OnlyOffice - обзор функционала + плюсы и минусы

CRM система «OnlyOffice» представляет собой достаточно мощный портал на основе HTML5 для гибкой совместной работы, управления документами и массой проектов.

Сервис позволяет составлять планы, ставить задачи и цели, сохранять корпоративные документы и совместно их редактировать, применять в своей работе блоги и форумы, а также вести дискуссии с сотрудниками через корпоративный клиент обмена мгновенными сообщениями.

Функции CRM системы «OnlyOffice»

Рассмотрим функции CRM системы «OnlyOffice»:

Обзор документов

ONLYOFFICE Docs — мощный онлайн-редактор для текстовых документов, электронных таблиц, презентаций, форм и чтения PDF-файлов для используемой вами платформы.

• Создавайте сложные документы , профессиональные электронные таблицы , потрясающие презентации и готовые к заполнению формы, PDF-файлы и привлекательные электронные книги.

Поддерживаются популярные форматы: docx, xlsx, pptx, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, pdf, txt, rtf, html, epub, csv. Полностью совместим с форматами OOXML.

• Выбирайте из нескольких инструментов форматирования, вставляйте и редактируйте сложные объекты, расширяйте возможности пользователей с помощью плагинов.
• Масштабируйте редакторы до 100 %, 125 %, 150 % или 200 % для удобной работы на любом мониторе.

Переключитесь на темную тему, если вы работаете в условиях низкой освещенности.

• Распространяйте:
  • Сохраните документ в формате PDF, чтобы распечатать его позже.
  • Вставьте документ на свой веб-сайт или в блог.
  • Подписывайте документы в цифровом виде с помощью DocuSign.
  • Автоматически публикуйте свой текст в блоге WordPress.

Редактор документов

Открывайте, редактируйте и совместно работайте над документами Word в Интернете.

• Больше никаких ограничений при работе с редактором документов Word онлайн: наслаждайтесь 100% точностью просмотра, преобразования, печати и нумерации страниц; работа с файлами любого размера и сложности; используйте расширенный набор инструментов форматирования прямо в браузере.

ONLYOFFICE Document Editor поддерживает все популярные форматы: DOC, DOCX, ODT, TXT, HTML и т. д. PDF и XPS можно конвертировать в DOCX для дальнейшего редактирования.

• Управляйте шрифтами и стилями, форматируйте текст, настраивайте интервалы между строками и абзацами, вставляйте верхние и нижние колонтитулы, настраивайте макет страницы и устанавливайте зеркальные и межстрочные поля для подготовки документов к публикации.
• Создавайте яркие документы с изображениями, настраиваемыми диаграммами, автофигурами и таблицами, текстовым искусством, графикой SmartArt, уравнениями, буквицами и многим другим. Легко настраивайте вставленные объекты: перемещайте, изменяйте размер, выравнивайте, меняйте стили обтекания, заполняйте цветом или узором и т. д. Создавайте профессиональные формы и шаблоны.
• Проанализируйте свой текст: просмотрите количество слов, абзацев и символов с пробелами или без них. Найдите слово или фразу и замените их новым с помощью инструмента «Найти и заменить». Просматривайте историю версий, выбирайте и устанавливайте любую предыдущую версию одним щелчком мыши.
• Сотрудничайте со своей командой в онлайн-редакторе документов: выберите подходящий режим совместного редактирования — в  режиме реального времени или с блокировкой абзаца.

Оставляйте и сортируйте комментарии и обсуждайте процесс во встроенном чате или Telegram. Используйте режим «Отслеживание изменений» с функцией «Предварительный просмотр в режиме проверки».

• Быстро сравните два документа, чтобы увидеть различия с отметками об изменениях. Принимайте или отклоняйте изменения по одному или все сразу. Объедините изменения и сохраните их как новую версию исходного документа.
• Получите максимальную отдачу от своего онлайн-редактора текстов с коллекцией сторонних надстроек. Вставляйте видео с YouTube, добавляйте специальные символы, переводите любое слово или предложение, редактируйте изображения и многое другое.

Редактор электронных таблиц

Создание, редактирование и совместная работа над листами Excel в Интернете.

• Упростите и автоматизируйте свои онлайн-расчеты, систематизируйте и анализируйте данные с помощью редактора электронных таблиц ONLYOFFICE. Открывайте Excel в Интернете, просматривайте и редактируйте файлы .xlsx, .xls, .ods и .csv, а также сохраняйте электронные таблицы в формате PDF.
• Добивайтесь быстрых и точных результатов, выбирая из более чем 400 доступных функций и формул и используя специальные подсказки по синтаксису.

