Как уменьшить списания в кафе: что нужно учесть ещё при разработке меню

Прибыль кафе теряется не только из-за высокой закупочной цены или слабых продаж. Иногда деньги остаются в холодильнике в виде продуктов, которые закупили, но не успели использовать. Часть портится, часть заготовок оказывается лишней, какие-то ингредиенты нужны для одной непопулярной позиции и постепенно уходят в списание.

На такие потери можно влиять. Причём работа начинается не в тот момент, когда администратор оформляет очередное списание, а намного раньше — при составлении меню, выборе продуктов и планировании закупок.

Мы много работаем с меню и экономикой заведений и рекомендуем смотреть на каждый ингредиент сразу с двух сторон. Первая — нужен ли он гостю в конкретном блюде. Вторая — насколько удобно бизнесу закупать, хранить и использовать этот продукт.

Разберём, как связаны меню и отходность, почему один ингредиент выгодно использовать в нескольких позициях и какие показатели стоит контролировать владельцу кафе.

Списания — это продукты, за которые кафе уже заплатило

Само слово «отходы» может немного уводить от сути. Для бизнеса важнее не то, сколько килограммов оказалось невостребованным, а сколько денег было на это потрачено.

В потери могут попадать просроченные продукты, испорченные ингредиенты, лишние заготовки, ошибки при приготовлении, возвраты и другие продукты, которые закупили, но не смогли использовать в проданных блюдах.

Поэтому два одинаковых по весу списания могут совершенно по-разному влиять на результат. Несколько килограммов недорогих овощей и столько же лосося — совсем разные суммы.

Мы рекомендуем как минимум считать списания в рублях и смотреть, какую долю они занимают в общей стоимости закупок. Тогда проблема становится гораздо понятнее.

Как 30% food cost могут фактически превратиться в 35%

Представим кафе с выручкой 100 000 ₽ за определённый период. На приготовление проданных блюд по техкартам ушло продуктов на 30 000 ₽. Получаем food cost 30%.

На этом расчёт часто заканчивается.

Но предположим, что за тот же период ещё 5 000 ₽ продуктов пришлось списать. Они не вошли в проданные блюда, но кафе уже заплатило за них поставщикам.

Получается, что на продукты фактически было потрачено 35 000 ₽ при тех же 100 000 ₽ выручки.

Это упрощённый пример, но он хорошо показывает сам принцип: списание не приносит выручку, однако деньги на него бизнес уже потратил.

Поэтому рост продуктовых расходов стоит проверять не только через закупочные цены и себестоимость блюд. Иногда часть проблемы находится в остатках.

Риск списания можно заложить ещё при создании блюда

Представим, что для новой позиции потребовался отдельный скоропортящийся ингредиент. В остальных блюдах его нет.

Пока новинка продаётся по плану, продукт нормально расходуется. Если продажи снизятся, использовать оставшуюся упаковку будет негде. Кафе оказывается полностью зависимо от спроса на одно блюдо.

Теперь другой вариант. Основной ингредиент новой позиции уже используется в нескольких блюдах. Если новинка продаётся хуже прогноза, продукт продолжает уходить через остальное меню.

В ресторанном бизнесе такой подход часто называют кросс-использованием ингредиентов. Сам принцип гораздо проще термина:

-один продукт — несколько вариантов его продать.

Мы считаем эту логику особенно полезной для дорогих и скоропортящихся продуктов.

Один ингредиент может приносить выручку разными способами

Возьмём лосось. Можно создать один ролл с лососем и закупать продукт именно под него. Но можно использовать этот же ингредиент в нескольких холодных и горячих роллах, суши, небольших роллах и других категориях.

То же самое работает с креветкой. Она может одновременно использоваться в роллах, WOK, супах и горячих блюдах.

У курицы возможностей ещё больше: роллы, лапша, супы, пицца и другие позиции.

Такую логику мы, в частности, используем при работе с ассортиментом Суши Love. Для бизнеса важна не только каждая позиция сама по себе, но и связи между блюдами через общие ингредиенты.

Если один продукт расходуется сразу через несколько категорий, падение спроса на отдельное блюдо уже не останавливает его движение полностью.

Это не означает, что списаний не будет вообще. На них также влияют закупки, прогнозирование спроса, сроки хранения, соблюдение технологии и объём заготовок. Но меню с несколькими сценариями использования продукта даёт кухне больше возможностей управлять остатками.

Почему большое количество уникальных продуктов усложняет бизнес

У каждого нового SKU есть своя небольшая операционная цена, которую легко не заметить.

Продукт нужно заказать, принять, проверить, разместить на складе, промаркировать, контролировать срок годности и учитывать при инвентаризации. Если он требует отдельной заготовки, добавляется ещё одна операция на кухне.

Когда таких ингредиентов становится много, растёт не только вероятность списаний. Сложнее становится сама система закупок и хранения.

Особенно внимательно мы советуем относиться к продуктам, которые одновременно дорого стоят, быстро портятся и используются в небольшом количестве блюд. Если продажи этих позиций нестабильны, запас может оборачиваться слишком медленно.

