

1. Бесплатный - 0 руб. 

• До 30 заказов в месяц
• 1 сотрудник
• Подходит для индивидуальных мастеров и для изучения возможностей программы

2. Стандарт - от 280 руб/месяц за 1 сотрудника.

• Без ограничений по количеству заказов,
• Без ограничений по количеству филиалов,
• Подходит для сервисных центров различного размера. Стоимость зависит от количества сотрудников, подключенных в Servix.
• Подробнее с тарифной сеткой вы можете ознакомиться в прайс-листе.

3. Индивидуальный - цена по запросу.

• Рассчитывается индивидуально
• Разработаем индивидуальную CRM под ваш бизнес. Вы получите:

1. CRM систему, решающую ваши задачи;
2. Профессиональную техническую поддержку и сопровождение;
3. Обособленное размещение отдельно от других пользователей Servix;
4. Договор с прописанным SLA.

ПРОГРАММА ДЛЯ СЕРВИСНЫХ ЦЕНТРОВ SERVIX

Компенсация оплаченного периода при переходе в Servix

Если вы пользуетесь другой программой для сервисных центров и у вас есть оплаченный (в другой программе) период, то вы можете перейти в Servix и мы бесплатно выдадим полноценную лицензию на этот период!

Вам будет бесплатно предоставлена полноценная лицензия Servix на срок оплаченного периода в другой программе. Максимальный срок компенсации — 120 дней.

Как получить компенсацию:

1. Зарегистрируйтесь в Servix. Регистрация займет лишь несколько минут. Зарегистрироваться можно здесь.
2. Напишите в техподдержку и прикрепите скриншот страницы, подтверждающий оплату другой программы. На скриншоте должно быть видно дату и срок оплаты, или сколько времени еще осталось.
3. Мы обработаем ваш запрос. Лицензия будет добавлена в ваш аккаунт.
4. Перенесите данные из другой программы в Servix. Специалисты технической поддержки будут рады помочь переехать в Servix со всеми данными и расскажут как их можно перенести.

Условия программы компенсаций:

1. Максимальный срок действия компенсационных лицензий — 120 календарных дней. 
2. Компенсация проводится единожды. Компания не может получить компенсацию повторно.
3. Программа действует с 22 июня до отмены.
4. Срок действия предоставляемой лицензии соответствует оставшемуся сроку действия компенсируемой лицензии, но не более 120 дней.
5. Мы оставляем за собой право в будущем изменять условия предоставления компенсаций, но они не затронут уже выданные на момент внесения изменений лицензии.

ИНТЕГРАЦИИ СЕРВИСА SERVIX:

1. Servix телефония

Покажет информацию о клиенте при входящем звонке.

Установите наше приложение на свой смартфон на Android, чтобы быстро получать информацию из своей базы клиентов кто и звонит в ваш сервис.

Ответы на важные вопросы:

• Вопрос: Есть ли версия для iOS?

Ответ: Сделать подобное приложение для iOS невозможно. В iOS нет необходимых функций. 

UPD: информация уточняется

• Вопрос: Можно ли установить на свой личный телефон?

Ответ: Да, но не рекомендуется. Программа реагирует на все входящие звонки и в интерфейсе Servix будет отображаться информация о ваших личных разговорах.

• Вопрос: Сколько стоит?

Ответ: Приложение бесплатное. На стоимость и условия обслуживания Servix использование приложения никак не влияет.

• Вопрос: Что умеет это приложение?

Ответ: Приложение показывает данные клиента, который звонит в ваш сервис и отправляет уведомление в интерфейс Servix.

• Вопрос: Как начать пользоваться?

Ответ: Установите приложение из PlayMarket. Запустите приложение. Войдите в свой аккаунт в Servix в приложении. Предоставьте приложению необходимые для работы разрешения. Готово, теперь при входящих звонках приложение будет определять кто вам звонит. 

Скачать приложение из Play Market: https://play.google.com/store/apps/details?id=io.servix.app

2. Интеграция с Zadarma:

Если вы используете Zadarma как провайдера IP-телефонии, вы можете включить интеграцию с Servix, чтобы при входящем звонке программа могла предложить открыть карточку звонящего клиента.

Напишите в техподдержку чтобы включить интеграцию. После обработки вашего запроса, мы пришлем вам уникальный адрес получения уведомлений, который нужно указать в настройках Zadarma.

Откройте панель управления Zadarma и перейдите в раздел "Настройки" - "API и интеграции". На открывшейся странице найдите раздел "Уведомления о звонках в АТС". Вставьте адрес получения уведомлений и оставьте галочку "отправлять NOTIFY_START".

Настройка уведомлений закончена, теперь Zadarma будет присылать уведомления о входящих звонках в Servix и вы будете видеть кто вам звонит и сможете быстро переходить в карточку клиента.

3. Интеграция с BSG.WORLD:

Для отправки SMS-сообщений через BSG. WORLD вам необходимо зарегистрироваться на сайте bsg. world, получить ключ API и зарегистрировать имя отправителя.

