Как открыть ивент агентство [бизнес план с расчетами на 2024 год]

Ситуация на рынке

Сектор ивент-индустрии в России представляет собой динамично развивающийся сегмент услуговой экономики, который охватывает организацию и проведение различных мероприятий: от корпоративных встреч и конференций до свадеб и культурных событий. Ивент агентства играют ключевую роль в современном обществе, обеспечивая организацию и проведение мероприятий любого масштаба и уровня сложности. В условиях постоянно меняющегося рыночного ландшафта и растущих ожиданий клиентов ивент-индустрия остается востребованной и привлекательной сферой для предпринимательства и инвестиций.

Самую свежую и более подробную информацию про бизнес и все, что с ним связано, можно узнать из нашего Телеграм-канала.

Согласно исследованию, проведенному аналитическим центром "Активный бизнес", ивент-индустрия продолжает демонстрировать устойчивый рост и привлекательность для предпринимателей в России. Сфера охватывает различные виды мероприятий, включая корпоративные встречи, свадьбы, выставки, конференции и культурные события. По данным исследования, объем рынка ивент услуг в России превысил 100 миллиардов рублей в 2023 году, и ожидается его дальнейший рост на протяжении следующих лет. Исследования, проводимые в сфере ивент агентства, могут дать ценную информацию о его актуальности. Вот несколько общих выводов, которые могут быть сделаны на основе таких исследований:

Прибыльность: согласно отчету Росстата, за последние несколько лет отрасль ивент-услуг демонстрировала стабильный прирост выручки, превышающий средний уровень роста в экономике России. Это указывает на высокий спрос на услуги ивент-агентств со стороны корпоративных клиентов, частных лиц и государственных учреждений.

Актуальность:  согласно опросу, проведенному агентством "Маркетинговые исследования", более 70% россиян выражают интерес к участию в различных мероприятиях и событиях, что свидетельствует о широких возможностях для роста и развития бизнеса в данной сфере.

Исследования подтверждают актуальность, прибыльность и высокий интерес к сфере ивент-индустрии в России, что делает ее привлекательным сегментом для инвестиций и предпринимательства.

Средняя стоимость услуг ивент агентств в России для бизнес-мероприятий может быть приблизительно оценена в диапазоне от 200 000 до нескольких миллионов рублей. Эти цифры служат ориентиром для предприятий и компаний при планировании бюджета на организацию и проведение мероприятий, а также зависят от конкретных потребностей и предпочтений клиентов.

Открытие ивент агентства представляет собой перспективную идею бизнеса, обоснованную рядом важных факторов. Современное общество проявляет постоянный интерес к организации и участию в различных мероприятиях, начиная от корпоративных встреч и свадеб до культурных и деловых событий. Это создает стабильный и высокий спрос на услуги ивент-агентств, обеспечивая постоянный поток клиентов.

Открытие ивент агентства предоставляет возможность креативной реализации и предоставления уникальных и индивидуальных услуг, что позволяет выделиться на фоне конкурентов и привлечь новых клиентов.

Наконец, ивент бизнес предоставляет предпринимателям возможность работать в разнообразных областях, включая маркетинг, дизайн, логистику и развлекательную индустрию, что делает его привлекательным выбором для творческих и предприимчивых людей.

Описание бизнеса

Ивент агентство - это предприятие, специализирующееся на организации и проведении различных мероприятий для корпоративных клиентов, частных лиц, государственных учреждений и других заказчиков. Этот вид бизнеса предоставляет широкий спектр услуг, начиная от концептуального разработки мероприятия и выбора места его проведения до организации технического оснащения, декорирования, кейтеринга, развлекательной программы и координации всех аспектов события.

Ивент агентства работают над мероприятиями различного масштаба и типов: от корпоративных встреч, конференций, выставок и презентаций до свадеб, юбилеев, фестивалей и культурных мероприятий. Они ориентированы на удовлетворение потребностей клиентов, создание уникальных и запоминающихся событий, которые соответствуют целям и задачам заказчика.

Существует несколько разновидностей ивент агентств, включая:

• Корпоративные ивент агентства: специализируются на организации и проведении корпоративных мероприятий, таких как конференции, семинары, тренинги, выставки, презентации, корпоративные вечеринки и тимбилдинг-мероприятия.
• Свадебные ивент агентства: специализируются на организации и проведении свадебных церемоний и торжеств, включая планирование, декорирование, выбор места проведения, кейтеринг и развлекательную программу.
• Культурные ивент агентства: осуществляют организацию культурных мероприятий, таких как фестивали, выставки, концерты, театральные постановки, литературные вечера и другие события, связанные с искусством и культурой.
• Спортивные ивент агентства: специализируются на организации и проведении спортивных мероприятий, включая соревнования, турниры, марафоны, фитнес-мероприятия и другие события, связанные с физической активностью и спортом.

