Gectaro - обзор функционала + плюсы и минусы

Gectaro - онлайн-программа российского производства по управлению проектами строительного, ремонтного и производственного бизнеса компании. Удобна в управлении подрядчиками, генподрядчиками, застройщиками. Подходит для малой, средней и крупной организации.

Входит в список доверенных и одобренных программ России. Сервис Gectaro на данный момент можно закупать через процедуру госзакупок, следовательно, ПО стало доступнее для государственных предприятий и бюджетных учреждений.

Установка на ОС Cloud, SaaS, Web. Сроки внедрения от 3 недель. Содержит модули: проекты, задачи, финансы, склады, отчеты, справочники, настройки и помощь.

Более 500 компаний используют данный сервис. Более 10 400 проектов. Сервис отмечает увеличение скорости составления смет в 7 раз, экономию до 20% на закупках, увеличение выручки на 50%, увеличение свободного времени на 50%.

Преимущества и функционал

Личная информация. Помимо основных данных возможна загрузка логотипа, количества сотрудников, направления деятельности.

Проекты (название, описание, руководители проекта, описание, адрес):

• Каждый проект содержит разделы планирования, снабжения (необходимого материала для проекта), финансов, стройки и команды (возможность приглашения по электронной почте). Возможность загрузки сметы, графика работ, предполагаемого срока исполнения (корректировка дат). Допустимость задания наценки для формирования стоимости работ (себестоимость и цена для заказчика в раздельных графах). Общие данные по проекту: подрядчик, единица измерения, цена заказчика, стоимость заказчика, себестоимость и прибыль, ресурсы (людские, материальные, механизмы, накладные). Выбор данных из справочника и ввод вручную. История всех проектов.

• Смета проекта. Автоматический расчет стоимости на основе готовых расценок (калькуляция работ). Импорт смет из других программ (Excel, Гранд-Смета, Смета.ру, РИК в формате АРПС 1.10 и др.) с возможностью разной наценки на людские ресурсы, материалы, механизмы, накладные, работы. Расчет необходимых материалов к определенным датам. Возможность подачи заявки от прораба на дополнительные затраты (материалы, механизмы, материалы).

• Планирование этапов и работ (дашборд). Просмотр прогресса работ реальном времени (дистанционно), отставания по срокам, контроль работы прорабов, грамотное распределение задач. Диаграмма Ганта на каждый проект. Связывание работ между собой. Предоставление доступа к графику заказчика с помощью ссылки (без видимости закупочной цены, только информация для заказчика), выбор показа (только графика или сметы). Скачивание графика для заказчика и подрядчиков.

• Постановка любых задач для сотрудников, обсуждение и контроль их исполнения, напоминания о выполнении. Добавление статей операций. Заявки на поставку материалов. Разделение заявок на разные партии. Получение заявок от прорабов со стройки во время выполнения проекта. Обсуждение задач в комментариях (групповой чат). Даты крайнего срока и последнего отчета от прораба. Журнал всех выполненных работ.

  

Складской учет:

• Информация о нахождении материалов и инструментов доступна с мобильного устройства. Создание складов и их остатков перед началом работы (адреса, комплектующие, привязка к проекту).

• Акты КС-2, КС-3. Акты с заказчиком, подрядчиком, внутренние. Выбор нужного периода. Акты доступны в формате Excel. Формирование акта составляет 5 минут.

• Оприходование, списание, перемещение. Контроль остатков на складах. Автоматическое формирование складских документов.

Финансы. Модуль предназначен для управления финансовыми потоками компании, контроля себестоимости и прибыльности проектов. С его помощью можно вести учет денег на расчетных счетах, выдавать их под отчет прорабам. Возможен импорт операций из банков и 1С, уведомления о срочных счетах.

• Журнал операций, задолженность по контрагентам. База контрагентов (физические и юридические лица) и клиентов. Создание расчетных счетов компании с учетом подотчетных счетов прорабов. Импорт существующих финансовых транзакций перед началом работы.

• Заявки на снабжение автоматически рассчитываются из сметы. Анализ экономии и перерасхода по каждой заявке. Расчет счета на оплату.

Анализ:

• Управленческие отчеты (отчеты о прибылях и убытках, отчеты о движениях денежных средств). Переменные и постоянные расходы (оплата труда, оплата поставщикам и подрядчикам, выплаты административному персоналу, банковские, бухгалтерские, юридические услуги, услуги связи и т.д.), прочие расходы и доходы, амортизационные отчисления и т.д. позволяют увидеть картину движения средств наглядно. Полный анализ операционной, инвестиционной, финансовой деятельности.

