Frontdesk24 - обзор функционала + плюсы и минусы

Frontdesk24 - российская облачная CRM-система для автоматизации процесса управления гостиничным бизнесом.

Работают с 2013 г., центральный офис находится в Москве. Работают в партнерстве с лучшими компаниями индустрии гостеприимства и IT, известными российскими туроператорами. Подойдет для малого, среднего и крупного бизнеса, госкомпаний.

Предоставляются решения для отелей, апартаментов, хостелов, общежитий, санаториев, сети отелей. Позволяет вести автоматическое бронирование клиентов, отслеживать статус заселения, контролировать оплату, анализировать работу гостиничного сервиса.

Более 1 200 пользователей в России и странах СНГ. Доступна в любой точки мира. Запуск в течение 12 часов максимум. Для работы требуется доступ к интернету.

Функционал и преимущества.

1. База данных клиента.

2. Запись клиентов и задачи.

• Интерактивная шахматка для записи клиентов. Продажа номеров, койко-мест (для хостелов и санаториев). Посуточное и почасовое бронирование. Автоматическое обновление тарифов и наличия во всех каналах продаж. Цветная маркировка по статусности, иконка канала продаж, иконка процесса заселения и оплаты. Каждый статус кликабелен для просмотра более детальной информации. Номера в шахматке возможно упорядочить в любом порядке. Фильтрация по категории, корпусу и этажу для удобства просмотра. Загрузка отфильтрованных данных в Excel.

• Экран свободные места показывает количество свободных мест на каждую дату.

• Карточка бронирования показывает параметры проживания гостя (сроки, время заселения и выбытия, договор, статус и т.д.), возможна для изменения и корректировки данных, переселения в другой номер и пр. Функция группового бронирования.

• Экран ресепшен со списками гостей и поручениями. При вводе фамилии, имени и отчества гостя программа сама находит его в клиентской базе и применяет персональную скидку. Показ особенностей гостя (“нежелательный гость”). Сканер паспортов. Возможность добавления печатных форм. Шаблоны.

• Модуль онлайн-бронирования. Сервис дает возможность прямого бронирования с сайта, комиссия за переход не взимается. Дизайн оптимизирован под мобильные устройства. Простое управление стилями для изменения внешнего вида под дизайн сайта. Мультиязычность и мультивалютность при заказе номеров через интернет. Система оплаты встроена в предоставление данной функции. Пользователь сам определяет размер и срок предоплаты. При невозможности оплатить номер в указанный срок система автоматически возвращает номер в доступный для бронирования. Все заказы с сервиса автоматически попадают в шахматку, благодаря чему происходит пересчет наличия номеров и обновление во всех системах бронированиях, подключенных к ченнел менеджеру, на сайте и для продажи на стойке. Размещение в модуле бронирования фотографий и видео. Возможность ограничения продаж в онлайне по выбранным тарифам на определенные даты. При отсутствии номеров гость увидит в модуле альтернативные варианты.

• Создание сайта для отеля. Помогает получать прямые бронирования без необходимости отдавать до 25% комиссии агрегаторам. Собственный сайт избавляет от угрозы демпинга и избавиться от рисков потерять с клиентов при работе с агрегаторами.

• Сервис позволяет видеть состояние номера и автоматически формировать задания на уборку. Для горничных есть возможность через смартфон видеть номера, требующие уборки, проставлять статус номера без обращения в СПиР.

• Получение возможности бронирования из более, чем 40 самых актуальных каналов. Наличие номеров и тарифы всегда синхронизированы с площадками OTA. Если номер забронирован на одной из площадок, ченнел менеджер автоматически обновит наличие на всех остальных. Стоимость цен изменяется на всех площадках одновременно.

3. Оборудование.

• Электронные замки. Поддерживаются замки QControl Locks, Адель, BonWin, HSU (HotelStartUp), IronLogic, Kaba, Onity, Orbita, OZLocks, TESA. Список поддерживаемых замков постоянно пополняется.
• Фискальные регистраторы Штрих-М, Атол, MStar TK, Datecs, Экселлио и другие.
• Терминалы торгового эквайринга Сбербанк и Verifone. Терминалы селф-чекина.
• Турникеты ЭНТ и Sigur.
• Сканеры паспортов Regula. Сканеры штрих-кодов.
• Системы WiFi авторизации: WiFi Systems, HotWiFi, Global Hotspot, ConnectOne.

4. Документация.

• Шаблоны документов. Возможность корректировки данных. Регистрация договоров. Генератор любых печатных форм (акт выполненных работ, справка о пребывании в отеле, счет для групповых броней, возврат и т.д.).
• Обмен данными для поддержки программ, которые передают данные о регистрации гостей в МВД.

5. Коммуникации.

• Автоматическая рассылка E-mail и sms-уведомлений при онлайн-бронировании. Отправляются гостям при бронировании, до и после оплаты. Отправляется уведомление перед заездом и анкета гостя после возвращения.
• Возможность отправления гостям поздравления с днем рождения. Шаблоны писем и sms можно настроить самостоятельно.
• Чат-бот с возможностью показывать список грязных номеров, отмечать номер как убранный, делать начисления: за покупки в баре, порчу имущества и т.д.

6. Оплата.

• Настройка цен. Создание акций для раннего бронирования или last-minute и выдачи промокодов своим подписчикам. Создание разных тарифов для разных каналов.