Каждое агентство может иметь свою уникальную специализацию или предлагать комплекс услуг для различных типов мероприятий и клиентов.

Целевая аудитория бизнеса ивент агентства включает в себя разнообразные группы клиентов с различными потребностями и целями. В число основных клиентов входят корпорации и компании, которые ищут профессиональную помощь в организации корпоративных мероприятий, таких как конференции, семинары, выставки, внутренние тренинги и тимбилдинги. Эти клиенты ценят качественное выполнение всех аспектов мероприятия, начиная от концепции и до координации деталей, чтобы достичь своих целей в области коммуникации, мотивации персонала и привлечения внимания к своим продуктам или услугам. Кроме того, свадебные клиенты также являются значимой частью целевой аудитории ивент агентств. Это молодожены, которые ищут профессиональную помощь в планировании и организации своего особого дня. Они ценят индивидуальный подход, креативные идеи, безупречную реализацию и внимание к каждой детали, чтобы создать уникальное и незабываемое свадебное торжество.

У бизнеса ивент агентства есть множество перспектив роста и возможностей для расширения. Некоторые из них включают:

• Расширение ассортимента услуг: ивент агентства могут расширить свою линейку услуг, добавив новые виды мероприятий или дополнительные услуги, такие как услуги по цифровому маркетингу, созданию видео-контента, организации онлайн-мероприятий и другие.
• Развитие региональных рынков: бизнесу ивент агентства предоставляется возможность расширения деятельности на другие регионы и города, чтобы привлечь новых клиентов и расширить свою клиентскую базу.
• Партнерство с другими организациями: установление стратегических партнерств с другими компаниями и организациями может помочь ивент агентству расширить свою клиентскую базу и предложить более широкий спектр услуг.
• Внедрение инновационных технологий: использование современных технологий и инструментов, таких как виртуальная и дополненная реальность, интерактивные приложения и платформы для онлайн-коммуникации, может помочь ивент агентству привлечь новых клиентов и организовать более эффективные и запоминающиеся мероприятия.

Эти перспективы роста и возможности расширения предоставляют бизнесу ивент агентства широкие возможности для увеличения доходов и укрепления позиций на рынке. 

 

Данный бизнес-план включает в себя детальные расчеты для Москвы и Калининграда, адаптируя стратегии ценообразования для охвата различных ценовых сегментов. Все приведенные в дальнейшем расчеты будут усредненными и ориентированными на открытие среднего ивент агентства.

Регистрация бизнеса

Регистрация ивент агентства является ключевым этапом для успешного запуска бизнеса в данной сфере. Она позволяет легально оформить деятельность предприятия, обеспечить защиту интересов и прав как предпринимателя, так и клиентов. Вот основные этапы этого процесса:

• Выбор формы предприятия и его регистрация: сначала следует определить форму предприятия (например, ИП или ООО) и зарегистрировать его в соответствии с законодательством России. Стоимость этого шага может варьироваться от 800 до 5 000 рублей в зависимости от региона и выбранной формы предприятия.
• Подготовка документов:

1. Заявление о государственной регистрации должно быть подготовлено с указанием всех необходимых сведений о предпринимателе или учредителях.
2. Устав ООО составляется с указанием основных положений организации и ее деятельности.
3. Паспортные данные учредителей и копии ИНН и СНИЛС необходимы для идентификации учредителей предприятия.
4. Договор аренды или собственности помещения и согласие на его использование в качестве юридического адреса подтверждают право на использование помещения для ведения бизнеса.

• Регистрация в налоговой инспекции: проводится бесплатно, но требует предоставления определенных документов, таких как заявление, выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, устав (при наличии), документы о выборе системы налогообложения и др.
• Открытие расчетного счета: стоимость зависит от выбранного банка и варьируется от 0 до 5000 рублей.
• Регистрация в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования: осуществляется бесплатно.
• Получение лицензий и разрешений: может варьироваться в зависимости от их типа и специфики вашей деятельности. От 5 000 до 50 000 рублей.
• Регистрация в торговом реестре: стоимость составляет примерно 2000-3000 рублей.

Итоговая сумма затрат на регистрацию ивент агентства может варьироваться в зависимости от ряда факторов, таких как юридические консультации, услуги регистрационных агентств, дополнительные требования региональных органов и т. д. Однако общая стоимость регистрации варьируется от 8 800 до 76 000 рублей.

При регистрации агентства существуют определенные нюансы и особенности, которые необходимо учитывать для успешного старта бизнеса. Для проведения некоторых видов мероприятий, таких как концерты, выставки, фестивали и другие мероприятия с участием массовой публики, может потребоваться получение специальных разрешений от местных органов власти, пожарной инспекции, санитарно-эпидемиологической службы и других регулирующих органов. Необходимо также учитывать, что для определенных видов услуг может потребоваться лицензирование или сертификация.

