Fitbase - обзор функционала + плюсы и минусы

Fitbase - облачный сервис для управления фитнес-клубом и спортивной студией. На рынке с 2018 г.

Установка за 15 минут, не требует сервера и технического персонала. Брендированное приложение разрабатывается в течение 14 дней. Работает с телефона и компьютера при использовании интернета. Более 200 функций.

Более 450 фитнес-центров пользуются приложением. Сервис доступен в России и странах СНГ. Подойдет фитнес-студиям, фитнес-клубам, кроссфитам, студиям йоги, пилатеса и растяжки, тренажерного зала, школы танцев, единоборств, сайкла, бассейна, велнес-центра. Удобен для малого, среднего и большого бизнеса.

Функционал и преимущества

Личный кабинет. Внесение необходимой информации: названия клуба, добавление филиалов, действующие юридические лица, директора, телефон, полный адрес клуба для отображения в мобильном приложении, часовой пояс. Настраивается используемая валюта, добавляются фотографии, сертификаты.

CRM-система:

• База клиентов со всей важной информацией об активных услугах, посещениях, платежах и коммуникациях. Поля, обязательные для заполнения: фамилия, имя, пол, номер телефона, рекламный источник и менеджер. Расширенная версия анкеты позволит добавить фото, город, место учебы или работы, паспортные данные, дополнительные номера телефонов и ссылки на соцсети, а также родственников, которые занимаются в клубе. Возможно указание ответственного лица, формирование тегов.
• Сбор заявок из разных каналов рекламы (сайт, социальные сети, мессенджеры). Сохранение истории всех заявок (коммуникации и покупки).
• Общение с клиентами из карточки клиента (сообщения, электронная почта, телефония).
• Возможность ведения нескольких филиалов, офисов. Добавление залов. Настройка направлений занятий (тренировки, семинары, открытые уроки, соревнования). Удобное цветовое оформление.

Задачи:

• Гибкое управление задачами (абонементы и пакеты услуг). Ограничение посещений. Индивидуальные и групповые тренировки. Разовые и постоянные услуги. Абонементы: студийная, клубная и корпоративная карты. Использование карточки родителя для данных о ребенка (семейный аккаунт).
• Продажа товаров (наименование, состав, цена для продажи).
• Календарь расписания. Помещение расписания для самостоятельной записи клиентов. Полная информация о каждом занятии: описание направления, количество доступных мест, предупреждение об отмене или замене тренера. Контроль посещений. Корректировка объема посетителей.

• Онлайн-запись. Выбор времени посещения в два клика. Использование для входа штрих-кодов, электронных карт, браслетов, СКУД. Вход в помещение по приложению.

• Воронка продаж. Автоматическое присвоение статусов. Попадание в воронку продаж клиентов, которых нет в базе. Автоматические задачи и действия формируются на базе шаблонов: окончание абонемента, начало занятий, платеж по рассрочке, начисление кешбэка и списание тренировок с абонемента. Возможность массовых действий.

• Виджет онлайн-записи. Расписание для сайта и социальных сетей. Лист ожидания записавшихся.

Сообщения. Рассылки и push-уведомления. Напоминания о предстоящих занятиях, рассылки, бонусы, поздравления с днем рождения и т.д.

Мобильное приложение для клиента:

• Брендированное, с логотипом и цветовой гаммой организации пользователя.

• Возможность самостоятельной записи, детальный просмотр абонемента и его оплата, групповые и индивидуальные занятия, аналитика посещений, заморозка посещений, просмотр срока окончания абонемента, тренеров и их специализаций и т.д.

• Фильтры для удобного поиска нужного занятия: по времени, направлению и тренеру. Доступные бонусы и депозит. Оценка работы тренера. Push-уведомления (начало занятий, новости, акции и т.д.).

• Реферальные ссылки для приглашения друзей. Отправление приглашения доступно через любую установленную на телефон социальную сеть.

Оплата, система лояльности:

• Разные типы оплат и начисление бонусов, скидок, промокодов, депозитов, кэшбеков (автоматическое и ручное начисление). Акции “Приведи друга”. Формат начисления бонусов: проценты и фиксированная сумма. Настройка длительности бонуса.
• Онлайн-оплата. Оплата полностью, в рассрочку, кредит, неполная. Комбинированная оплата. Возврат. Отправление электронных чеков по sms.
• Добавление виртуальной кассы, фискального кассового аппарата, принтера чеков. Время открытия и закрытия смены.
• Автосписание услуг. Доходы фиксируются автоматически при продаже абонементов, услуг и товаров. Возможность внесения расходов вручную.

Документация. Печать договоров, контрактов. Загрузка шаблонов.