• Поддерживается оплата всеми видами карт, через СБП и при помощи QR-кода для оплаты с расчетного счета (например, через Сбербанк.Онлайн). Уведомление об оплате пользователь получит сразу же и сможете увидеть в карточке бронирования.
• Безопасность процесса оплаты подтверждена сертификатом PCI DSS процессингового центра.
• Модуль бронирования предложит гостю оплатить через QR-код. Комиссия по таким платежам составляет 0%.
• Возможность использования API платежного шлюза сервиса, чтобы подключить любую другую платежную систему или шлюз интернет-эквайринга банка пользователя.
• Сервис позволяет одним кликом мыши выставить счет за бронирование юридическому лицу.

7. Складской учет.

• Модуль “Склад и продажа товаров” позволяет автоматизировать учет и реализацию сувениров, печатной продукции, продуктов и других позиций.
• Видимость остатков на складе в режиме реального времени.
• Актуальное наличие на складе, поставки на склад, списание, перемещение. Возможность автоматически списывать со склада товар при продаже гостям.
• Поддержка нескольких складов.

8. Аналитика.

• Модуль управленческой отчетности. Удобный конструктор для создания собственных отчетов и печатных форм.
• RevPAR и ADR. Загрузка номерного фонда. Финансовая отчетность. Выручка, доходы и расходы отеля. Отчеты по продажам. Анализ работы каналов 0 источники бронирований, комиссии и т.д.

• Результаты уборки за любой период доступны в отчете.
• Просмотр истории продаж.

9. Безопасность.

• Стандарт безопасности PCI DSS 3.0. Применение технологии шифрования SSL.
• Гибкая настройка прав доступа. Только пользователь и руководство может изменять тарифы компании, переносить брони и т.д.

10. Техническая поддержка.

• Связь по телефону круглосуточно.
• Электронная почта. Живой чат поддержки.
• Помощь с внедрением модуля на бронирования на сайт. Документация в базе знаний.

Интеграции:

• Бухгалтерия: 1С.
• Контроль: ЕСРГ, Скала-ЕПГУ, Контур, СПК Радиус, госуслуги, СБИС, ГКУ Мосбезопасность.
• Оплата: PayKeeper, Uniteller, Appex, Cloudpayments, Hotelcash, Pay.Travel, Сбербанк.
• Оборудование: ЭНТ, Sigur, Adel, Bonwin, KABA, Onity, Invend.
• CMS и конструкторы сайтов: WIX, Tilda, Drupal, Wordpress
• CRM: Ресторанная система IIKO, AmoCRM.
• Аналитика: Яндекс.Метрика.
• Социальные сети: Facebook, Instagram, VK.

Воронки продаж нет. Не доступна версия для Android и iOS.

Интерфейс и сложности работы.

• Интерфейс слегка перегружен, но быстро осваивается. Оценка 4/5.
• Сложностей в работе не возникает. Оценка 5/5.

Плюсы и минусы.

Среди минусов стоит выделить большую стоимость функционала тарифа. Отсутствуют мобильные приложения для телефона. Нет push-уведомлений на телефон о регистрации новых посетителей.

Оплата и тарифы.

Демо-доступ к полному функционалу системы длительностью 14 дней. Бесплатного тарифа нет. Сервис содержит калькулятор стоимости для удобного расчета тарифа. Стоимость зависит от количества номеров и включенного функционала. При оплате на 12 месяцев предоставляется скидка.

Оплата в рублях, по безналичному расчету (для этого необходимо выставить счет в личном кабинете и оплатить его) или банковской картой онлайн (Visa или Mastercard).

Функционал тарифа (до 10 человек):

1. Базовая комплектация PMS - от 500 руб./мес. Включает в себя шахматку, клиентскую базу, поддержку разных единиц размещения (номер или место), тарифы и цены, управление поручениями персоналу, ресепшен (заселение и выселение), управленческую отчетность, конструктор печатных форм, формы для МВД (РФ и иностранцы), автоматическую выгрузку данных в МВД, подключение кассы, управление расходами отеля, сетью отелей, сетью квартир или апартаментов.
2. Готовый сайт - от 1 500 руб./мес. Дизайн, адаптированный под мобильные устройства. Легкая система управления контентом.
3. Модуль онлайн-бронирования для сайта - 650 руб./мес. Позволяет гостям смотреть фотографии и описания номеров, проверять наличие мест на нужные даты, рассчитать цену своего отдыха и оформить заказ, который видно в шахматке.
4. Channel manager - 1 560 руб./мес. Позволяет автоматически продавать номера через 40 и более площадок онлайн-бронирования.
5. Почасовая оплата - 1 300 руб./мес. Дает возможность оформлять бронирования по часам и указывать тарифы за час или несколько часов. Специальный режим в шахматке для таких бронирований.
6. Платежный модуль для сайта - 1,6-3% от принятых платежей. Позволяет на сайте принимать оплату пластиковыми картами. Можно задавать разный процент предоплаты в зависимости от тарифа. Автоаннуляция неоплаченных в срок бронирований.
7. Электронные замки - 910 руб./мес. Дает возможность записывать и читать карты электронных замков.
8. Интеграция с ресторанными системами IIKO и R_Keeper - 650 руб./мес. Позволяет закрыть заказ на номер, создав начисление в карточке бронирования. В результате гость может расплачиваться за кафе или ресторан в гостинице при выезде (или любой другой удобный момент).
9. Склад - 1 040 руб./мес. Дает возможность вести несколько складов.
10. Обмен данными с 1С -  1 560 руб./мес. Создает в 1С документы реализации проживания, дополнительных услуг, ПКО, оплату картой, счета и акты (на выбор) на основании информации о бронированиях и платежах во Frontdesk24.
11. Интеграция с amoCRM - 1 560 руб./мес. Двусторонняя интеграция с amoCRM. Автоматическое создание клиентов, создание сделок.
12. Интерфейс со сканером паспортов Regula - 1 560 руб./мес. Интерфейс с системой сканирования и распознавания паспортных данных.