Для открытия ивент агентства важно определить соответствующие коды по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности (ОКВЭД), которые отражают основные виды услуг, предоставляемых вашим бизнесом. Основные коды ОКВЭД для ивент агентства могут включать следующие:

• 82.30 - организация выставочных мероприятий, конгрессов и ярмарок.
• 79.11 - деятельность агентств, организующих конгрессы, выставки, ярмарки и прочие деловые мероприятия.
• 90.03 - организация концертов, представлений и различных видов развлекательных мероприятий.

Итог: от 8 800 до 76 000 рублей.

Выбор локации

Перед тем, как приступать к поиску помещения для ивент агентства, важно определиться с типом этого бизнеса. Различные типы ивент агентств могут иметь разные потребности в помещении и требования к его расположению. Самым экономичным вариантом для начала может быть открытие культурного ивент агентства. Помещения для проведения культурных мероприятий могут быть более доступными и могут иметь более гибкие условия аренды по сравнению с помещениями для организации корпоративных мероприятий или свадебных торжеств. Кроме того, организация культурных мероприятий может требовать меньших инвестиций в оборудование и декорации, что также может сэкономить ваши расходы.

Выбор локации для ивент агентства - это важный стратегический шаг, который существенно влияет на успех бизнеса. Вот основные критерии, которые следует учитывать при выборе локации:

• Доступность и удобство: локация должна быть легко доступной для клиентов и удобной для посещения. Расположение в центре города или в районе с хорошо развитой инфраструктурой (транспортная доступность, парковки, общественный транспорт) может сделать ваше ивент агентство более привлекательным для клиентов.
• Размер и планировка помещения: помещение должно соответствовать вашим потребностям и предоставлять достаточно места для проведения мероприятий различного масштаба. Важно также учитывать планировку помещения и его адаптацию под потребности вашего бизнеса.
• Репутация района: локация вашего ивент агентства может повлиять на его репутацию и восприятие клиентами. Расположение в престижном районе или в деловом центре может создать впечатление надежности и профессионализма.
• Бюджет и арендная плата: стоимость аренды помещения является важным фактором при выборе локации. Необходимо учесть свои финансовые возможности и бюджет предприятия, чтобы избежать излишних расходов на аренду.
• Целевая аудитория: учитывайте предпочтения и потребности вашей целевой аудитории при выборе локации. Например, если ваша целевая аудитория - корпоративные клиенты, то локация в деловом центре или рядом с офисными зданиями может быть более подходящей.

Оптимальная площадь для небольшого ивент агентства может варьироваться в зависимости от его конкретных потребностей, числа сотрудников, типа организуемых мероприятий и других факторов. Однако для оценки примерной оптимальной площади можно рассмотреть следующие рекомендации:

• Москва: для небольшого ивент агентства в Москве, включающего офисные помещения и небольшое пространство для встреч с клиентами или проведения собраний, обычно рекомендуется выбирать площадь от 50 до 100 квадратных метров. Это может включать в себя несколько рабочих мест для сотрудников, переговорную комнату и возможно небольшое зону для организации презентаций и встреч с клиентами.
• Калининград: в Калининграде, где арендные ставки обычно ниже, оптимальная площадь для небольшого ивент агентства может быть чуть меньше, от 30 до 70 квадратных метров. Это также включает рабочие места для персонала, переговорную комнату и возможно небольшое пространство для встреч с клиентами.

Важно также учитывать распределение площади в помещении и его функциональность. Например, помимо рабочих зон и переговорных комнат, может потребоваться место для хранения документации, оборудования и декораций для мероприятий.

Для поиска помещения для ивент агентства в России можно воспользоваться следующими веб-сайтами и сервисами, специализирующимися на аренде коммерческой недвижимости:

• ЦИАН - один из крупнейших российских порталов по недвижимости, на котором можно найти широкий выбор офисных помещений и коммерческой недвижимости для аренды в различных регионах России, включая Москву и Калининград.
• Avito - популярный интернет-портал, предоставляющий возможность размещения объявлений о сдаче в аренду коммерческой недвижимости, включая офисы и торговые площади, в различных городах России.
• CRE.ru - специализированный ресурс, предоставляющий информацию о коммерческой недвижимости в России, включая офисные помещения, торговые и складские площади, а также здания для различных видов бизнеса.

В Москве стоимость аренды коммерческой недвижимости в центральных районах обычно достаточно высока и может значительно варьироваться в зависимости от конкретного района и площади помещения. В центральных районах столицы, таких как Центральный административный округ (ЦАО), Пресненский район, Арбат и другие, цены на аренду могут начинаться от 1 500 рублей за квадратный метр и достигать 6 000 рублей и более в месяц.

В Калининграде стоимость аренды коммерческой недвижимости обычно ниже, чем в Москве, и может варьироваться от примерно 300 до 3 000 рублей за квадратный метр в месяц.