Применяйте шаблоны таблиц, используйте именованные диапазоны, а также сортируйте и фильтруйте данные, чтобы упростить работу с электронными таблицами. Быстро находите нужное содержимое на листе и заменяйте его в один клик.

• Анализируйте данные и находите закономерности, используя сводные таблицы и условное форматирование. Быстро фильтруйте данные или указывайте текущее состояние фильтрации, чтобы увидеть, какие данные отображаются, добавляя слайсеры в отформатированные таблицы. Удаляйте повторяющиеся значения и строки в онлайн-листе Excel, чтобы сделать ваши расчеты более точными.
• Добавьте диаграммы, спарклайны и графику. Вставляйте уравнения, фигуры и изображения, а также используйте Text Art, SmartArt или видео YouTube для представления и визуализации данных.
• Работайте над бизнес-отчетами и записью акций вместе со своей командой.

Получайте доступ, открывайте и делитесь электронными таблицами или даже ссылками на определенные диапазоны, совместно редактируйте их в режиме реального времени, оставляйте комментарии к ячейкам и общайтесь с коллегами онлайн, не выходя из редактора.

Позвольте другим пользователям применять свои собственные фильтры при редактировании электронной таблицы, не мешая соавторам. Просмотрите историю версий и восстановите любую предыдущую версию файла.

• Установите пароль для всей электронной таблицы, книги или отдельного листа. Скройте формулы, чтобы они оставались конфиденциальными. Блокируйте ячейки, фигуры и текст. Разрешить редактирование только в указанных диапазонах.
• Упростите работу с электронными таблицами. Создавайте свои собственные макросы, используя синтаксис языка JavaScript, редактируйте и сохраняйте их, чтобы автоматизировать стандартные и повторяющиеся задачи. Заставьте макросы запускаться автоматически или ограничьте их автозапуск.
• Расширьте возможности редактирования электронных таблиц с помощью дополнительных инструментов. Получите быстрый перевод любого текста в вашем файле, отредактируйте визуальные эффекты с помощью встроенного редактора фотографий и многое другое.

Редактор презентаций

Открывайте, создавайте и редактируйте потрясающие презентации PowerPoint онлайн.

• Реализуйте любую идею, используя широкий выбор инструментов форматирования, объектов и параметров стиля. ONLYOFFICE Presentation Editor работает с презентациями PowerPoint и может сохранять их в форматах PDF, PNG, JPG. Также поддерживаются файлы PPTX, PPT, ODP и PPSX.
• Создавайте четкие схемы и эскизы с помощью автофигур и графических элементов SmartArt, добавляйте настраиваемые диаграммы, таблицы и уравнения для четкого отображения статистики.

Сделайте свою презентацию более интерактивной с помощью готовых переходов и анимации. Группируйте любое количество объектов и применяйте настройки сразу, чтобы сэкономить время.

• В режиме докладчика вы можете добавлять примечания, чтобы выделить важные части вашей речи и удобно перемещаться, переключаясь на любой нужный слайд одним простым щелчком мыши.
• Вы можете гарантировать быструю командную работу над слайдами и эскизами с помощью наших функций совместной работы. Получайте доступ, делитесь и совместно редактируйте в режиме реального времени, оставляйте комментарии к элементам слайдов и общайтесь с коллегами онлайн, не выходя из редактора ppt.
• С помощью встроенных надстроек украсьте свои презентации видеороликами и элементами картинок, получите быстрый перевод любого текста, вставьте специальные символы, отредактируйте изображения и многое другое.

Создатель формы

Создавайте, редактируйте, делитесь и заполняйте формы онлайн.

• Используйте любой документ .docx, загрузите шаблон формы из нашей библиотеки или создайте онлайн-форму с нуля.

Просто добавьте необходимые поля — текстовые области, изображения, поля со списком, раскрывающиеся списки, флажки, переключатели, электронные письма, номера телефонов, дату и время, кредитные карты, почтовые индексы — чтобы получить сложный договор купли-продажи или контракт на разработку, затем поделитесь и заполните его в цифровом виде.

При необходимости используйте сложные поля для составления нужного вам пользовательского поля.

• Отформатируйте форму как любой текстовый документ: управляйте шрифтами и стилями, добавляйте таблицы, графику и другие объекты. Вставьте поля в соответствии с вашим текстом или зафиксируйте их положение.