Зайдите в свой аккаунт в BSG и перейдите в меню «Настройки» — «API/SMPP ключи». На открывшейся странице нажмите кнопку «Генерировать» возле поля «Live API key». Ключ API придет на привязанный к аккаунту ящик электронной почты.

Скопируйте полученный ключ откройте страницу интеграций в Servix. Вставьте свой ключ API и впишите свое имя отправителя, которое вы зарегистрировали в BSG. Сохраните изменения и активируйте интеграцию с провайдером.

ГЛАВНЫЕ ВОПРОСЫ, ЗАДАВАЕМЫЕ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ SERVIX:

1. Как начать работать в Servix:

• Что нужно чтобы начать работать в Servix? 

Нужно только ваше желание! Проходите регистрацию (auth.servix.io) и начинайте пользоваться всем доступным функционалом программы!

• Есть ли у вас бесплатный / тестовый период?

Да, после регистрации у вас будет бесплатный период в 14 дней. В этот период вам будет доступен весь функционал программы.

• Можно ли перенести данные из нашей старой программы?

Точно сказать нельзя, все зависит от того как ваша старая программа хранила данные. Вы можете экспортировать данные из старой программы и отправить нам на почту [email protected]. Мы проверим можно ли перенести данные.

2. Вход в программу:

• Как входить в программу?

Для того чтобы войти в программу зайдите на сайт servix. io и нажмите кнопку «Войти» в правом верхнем углу. На открывшейся странице введите ваш логин и пароль и нажмите кнопку «Войти».

Также вы можете включить переключатель «Запомнить меня» чтобы браузер запомнил ваши данные для входа.

• Не могу вспомнить пароль. Как восстановить доступ?

Если у вас в профиле был указан контактный e-mail, вы можете восстановить доступ самостоятельно, открыв страницу входа и нажав ссылку «Забыли пароль?» справа от кнопки «Войти».

Если у вас в профиле не был указан контактный e-mail, то вам необходимо обратиться к своему руководителю чтобы он зашел в программу и установил вам новый пароль в разделе «Компания — Сотрудники».

• Кто может заходить в мою базу?

Доступ к вашей базе имеют все сотрудники, которым вы предоставили доступ. После регистрации компании вам нужно создать аккаунты своим сотрудникам, чтобы программа понимала кто что делает и могла правильно вести учет. Каждому сотруднику необходимо назначить его логин и пароль. С этими данными сотрудники смогут входить в вашу базу и работать в программе.

3. Работа с заказами:

В простом случае работа над заказом выглядит следующим образом:

• Прием заказа. Сотрудник сервиса принимает устройство в ремонт, заносит его данные в программу и передает заказ в мастерскую.
• Диагностика и согласование деталей. Необязательный этап. Бывают сложные заказы для обработки которых нужно дополнительное время и отдельный статус.
• Работа над заказом. Мастер берет заказ в работу. Фиксирует установленные запчасти, добавляет выполненные работы.
• Ожидание поставки запчастей. Необязательный этап. Мастер отправляет запчасти на закуп и переводит заказ в особый статус «Ожидает». По мере поступления запчастей заказ можно возвращать в работу и снова переводить в ожидание.
• Отметка готовности к выдаче. После того как мастер закончит работать над заказом он переводит его в статус «Готово».
• Выдача клиенту. Сотрудник сервиса выдает заказ клиенту, печатает документы и отправляет заказ в архив.

4. Статусы заказов:

• Какие статусы заказов есть в Servix?

В программе Servix есть два вида статусов: системные и пользовательские. Системных статусов у нас 6: Принят, В работе, На согласовании, Ожидает, Готово, Выдано. На системных статусах завязана логика работы программы и изменить их нельзя. Вы можете создать пользовательские статусы в рамках существующих системных, тем самым, более детально описывать статус заказа. Например, вы можете создать статус «На диагностике» в рамках статуса «В работе».

• Как создать пользовательский статус для заказа?

Вам нужно зайти в меню «Компания — Настройки — Статусы». На открвшейся странице будут перечислены все существующие статусы. Здесь вы можете создать новые и изменить или удалить существующие.

5. Прием в ремонт:

• Как принять устройство в ремонт?

Для того чтобы принять устройство в ремонт вы можете выбрать меню «Ремонт — Принять в ремонт» или открыть главную страницу программы и нажать кнопку «Принять в ремонт» в правом верхнем углу.

• Как правильно заполнять форму приема?

При заполнении формы приема вам нужно выбрать клиента, записать информацию об устройстве и неисправности, а также заполнить дополнительные поля. Список дополнительных полей каждый сервисный центр устанавливает для себя самостоятельно.

• Как выбирать клиента?