Однако следует отметить, что указанные цены являются приблизительными и могут изменяться в зависимости от ряда факторов, таких как площадь помещения, состояние здания, этажность, а также предложенные условия аренды. Поэтому для получения более точной информации рекомендуется обращаться к агентам по недвижимости или владельцам торговых площадей.

Итог для Москвы: от 75 000 до 900 000 рублей. 

Итог для Калининграда: от 15 000 до 450 000 рублей. 

Ремонт и обустройство

После выбора локации ивент агентства необходимо провести ремонт помещения, чтобы создать комфортные и стильные рабочие условия. При условии, что помещение имеет чистовую отделку и требуется только дизайнерский ремонт, работы могут включать в себя:

• Покраска стен и потолков: обновление интерьера помещения путем покраски стен и потолков в выбранные цвета и оттенки. Стоимость покраски в Москве может варьироваться от 500 до 1 500 рублей за квадратный метр, в Калининграде - от 300 до 1 000 рублей за квадратный метр.
• Укладка напольного покрытия: установка нового напольного покрытия, такого как ламинат, линолеум или ковровое покрытие. Цены в Москве могут начинаться от 800 до 2 000 рублей за квадратный метр, в Калининграде - от 500 до 1 500 рублей за квадратный метр.
• Обновление освещения: установка декоративного и функционального освещения, включая потолочные светильники, настенные бра и подсветку. Стоимость установки освещения варьируется в зависимости от выбранных светильников и сложности монтажа.
• Декоративные элементы и отделка: добавление декоративных элементов, таких как обои, панели, плинтусы, а также отделка дверей и оконных проемов. Цены на декоративные работы могут варьироваться в зависимости от выбранных материалов и сложности работы.

Для ивент агентства цветовая гамма должна быть привлекательной, стильной и соответствующей общему имиджу бренда. Рекомендуемые цвета, которые могут подойти для оформления помещения ивент агентства, включают в себя:

• Сочные и яркие оттенки: яркие и насыщенные цвета, такие как темно-синий, бордовый, фиолетовый или смарагдовый, могут добавить энергии и индивидуальности в интерьер ивент агентства.
• Нейтральные и пастельные тона: пастельные оттенки, такие как бежевый, серый, светло-голубой или персиковый, могут создать атмосферу уюта и спокойствия, подходящую для рабочей обстановки.
• Контрастные комбинации: использование контрастных комбинаций цветов, например, сочетание черного и белого или ярких цветов с нейтральными оттенками, может придать интерьеру динамику и элегантность.

Цены на обои и краску для дизайнерского ремонта в Москве и Калининграде могут варьироваться в зависимости от выбранного бренда, качества материалов и дизайна. Вот примерные ценовые вилки:

• Обои:

Москва: от 500 до 2 500 рублей за рулон (10 метров) в зависимости от дизайна и качества материалов.

Калининград: от 300 до 1 500 рублей за рулон (10 метров) в зависимости от бренда и стиля.

• Краска:

Москва: от 500 до 2 000 рублей за литр в зависимости от типа краски (матовая, полуматовая, глянцевая) и бренда.

Калининград: от 300 до 1 500 рублей за литр в зависимости от выбранного производителя и типа краски.

Для отделки пола и потолка в ивент агентстве рекомендуется использовать строительные материалы, которые сочетают в себе качество, эстетичность и прочность. Вот несколько рекомендаций по выбору материалов и примерные ценовые вилки для Москвы и Калининграда:

• Пол:

Ламинат: ламинированные напольные покрытия обладают привлекательным внешним видом, прочностью и легкостью ухода. Цена в Москве может варьироваться от 800 до 2 500 рублей за квадратный метр, в Калининграде - от 500 до 1 500 рублей за квадратный метр.

Линолеум: экономичный и практичный материал, который доступен в широком ассортименте дизайна и цветовых решений. Цена в Москве начинается от 500 до 1 500 рублей за квадратный метр, в Калининграде - от 300 до 1 000 рублей за квадратный метр.

• Потолок:

Гипсокартонные системы: гипсокартонные потолки обеспечивают возможность создания различных дизайнерских решений и инсталляцию светильников и других элементов. Цена за установку в Москве может варьироваться от 800 до 2 000 рублей за квадратный метр, в Калининграде - от 500 до 1 500 рублей за квадратный метр.

Натяжные потолки: натяжные потолки позволяют создать ровную поверхность с высокой степенью отделки и встроенными осветительными приборами. Цена за установку в Москве может начинаться от 1 500 до 4 000 рублей за квадратный метр, в Калининграде - от 1 000 до 3 000 рублей за квадратный метр.

Общая оценка ремонтных работ для открытия ивент агентства в Москве может составить примерно от 350 000 до 1 050 000 рублей, а в Калининграде - примерно от 215 000 до 645 000 рублей на помещение площадью от 50 до 150 квадратных метров. Эти цифры включают в себя только стоимость ремонтных работ и не учитывают другие расходы, такие как аренда помещения, закупка оборудования и мебели, реклама и прочее.