Перемещайте и вращайте поля. Легко настраивайте размер поля, включайте многострочный ввод или равномерно распределяйте введенный текст. Настройте цвет границы и фона.

Добавляйте подсказки и заполнители, группируйте поля для их одновременного заполнения и используйте теги для упрощения работы с полями в автоматическом режиме.

• Разрешите использование любых специфических символов в текстовых полях и установить нужный формат.
• Объедините усилия вашей команды, чтобы автоматизировать работу с документами.

Переключитесь из режима совместного редактирования в режиме реального времени в режим блокировки абзацев, чтобы не мешать вашим соавторам.

Оставляйте комментарии и общайтесь в режиме реального времени через встроенный чат или Telegram. Совершайте аудио- и видеозвонки с помощью плагина Jitsi.

• Легко делитесь формами с другими и предоставляйте соответствующие разрешения в ONLYOFFICE Workspace. Заполняйте их онлайн, локально с помощью настольных приложений ONLYOFFICE или даже на ходу с помощью бесплатных мобильных приложений для iOS и Android.

Сохраните форму в виде стандартного файла PDF для просмотра и заполнения с помощью любого редактора PDF, например Adobe Acrobat.

• Назначьте различные роли получателей с помощью цветов, соответствующих ролям. Настройте список ролей по умолчанию, чтобы он лучше соответствовал требованиям вашего рабочего процесса.
• Защитите свою форму и ее содержимое, т. е. данные полей. ONLYOFFICE использует симметричный алгоритм AES 256 GCM для шифрования данных и асимметричный алгоритм на основе ключей Curve25519 для шифрования ключа.

PDF-ридер и конвертер

Просматривайте и создавайте файлы PDF, конвертируйте PDF в DOCX онлайн.

• Открывайте и просматривайте PDF-файлы в Интернете, локально или в дороге, независимо от того, где вы находитесь и какое устройство используете. С легкостью перемещайтесь по страницам PDF и печатайте PDF-файлы.
• Сохраните любой текстовый документ, электронную таблицу или презентацию в виде файла PDF или PDF/A. Создавайте PDF-файлы с помощью панели навигации.

Конвертируйте PDF в DOCX для дальнейшего редактирования с помощью различных инструментов форматирования и стилей.

• Используйте любой документ .docx, загрузите шаблон формы из нашей библиотеки или создайте онлайн-форму с нуля. Просто добавьте нужные поля — текстовые области, изображения, поля со списком, раскрывающиеся списки или флажки — делитесь ими и сотрудничайте, а затем сохраните их в формате PDF.

Безопасность

CRM система «OnlyOffice» предоставляет широкий спектр инструментов и услуг для обеспечения безопасности, обеспечивая безопасность ваших данных на всех фронтах.

Размещайте решения локально, шифруйте документы и данные, настраивайте параметры доступа, подключайте службы аутентификации и управляйте правами доступа, чтобы защитить себя от несанкционированного доступа, утечек данных и внутренних действий.

Соблюдение правил защиты данных:

• Соответствие GDPR.
• Соответствие HIPAA.

Шифрование данных:

• Шифрование в состоянии покоя.
• Частные комнаты.
• Защита документа паролем.

Защита данных:

• JWT.
• Управление разрешениями на документы.
• Защита электронных таблиц.
• Водяные знаки.
• HTTPS.
• Цифровые подписи.

Аутентификация и управление доступом к порталу:

• Двухфакторная аутентификация.
• Единый вход (SSO).
• Управление правами доступа.
• Фильтрация и мониторинг аутентификации.

Стоимость CRM системы «OnlyOffice»

Рассмотрим стоимость услуг CRM системы «OnlyOffice»:

Документы ONLYOFFICE Enterprise «Домашний сервер»

• Количество пользователей: 10.
• Онлайн-редакторы для текстовых документов, электронных таблиц, презентаций и форм.
• Мобильные веб-редакторы.
• Готовые коннекторы.
• Десктопные и мобильные приложения.
• Расширенные функции безопасности.
• Развертывание одного сервера.
• Пожизненная лицензия.
• 1 год обновлений.

Стоимость: $149 (11 294 рублей).

Документы ONLYOFFICE Enterprise «Корпоративная версия»

• Онлайн-редакторы для текстовых документов, электронных таблиц, презентаций и форм.
• Мобильные веб-редакторы.
• Готовые коннекторы.
• Десктопные и мобильные приложения.
• Расширенные функции безопасности.
• 1 год обновлений.
• 1 год профессиональной поддержки.

