В современном мире эффективное управление документами и бизнес-процессами является ключевым аспектом успешной деятельности организаций. DocSpace представляет собой важное решение в этой области, предоставляя компаниям надежную и интегрированную платформу для эффективного управления информацией. Сервис DocSpace базируется на технологии Microsoft SharePoint, что обеспечивает высокий уровень надежности и функциональности. Основное предназначение сервиса - обеспечить автоматизацию и оптимизацию процессов работы с документами и бизнес-процессами. Организации могут легко загружать, хранить и управлять документами в централизованной системе, сокращая временные затраты и снижая риски ошибок.

Возможности сервиса

•  Эффективность. Решение охватывает все уровни организации, начиная от управленческой вертикали и заканчивая рабочими группами. Это позволяет обеспечивать гармоничное функционирование на всех уровнях.
• Простота. DocSpace создан на базе платформы Microsoft SharePoint, и при этом сохраняет простоту использования. Он не вносит нарушения в ядро SharePoint, что упрощает процесс адаптации и внедрения.

• Гибкость. Система учитывает особенности платформы SharePoint, что позволяет настраивать ее под уникальные потребности организации. Гибкий подход позволяет масштабировать и адаптировать решение.
• Модульность. DocSpace начал как СЭД/ECM-система, но с течением времени вышел за рамки канцелярии. Его возможности применимы в различных сферах, поддерживая совместную работу и управление документами.
• Отчетность. В состав DocSpace входят готовые отчеты, что упрощает процесс анализа и мониторинга деятельности. Это помогает принимать информированные решения на основе данных.
• 
• Цена. Проекты внедрения DocSpace обладают предсказуемой стоимостью. Вложения в проект остаются стабильными и детально рассчитываемыми.

• Открытый исходный код. Дополнительной особенностью DocSpace является его открытый исходный код. Это позволяет организациям настраивать систему согласно своим потребностям и вносить собственные доработки.

Тарифы

Стоимость лицензий DocSpace формируется на основе нескольких компонентов:

1. Лицензия на программное обеспечение на сервер. Включает в себя основное программное обеспечение для функционирования системы DocSpace.

2. Подключение дополнительных рабочих мест. Дополнительные лицензии на доступ к системе для сотрудников организации.

3. Стоимость работ по внедрению решения (по необходимости). В случае необходимости, стоимость внедрения и настройки системы в соответствии с бизнес-процессами организации.

Стоимость решения DocSpace:

- Сервер системы DocSpace, включая 50 лицензий клиентского доступа: 450 000₽

Стоимость внедрения DocSpace:

Конечная стоимость внедрения DocSpace зависит от нескольких факторов, таких как состояние бизнес-процессов в организации, готовность инфраструктуры, специальные навыки сотрудников и т.д. Для получения подробного расчета стоимости внедрения, рекомендуется обратиться к любому из партнеров DocSpace.

Пробный период

Пробный период сервиса DocSpace предоставляет следующие варианты для ознакомления с функциональностью:

1. Бесплатная демонстрация с персональным менеджером. Вам предоставляется возможность провести бесплатную демонстрацию системы с персональным менеджером. Это может быть осуществлено через платформы коммуникации, такие как Teams, Skype, Lync или Hangouts. В рамках данной демонстрации, вы сможете ознакомиться с основными функциональными возможностями системы, получить ответы на ваши вопросы и получить максимум информации за 20 минут. Вам не потребуется читать инструкции или изучать сценарии – мы предоставим быстрые ответы на ваши вопросы.

2. Доступ к демо-версии. После проведения консультации, мы предоставляем доступ к демо-версии системы. Этот этап позволяет вам самостоятельно ознакомиться с функциональностью в удобное для вас время. Вам будет доступен демо-стенд, где вы сможете изучить основные сценарии работы. Преимуществом этого этапа является возможность более глубокого погружения в систему. Однако для этого может потребоваться определенная квалификация и время на изучение сценариев работы. Следует отметить, что демонстрация доступна только в режиме одной департаментной роли, без возможности переключения к междепартаментным аккаунтам.

Регистрация в сервисе

Регистрация в сервисе DocSpace для ознакомления с его возможностями проходит следующим образом:

1. Перейдите на официальный сайт DocSpace по ссылке https://docspace.ru/.

2. На главной странице сайта есть раздел "Оставить заявку на консультацию с демонстрацией DocSpace".

3. В поле "Введите ваше имя" введите ваше имя.

4. В поле "Рабочий e-mail" введите ваш корпоративный адрес электронной почты.

5. В поле "Компания" введите название вашей организации.

6. В поле "Введите ваш телефон" введите ваш контактный телефон.

7. После заполнения всех необходимых полей, нажмите на кнопку "Отправить заявку".

8. Ваши данные будут переданы для обработки, и вы будете связаны с представителями DocSpace для дальнейшей консультации и демонстрации возможностей системы.

Оценка интерфейса и сложности сервиса

Интерфейс DocSpace спроектирован с учетом принципов интуитивности и удобства. Он обеспечивает пользователя всеми необходимыми инструментами для эффективного управления документами и автоматизации бизнес-процессов. Взаимодействие с системой осуществляется через понятные и легко доступные функции. Основные операции, такие как загрузка, поиск и сортировка документов, осуществляются без лишних усилий. Структура и расположение элементов интерфейса способствуют интуитивному восприятию пользователем.

Оценка интерфейса: 4.7 из 5 баллов.

Сложность использования DocSpace зависит от уровня технических навыков пользователя и знакомства с платформой Microsoft SharePoint. Для пользователей, уже знакомых с принципами работы в среде SharePoint, освоение DocSpace будет более быстрым и простым. Они смогут эффективно использовать функционал системы, осуществлять автоматизацию бизнес-процессов и управлять документами. Однако для новичков, не знакомых с SharePoint, может потребоваться дополнительное время для изучения функций и возможностей. В таких случаях, рекомендуется изучить доступные ресурсы и руководства по использованию DocSpace, чтобы быстрее овладеть его потенциалом.

Оценка сложности использования: 3.8 из 5 баллов.

Плюсы и минусы сервиса

Плюсы сервиса DocSpace:

1. Интеграция с Microsoft SharePoint. Базируясь на платформе Microsoft SharePoint, DocSpace обеспечивает плавную интеграцию с существующими решениями и инфраструктурой.

2. Эффективное управление документами. Сервис предоставляет мощные инструменты для управления документами, позволяя быстро находить, организовывать и совместно редактировать файлы.

3. Автоматизация бизнес-процессов. DocSpace позволяет автоматизировать сложные бизнес-процессы, ускоряя выполнение задач и сокращая человеческий фактор.

4. Совместная работа. Отличная поддержка коллаборации, обеспечивая командную работу над документами, задачами и проектами.

5. Модульность. DocSpace модульно настраивается, позволяя организациям внедрять только необходимые функции и масштабировать систему по мере роста бизнеса.

Минусы сервиса DocSpace:

1. Сложность для новичков. Для пользователей без опыта работы с Microsoft SharePoint или подобными системами, начальное освоение DocSpace может потребовать времени.

2. Стоимость. Внедрение и использование DocSpace может быть связано с дополнительными затратами на лицензии, настройку и обучение сотрудников.

3. Техническая поддержка. Как и для многих IT-решений, доступность и эффективность технической поддержки может варьироваться.