Для ивент агентства необходимо подобрать мебель, которая сочетает в себе функциональность, комфорт и стиль, чтобы создать уютную и профессиональную обстановку. Вот перечень необходимой мебели с примерными вилками цен для Москвы и Калининграда:

Рабочие столы и стулья:

• Рабочий стол: от 8 000 до 25 000 рублей за штуку в Москве, от 5 000 до 15 000 рублей в Калининграде.
• Офисное кресло: от 10 000 до 35 000 рублей за штуку в Москве, от 7 000 до 20 000 рублей в Калининграде.

Встроенные шкафы и полки:

• Встроенный шкаф: от 20 000 до 70 000 рублей за штуку в Москве, от 15 000 до 50 000 рублей в Калининграде.
• Полки: от 5 000 до 20 000 рублей за штуку в Москве, от 3 000 до 15 000 рублей в Калининграде.

Встроенные стойки для оборудования:

• Встроенная стойка: от 15 000 до 50 000 рублей за штуку в Москве, от 10 000 до 35 000 рублей в Калининграде.

Приемные столы и кресла:

• Приемный стол: от 10 000 до 30 000 рублей за штуку в Москве, от 7 000 до 20 000 рублей в Калининграде.
• Приемное кресло: от 8 000 до 25 000 рублей за штуку в Москве, от 5 000 до 15 000 рублей в Калининграде.

Конференц-столы и кресла:

• Конференц-стол: от 15 000 до 50 000 рублей за штуку в Москве, от 10 000 до 35 000 рублей в Калининграде.
• Конференц-кресло: от 10 000 до 30 000 рублей за штуку в Москве, от 7 000 до 20 000 рублей в Калининграде.

Количество необходимой мебели для обустройства ивент агентства будет зависеть от площади помещения, его функционального назначения, а также от количества сотрудников и ожидаемого потока клиентов. Вот примерное количество каждого вида мебели для помещения ивент агентства площадью от 50 до 150 квадратных метров:

• Рабочие столы и стулья: 5-15 шт.
• Встроенные шкафы и полки: 3-10 шт.
• Встроенные стойки для оборудования: 1-3 шт.
• Приемные столы и кресла: 1-3 шт.
• Конференц-столы и кресла: 2-6 шт.

Цены указаны примерно и могут варьироваться в зависимости от качества материалов, дизайна, размеров и поставщика мебели. Общие затраты на мебель могут составить от 105 000 до 555 000 рублей для Москвы и от 41 000 до 375 000 рублей в случае рассмотрения города Калининград.

Итог для Москвы: от 347 000 до 2 460 000 рублей. 

Итог для Калининграда: от 161 000 до 1 645 000 рублей. 

Оборудование и расходные материалы

Закупка оборудования и расходных материалов для открытия ивент агентства является неотъемлемой частью процесса создания успешного бизнеса в этой сфере. Эффективный выбор оборудования и материалов играет ключевую роль в обеспечении качественного проведения мероприятий и удовлетворении потребностей клиентов. В этом вступлении мы рассмотрим важность правильного подхода к закупке, ключевые аспекты выбора оборудования и материалов, а также стратегии оптимизации расходов при старте ивент бизнеса.

Вот список примерных цен на необходимое оборудование: 

Аудиооборудование:

• Микрофоны: от 2000 до 15000 рублей за штуку.
• Акустические системы: от 10000 до 50000 рублей за комплект.

Видеооборудование:

• Видеокамеры: от 20000 до 200000 рублей за штуку.
• Проекторы: от 25000 до 150000 рублей.
• Экраны: от 5000 до 50000 рублей.

Освещение:

• Световое оборудование: от 5000 до 50000 рублей за элемент.
• Световые приборы: от 3000 до 30000 рублей за штуку.

Мебель и декор:

• Стулья и столы: от 2000 до 10000 рублей за единицу.
• Декоративные элементы: от 500 до 10000 рублей за предмет.

Прочее:

• Кабели, стойки, крепления и прочие аксессуары: от 500 до 10000 рублей в зависимости от типа и качества.

Стоимость расходных материалов также может варьироваться в зависимости от качества, количества и поставщика. Вот примерные вилки цен для расходных материалов, которые могут потребоваться при открытии ивент агентства в рублях:

Декоративные материалы:

• Цветочные композиции: от 1000 до 10000 рублей за композицию.
• Ткани для декора: от 500 до 5000 рублей за метр.

Декоративные элементы (шары, ленты и т. д.): от 100 до 5000 рублей за предмет.

• Рекламно-полиграфические материалы:
• Брошюры и листовки: от 500 до 5000 рублей за 100 штук.
• Баннеры: от 1000 до 10000 рублей за штуку.