Стоимость: от $1 500 (113 700 рублей).

Облако документов ONLYOFFICE «Бизнес»

• Сервер: общественный.
• Варианты брендинга: по требованию.
• JWT.
• HTTPS.
•  Редактор документов.
• Редактор электронных таблиц.
• Редактор презентаций.
• Создатель формы.
• PDF-ридер и конвертер.
• Плагины.
• Живой/офлайн-просмотрщик.
• Поддержка сообщества.
• Центр помощи.
• Вебинары.
• Поддержка по электронной почте.
• Время отклика: 48 часов.
• Персональный менеджер по работе с клиентами.

Стоимость: $8 (606 рублей) за пользователя в месяц.

Облако документов ONLYOFFICE «VIP»

• Сервер: преданный.
• Мульти аренды.
• Варианты брендинга.
• JWT.
• HTTPS.
•  Редактор документов.
• Редактор электронных таблиц.
• Редактор презентаций.
• Создатель формы.
• PDF-ридер и конвертер.
• Плагины.
• Живой/офлайн-просмотрщик.
• Поддержка сообщества.
• Центр помощи.
• Вебинары.
• Поддержка по электронной почте.
• Время отклика: 24 часа.
• Персональный менеджер по работе с клиентами.

Стоимость: по запросу.

Облачное рабочее пространство ONLYOFFICE «Startup»

• Количество пользователей: 5.
• Количество администраторов: 1.
• Документирование одновременных подключений: 10.
• Дисковое пространство: 2 ГБ на портал.
• 2FA.
• Ограничение IP и доверенные почтовые домены.
• Управление правами доступа.
• Восстановления резервной копии: только ручное резервное копирование.
• ДМС.
• Проекты.
• CRM.
• Сообщество (отключено по умолчанию для новых порталов, можно активировать через настройки).
• Чат.
• Календарь.
• Почта: почтовый агрегатор.
• Интеграции: Расширенный (OneDrive, Twitter, Facebook).
• Мобильные приложения.
• Настольные приложения.
• Поддержка сообщества.
• Центр помощи.
• Вебинары.

Стоимость: бесплатно.

Облачное рабочее пространство ONLYOFFICE «Бизнес»

• Количество пользователей: от 3.
• Количество гостей: 2 на пользователя.
• Количество администраторов: не ограничено.
• Документирование одновременных подключений: не ограничено.
• Дисковое пространство: 100 ГБ на пользователя.
• Миграция региона.
• Варианты брендинга.
• URL личного домена.
• 2FA.
• Ограничение IP и доверенные почтовые домены.
• Управление правами доступа.
• Система единого входа Google.
• Единый вход на основе SAML (SSO).
• Безопасная синхронизация LDAP или AD в режиме реального времени с помощью Shibboleth, OneLogin, OpenLdap.
• Восстановления резервной копии: Ручное и автоматическое резервное копирование и восстановление.
• История входов и контрольный журнал.
• Полнотекстовый поиск почты и документов.
• ДМС.
• Проекты.
• CRM.
• Сообщество (отключено по умолчанию для новых порталов, можно активировать через настройки).
• Чат.
• Календарь.
• Почта: почтовый агрегатор.
• Интеграции: Профессиональный (DocuSign, Twilio и т. д.).
• Мобильные приложения.
• Настольные приложения.
• Поддержка сообщества.
• Центр помощи.
• Вебинары.
• Поддержка по электронной почте.
• Время отклика: 48 часов

Стоимость:  $6 (454 рублей) за пользователя в месяц.

ONLYOFFICE Workspace Enterprise «Предприятие»

• Документы ONLYOFFICE с мобильными веб-редакторами.
• Частные комнаты.
• Приоритетный доступ к исправлениям безопасности и стабильности.
• 1 год обновлений и поддержки.
• Базовая поддержка.

Стоимость: $2 200 (166 760 рублей)/за один сервер (пожизненная лицензия).

ONLYOFFICE Workspace Enterprise «Предприятие Плюс»

• Документы ONLYOFFICE с мобильными веб-редакторами.
• Частные комнаты.
• Приоритетный доступ к исправлениям безопасности и стабильности.
• 1 год обновлений и поддержки.
• Плюс поддержка.

Стоимость: $3 300 (250 140 рублей)/за один сервер (пожизненная лицензия).