Взаимодействие с сотрудниками:

• Контроль работы, графики рабочего времени и дежурств. Автоматический расчет заработной платы.
• Личный кабинет тренера: график работы, отметки посещений, запись на персональные и групповые занятия.
• Мобильное приложение для тренеров. Вход по номеру телефона. Уведомления. Список клиентов с подробной информацией (фотографии, комментарии, услуги). Запись на персональные тренировки. Назначение графика работы. Статусы клиентов (посещено, пропущено и т.д.).

Складской учет. База складов, товаров и поставщиков. Учет и продажа товаров. Штрих-коды для оприходования и списания. Партии товаров. Возможность ведения нескольких складов и перемещение между ними. В планах инвентаризация и учет составных товаров. Комментарии к поставкам и другим действиям.

Аналитика:

• Числовые и графические данные. На главном экране показатели общие: выручка, расходы, клиенты (новые и открытые), количество установленных приложений, абонементы, посещение, задолженность, продажи сотрудников (средний чек).
• Финансовый учет (детальный, сводный, по категориям).Статистика продаж, финансовые планы, внесение доходов и расходов, движений денежных средств в кассе, контроль задолженности, рассрочкам в режиме онлайн. Планирование финансовых целей. Z-отчет (длинный чек с отчетом по всем операциям фискального кассового аппарата), X-отчет.

• Оперативная аналитика. Отчет по загруженности (по дням, часам). Отчет по клиентам (принадлежность к определенному полу, количеству посещений, продлениям абонементов и услуг, дням рождениям, рекомендациям, возрасту), менеджерам (задачи, количество звонков), сотрудникам (проведенные услуги, тренировки). Маркетинговый отчет (источники рекламных кампаний, рассылки, купоны). Просмотр каждой услуги из отчета. Выгрузка данных в Excel.

Безопасность:

• Соответствие ФЗ-54.
• Система ролей и ограничение прав доступа: управляющий, администратор, менеджер, кассир, тренер.

Техническая помощь. Перенос информации в личный кабинет, помощь с первичными настройками. Техническая помощь: ответы в чате 24/7 в рабочее время. База знаний, видео-инструкции.

Доступно мобильное приложение для Android и iOS.

Воронка продаж

Сервис поддерживает воронку продаж. Настройка статуса после попадания карточки клиента в базу. Сервис поддерживает статусы: новый, потенциальный, открыт, закрыт, заблокирован. Доступны шаблоны для редактирования и настройки этапов воронки. Предлагаются следующие этапы:

• Неразобранные. Клиенты, которые только попали в базу. В разделе собирается информация о новых клиентах, которые проявили интерес к клубу или студии.
• Первичный контакт. Клиенты посещают пробную тренировку или покупают продукт.
• Повторная заявка. Ведение клиента на постоянной основе.
• Нет ответа. Клиенты, не проявляющие дальнейшего интереса.

Интерфейс и сложности работы

Приятное оформление приложения для смартфонов, но десктопная версия выглядит сырой. Оценка 3/5.

Опыт работы в иных системах будет полезен, но не обязателен. Оценка 4/5.

Интеграции:

• Социальные сети: ВКонтакте, Telegram, WhatsApp, Viber.
• Бухгалтерия: 1С: Бухгалтерия.
• CRM: AmoCRM.
• Связь: ZOOM, Intellect Dialog, Wazzup, OnlinePBX, SMSint, Smsc.
• Касса, оплата: Атол, Штрих-М, CloudPayments, Tilda.

Оплата и тарифы

Пробный период 7 дней. Бесплатного тарифа нет. Стоимость услуг зависит от количества действующих клиентов, подключенного мобильного приложения и срока подключения сервиса. Часто действуют бонусы (акции) - при оплате до определенного периода бесплатное пользование мобильным приложением в течении длительного времени. Возможна оплата в рублях. Тарифы:

• CRM-система и учет. 2 года - 1 590 руб. в мес.; 1 год - 1 990 руб. в мес.; 3 мес. - 2 990 руб. в мес.; 1 мес. - 4 990 руб. Оплата за весь срок пользования.
• CRM-система и учет + мобильное приложение для клиентов. 2 года - 2 856 руб. в мес.; 1 год - 3 573 руб. в мес.; 3 мес. или 1 мес. не рассматриваются.
• CRM-система и учет + мобильное приложение для тренеров. 2 года - 2 189 руб. в мес.; 1 год - 2 739 руб. в мес.; 3 мес. или 1 мес. не рассматриваются.
• CRM-система и учет + мобильное приложение для клиентов + мобильное приложение для тренеров. 2 года - 3 455 руб. в мес.; 1 год - 4 322 руб. в мес.; 3 мес. или 1 мес. не рассматриваются.

Финансовая гарантия при приобретении подписки на год - возврат денег при понимании, что система не подходит. Скидка до 40% для сетевых проектов и франшиз.