Пищевые и напиточные продукты:

• Закуски и канапе: от 1000 до 10000 рублей за набор.
• Напитки (алкогольные и безалкогольные): от 1000 до 50000 рублей за партию.

Технические материалы:

• Батарейки, лампочки, скотч и прочие расходные материалы: от 100 до 5000 рублей за предмет в зависимости от типа и количества.

В общем первая закупка может варьироваться от 235 000 до 850 000 рублей.

Итог: от 235 000 до 850 000 рублей.

Поиск поставщиков

Поиск поставщиков играет ключевую роль в открытии ивент агентства, поскольку от выбора надежных и качественных поставщиков зависит успех каждого мероприятия. Эффективный поиск партнеров поставит ваше агентство на путь к профессиональному обслуживанию клиентов и созданию запоминающихся событий. В этом вступлении мы рассмотрим важность правильного подхода к выбору поставщиков, ключевые критерии оценки их работы, а также стратегии сотрудничества для достижения высоких стандартов качества и удовлетворения потребностей клиентов.

При выборе поставщика для ивент агентства важно обращать внимание на следующие аспекты:

• Качество продукции или услуг: поставщик должен предлагать товары или услуги высокого качества, соответствующие вашим стандартам и ожиданиям клиентов.
• Надежность и репутация: исследуйте репутацию поставщика, его опыт работы и отзывы клиентов. Надежные поставщики способствуют бесперебойной работе вашего агентства и довольным клиентам.
• Цены и условия сотрудничества: оцените конкурентоспособность цен поставщика и его гибкость в условиях оплаты и доставки. Важно найти баланс между качеством и стоимостью.
• Доступность и обслуживание: поставщик должен быть легко доступен для связи и готов оказывать необходимую поддержку. Обратите внимание на реакцию поставщика на ваши запросы и его готовность решать возникающие проблемы.
• Соответствие ценностям и стандартам: важно, чтобы поставщик разделял ваши ценности и стандарты в области качества, устойчивости и ответственности.

Вот где можно найти поставщика:

• Оптовые рынки и ярмарки: посещение оптовых рынков и ярмарок, специализирующихся ивент агентствах, может предоставить возможность найти разнообразных поставщиков и ознакомиться с их продукцией непосредственно.
• Онлайн-порталы и площадки: интернет предлагает широкий выбор онлайн-порталов и площадок, где можно найти поставщиков расходных материалов. Это могут быть специализированные торговые платформы, а также общие онлайн-рынки, такие как Alibaba, Amazon, eBay и т. д.
• Производители и дистрибьюторы: прямой контакт с производителями расходников или их дистрибьюторами может быть эффективным способом получить доступ к широкому ассортименту продукции и договориться о оптовых условиях закупки.
• Выставки и конференции: посещение специализированных выставок и конференций, посвященных ивент индустрии, может предоставить возможность установить контакты с различными поставщиками, узнать о новых тенденциях и обменяться опытом с другими участниками рынка.
• Рекомендации и референсы: общение с коллегами в индустрии, консультация с другими предпринимателями и чтение отзывов о поставщиках на различных форумах и социальных сетях могут помочь определиться с выбором надежных и качественных поставщиков.

Расходы на поиск поставщика и заключение договоров могут варьироваться от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч рублей, включая рекламные расходы, командировочные расходы, юридические услуги, административные издержки и стоимость образцов продукции. В некоторых случаях эти расходы могут превышать указанные суммы, особенно при особых требованиях или сложных процессах поиска и заключения договоров. Для получения точных цифр, соответствующих вашему конкретному случаю, рекомендуется обсудить условия и стоимость с юридическими специалистами или адвокатами. Это позволит учесть все нюансы и обеспечить эффективное проведение процесса поиска поставщиков и заключения договоров для вашего ивент агентства.

Итог для Москвы: от 20 000 до 100 000 рублей.

Итог для Калининграда: от 10 000 до 50 000 рублей.

Найм персонала и размер ФОТ

В отличие от многих других отраслей, ивент индустрия сильно зависит от качества персонала. Команда специалистов с опытом и талантом является ключевым фактором для создания запоминающихся и успешных мероприятий. В этом вступлении мы рассмотрим не только важность подбора квалифицированного персонала для ивент агентства, но и список сотрудников, необходимых для его отличного функционирования в Москве и Калининграде, включая их обязанности и средние заработные платы.

Список сотрудников и их обязанности:

Директор агентства: руководство бизнесом и стратегическое планирование. Организация работы команды. Заключение ключевых контрактов и переговоры с клиентами.

• Заработная плата в Москве: от 100 000 до 300 000 рублей в месяц.
• Заработная плата в Калининграде: от 80 000 до 200 000 рублей в месяц.

Менеджер по организации мероприятий: планирование и координация мероприятий. Взаимодействие с клиентами и поставщиками. Управление бюджетом и контроль сроков.