ONLYOFFICE Workspace Enterprise «Корпоративный премиум»

• Документы ONLYOFFICE с мобильными веб-редакторами.
• Частные комнаты.
• Приоритетный доступ к исправлениям безопасности и стабильности.
• 1 год обновлений и поддержки.
• Премиум поддержка.

Стоимость: $4 450 (337 310 рублей)/за один сервер (пожизненная лицензия).

Документы ONLYOFFICE план Developer Edition (Сервер разработки)

• Онлайн-редакторы для текстовых документов, электронных таблиц, презентаций и форм.
• Мобильные веб-редакторы.
• Конструктор документов.
• Расширенные функции безопасности.
• Варианты брендинга.
• Один год поддержки и обновлений.

Стоимость: $1 950 (147 810 рублей) за один сервер (пожизненная лицензия).

Документы ONLYOFFICE план Developer Edition (Производственный сервер)

• Онлайн-редакторы для текстовых документов, электронных таблиц, презентаций и форм.
• PDF-ридер и конвертер.
• Мобильные веб-редакторы.
• Конструктор документов.
• Служба конвертации.
• Один год поддержки и обновлений.

Стоимость: $9 100 (689 780 рублей) за один сервер (лицензия на 1 год).

Пробный период CRM системы «OnlyOffice»

CRM система «OnlyOffice» предоставляет своим пользователям пробный период. Для его активации необходимо нажать клавишу «Получить OnlyOffice», а затем клавишу того сервиса, который вы хотите протестировать, например, «Облако документо»:

Далее вам потребуется заполнить ряд контактной информации и нажать клавишу «Зарегистрироваться»:

После чего вам потребуется заполнить все необходимые поля, включая данные банковской карты, нажать клавишу «Подписаться» и регистрация будет завершена:

Рассмотрим интерфейс CRM системы «OnlyOffice»:

Интеграции CRM системы «OnlyOffice»

Рассмотрим интеграции CRM системы «OnlyOffice»:

• Alfresco.
• Chamilo.
• Confluence.
• Drupal.
• HumHub.
• Jira.
• Liferay.
• Moodle.
• Nextcloud.
• Nuxeo.
• ownCloud.
• Plone.
• Redmine.
• SharePoint.
• Strapi.
• WordPress.
• Agorum.
• CommuniGate.
• enaio.
• eXo Platform.
• FlinkISO.
• Jalios.
• Maarch Courrier.
• OpenOlat.
• Pintexx Workplace.
• PowerFolder.
• Pydio.
• Quasaro.
• Seafile.
• Talkspirit.
• WebWeaver.
• WeDoc.
• XWiki.
• FileCloud.
• OpenKM.

Оценка интерфейса и сложности сервиса

Стоит отметить лаконичность и доступность интерфейса CRM системы «OnlyOffice» посредством использования браузера.

CRM система «OnlyOffice» включает в себя основной экран и верхнюю панель, в которой сосредоточены все необходимые инструменты. Оценивая интерфейс сайта данного сервиса по пятибалльной шкале, можно поставить 5 баллов.

Что касаемо сложности структуры данного сервиса, то в данном случае оценка составит 0 баллов, так как сайт, сам сервис и проложение сконструированы очень доступно, и при работе не возникает никаких сторонних вопросов.

Плюсы и минусы

Рассмотрим преимущества CRM системы «OnlyOffice»:

• Полный контроль над документацией с выдачей необходимых прав доступа и мониторинг всех изменений.
• Работа с громадными отчетами и документацией, в том числе при помощи опции совместного редактирования.
• Организация продуктивной работы всей команды с помощью специальной иерархии и приоритетов.
• Анализ процесса работы и эффективности проекта, а также обновление данных по намеченным мероприятиям.
• Управление базой клиентов, координация хода продаж и отправка счетов непосредственно с портала.
• Приём, обработка и хранение всего почтового архива и подключение к нему своих аккаунтов.
• Создание корпоративных почтовых ящиков, используя собственный почтовый домен.

Опираясь на мнения пользователей данной системы, можно выделить следующие недостатки:

• Программа не доработана.
• Некоторые файлы просто не открываются.
• Данные на внешнем жестком хранятся, но просматривать через портал их нельзя, папки есть, а в них пустота.
• Большие объемы данных не скачиваются и не загружаются. Приходиться разбивать их на куски и можно потерять(пропустить) что-нибудь.
• Невозможность изменить файловые ассоциации после установки.
• Нет возможности мультивыделения в документах.