Декларация закончилась: что владельцу магазина проверить в остатках и новых поставках

На складе ещё есть товар, а срок декларации о соответствии техническому регламенту ЕАЭС или ТР ТС, которую прислал поставщик, уже закончился. Останавливать продажи всей позиции или заказывать новый документ? Одной даты для ответа недостаточно: нужно понять, какая партия перед вами и когда её выпустили в обращение.

Сначала найдите товар, а не только файл

Возьмите номер декларации и проверьте запись в реестре. Сверьте статус, срок, заявителя, изготовителя, модели и описание. Если запись приостановлена или прекращена раньше срока, это отдельная ситуация: её нельзя объяснить тем, что документ просто закончился.

Затем достаньте документы поставки и свяжите их с конкретной партией на складе. Одинаковая упаковка не гарантирует, что товар изготовлен на том же предприятии и относится к той же модели, что в документе.

Остаток и новую поставку разбирайте отдельно

Условный пример: магазин получил партию, когда декларация действовала, и планирует заказать следующую после окончания срока. Первую партию нельзя автоматически считать запрещённой только потому, что дата в документе прошла. Но и разрешение продавать любые остатки без проверки из этого не следует: решение зависит от требований к продукции и документов на неё.

Для новой продукции, которую ещё не выпустили в обращение, истёкший документ не заменяет действующее обязательное подтверждение, если оно требуется. При этом дата производства и момент выпуска в обращение — не одно и то же. Понятие выпуска в обращение разъясняет Евразийская экономическая комиссия.

Что спросить у поставщика

Попросите номер действующей записи для новой поставки, сведения об изготовителе и моделях, а также документы, которые связывают товар с нужной партией. Не ограничивайтесь новым PDF: сверьте данные с реестром и фактической маркировкой. Если в ответе отличаются модель или изготовитель, попросите уточнение до размещения заказа.

Продавцу не всегда нужно самому становиться заявителем: это зависит от схемы и обстоятельств. Если компания сама оформляет документ, заранее разберитесь, кто может выступать заявителем и какие доказательства нужны. Описание оформления декларации ТР ТС и ЕАЭС поможет составить вопросы специалисту.

Как не попасть в ту же ситуацию снова

Составьте простую таблицу: товар и модель, изготовитель, номер записи, дата окончания, поставщик и ответственный сотрудник. Добавьте напоминание до окончания срока и отдельно отмечайте новые поставки. Это даст время запросить документы до того, как партия окажется на складе.

Если сведения расходятся, не пытайтесь исправить ситуацию только заменой даты в карточке товара. Сначала выясните статус конкретной продукции, зафиксируйте ответ поставщика и передайте документы специалисту по подтверждению соответствия.

Когда начинать оформление новой декларации

До следующего выпуска продукции в обращение выясните, кто будет заявителем, какой технический регламент и схема применяются к товару. Подготовьте описание продукции и доказательства соответствия, затем зарегистрируйте новую декларацию в установленном порядке. Возможность использовать прежние протоколы испытаний проверяют отдельно: она не гарантирована одной только датой протокола.

Если товар уже выпущен в обращение при действовавшей декларации, сначала проверьте документы конкретной партии и требования применимого регламента. Если эти сведения не подтверждены, запросите их у поставщика до решения о продаже.