• Заработная плата в Москве: от 70 000 до 200 000 рублей в месяц.
• Заработная плата в Калининграде: от 50 000 до 150 000 рублей в месяц.

Дизайнер мероприятий: создание концепции и декора для мероприятий.Разработка декоративных элементов и оформление пространства. Взаимодействие с клиентами и менеджерами проектов.

• Заработная плата в Москве: от 60 000 до 150 000 рублей в месяц.
• Заработная плата в Калининграде: от 40 000 до 100 000 рублей в месяц.

Маркетолог: разработка и реализация маркетинговых стратегий. Продвижение бренда и агентства на рынке. Анализ рынка и конкурентов.

• Заработная плата в Москве: от 80 000 до 200 000 рублей в месяц.
• Заработная плата в Калининграде: от 60 000 до 150 000 рублей в месяц.

Ивент-координатор: организация работы на мероприятии. Контроль за выполнением плана и временных рамок. Взаимодействие с персоналом и поставщиками.

• Заработная плата в Москве: от 50 000 до 120 000 рублей в месяц.
• Заработная плата в Калининграде: от 40 000 до 100 000 рублей в месяц.

Общая вилка трат на ФОТ для ивент агентства может составить от 360 000 до 970 000 рублей в месяц для Москвы и от 270 000 до 700 000 рублей в месяц для Калининграда, в зависимости от конкретного состава персонала и их заработных плат.

При выборе персонала для ивент агентства следует обращать внимание на несколько ключевых аспектов. Профессиональные навыки и опыт работы играют важную роль, особенно в ивент сфере  и обслуживания клиентов. Коммуникативные навыки также важны, поскольку сотрудникам приходится обслуживать клиентов. Важно, чтобы персонал обладал профессиональной этикой, был вежливым и дружелюбным, предоставляя высокий уровень обслуживания. Гибкость и адаптивность также необходимы, учитывая переменные ситуации в ивент сфере. Некоторым сотрудникам может потребоваться знание технических аспектов, например, менеджеру по закупкам и снабжению. Что касается поиска сотрудников, вот некоторые источники:

• Поиск через профессиональные онлайн-платформы для поиска работы, такие как LinkedIn, HH.ru и Superjob.ru.
• Размещение вакансий на специализированных форумах, группах и социальных сетях, связанных с сферой ивентов.
• Рекомендации от коллег, партнеров и знакомых, которые могут знать подходящих кандидатов.

Итог для Москвы: от 360 000 до 970 000.

Итог для Калининграда: от 270 000 до 700 000.

Реклама и маркетинговая стратегия

Успешное продвижение бизнеса неразрывно связано с эффективной рекламой, которая играет ключевую роль в привлечении внимания к продукту или услуге, формировании имиджа компании и установлении связи с потенциальными клиентами. Без удачной и качественной рекламы, способной выделить бизнес среди конкурентов и привлечь целевую аудиторию, достижение успеха и роста бизнеса становятся затруднительными.

Для онлайн-продвижения ивент агентства с различными примерными стоимостями услуг можно использовать следующие методы:

Поисковая оптимизация (SEO): создание и оптимизация контента на сайте  ивент агентства ивент агентства с использованием ключевых слов, отражающих услуги. Анализ конкурентов и формирование стратегии оптимизации для увеличения видимости сайта в поисковых системах.

• Примерная стоимость: от 20 000 до 50 000 рублей в месяц в зависимости от объема работ и уровня конкуренции.

Контекстная реклама: создание и запуск рекламных кампаний в поисковых системах (Google Ads, Яндекс.Директ) с использованием ключевых запросов и фраз, связанных с  ивент агентством. Таргетирование рекламы на соответствующую аудиторию по интересам, поведенческим данным и географическому положению.

• Примерная стоимость: от 30 000 до 100 000 рублей в месяц в зависимости от объема рекламного бюджета и конкуренции на рынке.

Социальные сети и контент-маркетинг: создание и регулярное обновление профилей  ивент агентства в популярных социальных сетях с публикацией качественного контента: фотографии товаров, статьи, обзоры. Разработка и ведение контент-плана с учетом акций, скидок и сезонных предложений.

• Примерная стоимость: от 15 000 до 40 000 рублей в месяц в зависимости от объема контента и необходимости использования рекламных инструментов социальных сетей.

Email-маркетинг: создание и регулярная рассылка email-кампаний с информацией о новинках, акциях, скидках и специальных предложениях  ивент агентства. Персонализация сообщений и сегментация аудитории для более эффективного воздействия.

• Примерная стоимость: от 10 000 до 30 000 рублей в месяц в зависимости от объема рассылок и необходимости использования дополнительных инструментов для аналитики и сегментации.

Сайте ивент агентства: разработка, создание и поддержка  сайте ивент агентства с учетом удобства навигации, каталогизации товаров и оптимизации процесса оформления заказа.