Если клиент пришел к вам впервые, то вам нужно нажать кнопку «Создать клиента» на форме. Вам откроется окно внесения данных о клиенте. Окно состоит из двух вкладок: «Физ.лицо» и «Юр.лицо». В зависимости от того с кем вы работаете, с обычным человеком или ИП/организацией, вам нужно переключиться на правильную вкладку и заполнить имеющуюся там форму. Обязательные поля отмечены звездочкой (*). После заполнения нажмите кнопку «Добавить» под формой и новый клиент будет добавлен в форму.

Если клиент ранее к вам уже обращался и он есть у вас в базе, то вам нужно нажать кнопку «Выбрать клиента» и в открывшемся окне найти запись о текущем клиенте. Для выбора клиента достаточно нажать на строку с нужной записью.

6. Список заказов:

Список заказов отображается в виде таблицы. Каждый заказ - отдельная строка. В таблице отображаются только те заказы, к которым у вас есть доступ, поэтому у разных сотрудников содержимое таблицы может отличаться.

Используйте кнопки переключения по статусам над таблицей и кнопки переключения между мастерами под таблицей для более быстрой навигации. Также вам могут быть полезны поля фильтрации в шапке таблицы.

• Почему в списке под таблицей отображаются не все сотрудники?

В списке под таблицей отображаются только сотрудники с правом доступа «Может работать над заказом (установить запчасти, провести работы)».

• Что за индикаторы возле номера заказа?

Возле номера заказа программа отображает ряд индикаторов о состоянии заказа. Вы можете навести курсор мыши на любой из индикаторов и над ним появится поясняющее облачко.

7. Просмотр информации о заказе:

Информация о заказе: отображается на странице заказа. Доступ к этой странице заказа имеют только сотрудники, имеющие доступ к этому заказу.

• Левый блок информации о заказе:

Левый блок содержит название заказа, информацию о клиенте и информацию о принятом устройстве. В этом блоке вы можете переименовать заказ нажав на его название, сменить статус клиента (обычный / любимый / нежелательный), а также быстро перейти на форму приема с указанным клиентом (например, если клиент сдает несколько устройств) нажатием на кнопку «Принять еще».

• Основной блок информации о заказе:

Основной блок содержит 3 вкладки: Информация, Работы и запчасти, Платежи. Вкладка «Информация» содержит общую информацию по заказу. На вкладке «Работы и запчасти» отображаются данные о проведенных работах и установленных запчастях. Вкладка «Платежи» позволяет зафиксировать оплату от клиента, назначить скидки и наценки.

• Правый блок информации о заказе:

В правом блоке сконцентрированы все основные действия над этим заказом. Здесь вы можете переместить заказ в другой статус, перейти в редактирование заказа, переместить заказ в другой филиал, сменить ответственного мастера, а также удалить заказ.

Содержимое блока может отличаться в зависимости от статуса заказа.

Под блоком "Статус заказа" находится блок "Лог заказа", в котором отображается история действий сотрудников над этим заказом.

8. Склад:

Правила работы со складом:

1. Оформляйте поступления товаров и запчастей на склад. Программе важно понимать с чем она работает, поэтому настоятельно рекомендуем принимать товары на склад сразу как только вы получаете их от поставщика.
2. Используйте запчасти и товары только если они есть на складе. Если вы продаете или используете запчасть в заказе, то значит что она у вас фактически есть в наличии. Если по программе этой запчасти сейчас нет, значит кто-то где-то ошибся. Стоит проверить историю действий с товаром и найти пересорт, иначе программа может неправильно считать прибыль и ЗП.     
3. Распределите товары и услуги по категориям. Наверняка вы будете работать с большим количеством товаров и услуг, многие из которых будут иметь примерно одинаковые названия. Чтобы не путаться и не создавать свалку — распределите их по категориям. Так будет действительно удобнее.
4. Используйте сканер штрих-кодов. Программа может работать с любым сканером штрих-кодов, которые работают в режиме эмуляции клавиатуры. Распечатав наклейки на работы и товары вы значительно упростите своим сотрудникам работу и сократите время на заполнение заказа и продажи.

ОЦЕНКА ИНТЕРФЕЙСА И ОЦЕНКА СЛОЖНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЕРВИСА:

Оценка интерфейса - 3/5, интерфейс мало интересный, устаревший, не очень удобен в восприятии.

Оценка сложности использования - 3/5. Не требуется обучение перед использованием сервиса, поэтому сервис не сложен в использовании.

ПЛЮСЫ И МИНУСЫ СЕРВИСА Servix:

Плюсы:

• клиент может самостоятельно проверить статус и ход работы своего заказа;
• гарантированно не разглашение конфиденциальных данных и ежедневные резервные копии;
• возможность использования автоматических голосовых вызовов вместо СМС;
• интеграция с IP-телефонией Zadarma и СМС-провайдерами;
• программа предлагает поддержку перехода с других программ на Servix. В рамках этой программы компания предоставляет бесплатный доступ к своей программе на период, на который была оплачена другая программа;
• возможность импорта данных из файлов Excel.

Минусы:

• посредственная поддержка;
• нет мобильного приложения;
• достаточно мало интеграций.