• Задолженность контрагентов, взаиморасчеты с заказчиками, подрядчиками, поставщиками. Выручка, прямые и косвенные расходы. Дистанционные отчеты от прорабов. Отчеты о проектах.

Уведомления. Настройка уведомлений (срочные счета, завершение работ и т.д.). Возможность отчета по E-mail, Telegram-бот.

Безопасность:

• Дата-центры в VK Cloud и Yandex Cloud сертифицированы по международному стандарту информационной безопасности PCI Security Standard и каждый год проходят аудит безопасности. Соответствие ФЗ-152.
• Шифровка персональных данных сертификатом безопасности SSL. Использование при входе одноразового sms-кода.
• Резервное копирование 3 раза в день всех данных на независимые сервера. Резервные копии могут отправляться регулярно на E-mail.
• Самостоятельное разграничение прав доступа в проекты для приглашенных сотрудников (доступы для руководителя, владельца компании, сотрудник, финансист, кладовщик, снабженец, прораб, создание своих статусов). Изменение действий при доступе: просмотр, удаление, изменение, экспорт, импорт.

Техническая помощь:

• Справочники: расценок, материалов, механизмов, рабочих (готовые - более 45 000, возможность собственного составления).
• Шаблоны расценок включает в себя стройматериалы, изоляцию, отделочные материалы, сантехнику (водоснабжение), отопление (климат), электрику, инструменты и оборудование, геоматериалы и дорожное строительство, товары для дома и дачи, двери и лестницы, кровлю, фасад, ограждения, крепеж и метизы, общестроительные материалы. Возможность изменения цен по каждой расценке.
• Справочник операций с автоматическим расчетом стоимости исходя из входящих материалов при выполнении работ.
• Справочник контрагентов: поставщики, заказчики, подрядчики и др. (контактные данные, должность, комментарии, реквизиты автоматически подтягиваются при заполнении названия компании).
• База счетов (банковские, наличные), в том числе и сотрудников для передачи заработной платы.

• Перенос данных в программу (справочники, контрагенты, операции, юридические лица, счета, остатки для финансовых операций), индивидуальное обучение сотрудников, настройка сервиса под требования заказчика (финансовые статьи, отчеты PL, движение денежных средств, логика работы снабжения, документооборота, складов). Всплывающие подсказки в выставлении действий.
• Безлимитный доступ к обучающему курсу по сервису из 39 видеоуроков. Обучение использованию мобильным приложением (приложение для прораба с возможностью приложения фотографий и сохранению их в истории работ), работе с модулями сервиса. Сопровождение по работе в течение 3 месяцев. Анализ и устранение возникающих ошибок, улучшение работоспособности. База знаний. Подробные инструкции.
• Настройка базовых интеграций с помощью конструктора Albato. Помощь в подборе партнеров по интеграций для сложных сценариев.

Мобильное приложение для Android и IPhone.

Интеграции. 398 интеграций Gectaro с другими сервисами и приложениями. Возможности интеграций с:

Бухгалтерия: 1С.

Анализ: Bitrix24.

Социальные сети: ВК, Telegram.

Сайт: Tilda.

CRM: AmoCRM.

Интерфейс и сложности работы

Интерфейс несложен и понятен. Оценка 5/5.

Сложностей при использовании программы у клиентов не возникает, только первичное обучение функционалу. Оценка 4/5.

Оплата и тарифы

Бесплатного тарифа нет. Пробный период со всем функционалом 7 дней. Платных тарифа 4:

• Стартовый - 21 166 руб. в месяц при оплате на 1 год. Подходит для маленькой компании. До 3 пользователей. Неограниченное количество проектов.
• Базовый - 33 333 руб. в месяц при оплате на 1 год. До 8 пользователей. Неограниченное количество проектов, резервные копии на E-mail, импорт из Гранд-Сметы, Сметы.ру и др. программ, интеграции по API.
• Бизнес - 55 833 руб. в месяц при оплате на 1 год. подходит для среднего бизнеса. До 15 пользователей. Неограниченное количество проектов, резервные копии на E-mail, импорт из Гранд-Сметы, Сметы.ру и др. программ, интеграции по API, приоритетная подждержка.
• Профи - 81 500 руб. в месяц при оплате на 1 год. Подходит для крупной компании. До 30 пользователей. Неограниченное количество проектов, резервные копии на E-mail, импорт из Гранд-Сметы, Сметы.ру и др. программ, интеграции по API, VIP-подждержка.