• Примерная стоимость: от 50 000 до 200 000 рублей за разработку и от 20 000 до 50 000 рублей в месяц за поддержку и обновление сайта.

Оффлайн реклама:

Реклама наружного вида: размещение баннеров, вывесок и рекламных щитов у здания ивент агентства или на близлежащих улицах.

• Примерная стоимость: от 30 000 до 100 000 рублей в месяц в зависимости от размера и местоположения рекламной конструкции.

Распространение листовок и рекламных буклетов: печать и распространение листовок и буклетов с информацией о  ивент агентства и его акциях в районах с высокой проходимостью.

• Примерная стоимость: от 5 000 до 20 000 рублей в месяц в зависимости от тиража и объема распространения.

Мероприятия и акции в ивент агентсве: организация промо-акций, распродаж, дней скидок и других мероприятий для привлечения клиентов в  ивент агентство.

• Примерная стоимость: от 10 000 до 50 000 рублей за проведение акции, включая рекламные материалы и подарки клиентам.

Сотрудничество с местными СМИ и блогерами: проведение презентаций или медийных мероприятий для привлечения внимания местных СМИ и блогеров к агентству.

• Примерная стоимость: от 10 000 до 50 000 рублей за мероприятие, включая организацию и рекламные материалы.

Указанные примерные стоимости услуг могут изменяться в зависимости от конкретных условий, местоположения и требований заказчика.

Итог: от 150 000 до 840 000 рублей.

Финансовые показатели и прогнозы

Начальные инвестиции для Москвы будут рассчитаны исходя из средних значений по рынку:

• Регистрация бизнеса: 45 900 рублей.
• Аренда: 237 000 рублей.
• Обустройство локации: 1 645 500 рублей.
• Приобретение оборудования и расходников: 1 361 000 рублей.
• Взаимодействие с поставщиками: 50 500 рублей.
• Заработная плата: 500 000 рублей.
• Реклама и маркетинг: 470 000 рублей.
• Прочие расходы: 40 000 рублей.

Итог: 5 909 900 рублей.

Теперь, чтобы определить срок окупаемости, нужно подсчитать ежемесячные доходы и расходы, которые позволят выделить чистую прибыль, за счет которой будут окупаться инвестиции. Мы можем предоставить оценочные значения, опираясь на средние показатели стоимости оказания услуг. Предположим, что в среднем ивент агентство может обслужить 6 клиентов со стоимостью за услугу в размере 10 000 рублей.

• Ежемесячная выручка: 10 000 руб./услуга * 180 продаж = 1 800 000 руб.
• Ежемесячные расходы: 1 297 500 руб.
• Ежемесячная прибыль: 1 800 000 -  1 297 500= 502 500 руб.
• Годовая прибыль:  502 500 руб./месяц * 12 месяцев = 6 030 000 руб.

Срок окупаемости: ( 5 909 900 рублей / 6 030 000 руб. в год) ≈ около 10 месяцев.

Начальные инвестиции для Калининграда по среднерыночным значениям:

• Регистрация бизнеса: 25 400 рублей.
• Аренда: 190 500 рублей.
• Обустройство локации: 995 500 рублей.
• Приобретение оборудования и расходников: 1 000 700 рублей.
• Взаимодействие с поставщиками: 23 250 рублей.
• Заработная плата: 300 000 рублей.
• Реклама и маркетинг: 290 000 рублей.
• Прочие расходы: 25 000 рублей.

Итог: 2 900 350 рублей.

Теперь, чтобы определить срок окупаемости, нужно подсчитать ежемесячные доходы и расходы, которые позволят выделить чистую прибыль, за счет которой будут окупаться инвестиции. Мы можем предоставить оценочные значения, опираясь на средние показатели стоимости оказания услуг. Предположим, что в среднем ивент агентство может обслужить 5 клиентов со стоимостью за услугу в размере 7 500 рублей.

• Ежемесячная выручка: 7 500 руб./услуга * 150 продаж = 1 125 000 руб.
• Ежемесячные расходы: 854 150 руб.
• Ежемесячная прибыль: 1 125 000 -  854 150= 270 850 руб.
• Годовая прибыль:  270 850 руб./месяц * 12 месяцев = 3 250 200 руб.

Срок окупаемости: ( 2 900 350 рублей /3 250 200 руб. в год) ≈ около 9 месяцев.

Советы новичкам

Открытие ивент агентства представляет собой захватывающее предприятие с потенциалом для креативного развития и финансового успеха. Осуществление тщательного планирования, изучение рынка и конкурентоспособной среды, а также разработка уникального и инновационного подхода к проведению мероприятий, играют ключевую роль в достижении успеха в этой отрасли. Важно создать команду профессионалов, готовых воплощать в жизнь самые смелые идеи клиентов, обеспечивая высокое качество обслуживания и творческий подход к решению задач.