Поэтому при разработке меню важно оценивать не только себестоимость отдельного блюда, но и то, какую дополнительную нагрузку его состав создаёт для всей кухни.

Как найти продукты, которые создают лишние списания

Для первого анализа сложная программа не требуется. Можно выгрузить ингредиенты и посмотреть по каждому несколько параметров: сколько блюд его используют, как продаются эти блюда, сколько стоит закупка, какой срок хранения у продукта и сколько его списывается.

После этого становятся заметны кандидаты на проверку.

Допустим, продукт используется в одном блюде. Блюдо заказывают редко. Сам ингредиент дорогой, хранится недолго, а поставщик продаёт его упаковкой, которой хватает намного больше чем на несколько заказов.

Это уже повод разобраться в экономике позиции.

Другой продукт может стоить ещё дороже, но использоваться в десяти популярных блюдах и практически не списываться. В таком случае высокая закупочная цена сама по себе не является проблемой.

Поэтому анализировать ингредиенты нужно не по одному признаку, а по сочетанию нескольких.

Плохо продающееся блюдо может стоить дороже, чем кажется

Есть ещё одна ситуация, которую легко пропустить при обычном анализе меню.

Предположим, блюдо продаётся редко, но его себестоимость выглядит нормальной. Каждая отдельная продажа приносит положительную маржу, поэтому позицию оставляют.

Однако специально для этого блюда закупается ингредиент, который больше нигде не используется. Половина упаковки регулярно остаётся и списывается.

В технологической карте конкретного блюда этих потерь может быть не видно. Но для бизнеса они вполне реальны.

Поэтому слабые позиции стоит оценивать вместе с ингредиентами, которые приходится держать ради них.

Особенно тревожная комбинация выглядит так:

низкие продажи + отдельный скоропортящийся продукт + регулярные остатки.

В таком случае можно пересмотреть рецепт, найти продукту второе применение, изменить закупочную упаковку или отказаться от самой позиции.

Но уникальные ингредиенты не нужно запрещать

Кросс-использование — полезный принцип, но превращать его в жёсткое правило не стоит.

У кафе вполне может быть фирменное блюдо с уникальным ингредиентом. Если позиция хорошо продаётся, приносит прибыль и продукт нормально оборачивается, никаких проблем нет.

Иногда именно такие блюда и создают отличие от конкурентов.

Поэтому мы не предлагаем оценивать меню по правилу «каждый продукт обязан использоваться минимум в пяти позициях». Гораздо полезнее задать вопрос: оправдывает ли результат необходимость закупать и хранить этот ингредиент?

Если да, оставляем. Если нет, ищем более рациональный вариант.

Новое блюдо стоит проверять ещё до запуска

Работу со списаниями можно начинать до того, как первая партия новой позиции попадёт гостям.

Когда разрабатывается новинка, полезно сразу посмотреть, какие новые продукты придётся добавить на склад. Если из пяти ингредиентов четыре уже закупаются для действующего меню, запуск будет проще.

Если же ради одного блюда появляются три новых скоропортящихся продукта, стоит посчитать риски заранее.

Мы рекомендуем проверить срок хранения, минимальную закупочную партию, прогноз продаж и возможность использовать остаток в других позициях. Полезно сразу представить и негативный сценарий: продажи оказались в два раза ниже прогноза — куда пойдёт оставшийся продукт?

Если ответа нет, после запуска он, скорее всего, окажется проблемой кухни.

Не количество блюд определяет сложность меню

Большое меню часто считают сложным автоматически, однако количество позиций само по себе мало о чём говорит.

Представим ассортимент из 50 блюд, значительная часть которых собирается вокруг общей продуктовой базы. Основные ингредиенты повторяются, а разнообразие создаётся сочетаниями, соусами и способами приготовления.

Теперь возьмём 30 блюд, для которых требуется 60 разных ингредиентов, причём многие используются только один раз.

Первое меню может оказаться проще для закупок и склада, хотя для гостя оно выглядит значительно шире.

Именно поэтому мы рекомендуем периодически считать не только количество блюд, но и число уникальных продуктов. Отдельно стоит выделять ингредиенты с одним сценарием применения.

Причину каждого списания нужно понимать

Есть большая разница между двумя сообщениями:

«За месяц списали продуктов на 40 000 ₽».

И:

«Из 40 000 ₽ списаний 18 000 ₽ пришлись на просрочку, 12 000 ₽ — на лишние заготовки, остальное — на ошибки приготовления и другие причины».

Первая цифра показывает проблему. Вторая уже подсказывает, что делать.

Если основная часть потерь приходится на просрочку, нужно смотреть на объёмы закупок, оборачиваемость и меню. Если остаются заготовки — корректировать план производства. Если регулярно возникают ошибки приготовления — проверять технологию и обучение команды.

Поэтому одной общей суммы недостаточно. Списание лучше сразу относить к конкретной причине.

Что владельцу кафе стоит проверять каждую неделю

Не обязательно начинать с большого управленческого отчёта. Важнее регулярно видеть несколько показателей: стоимость списаний, их долю от закупок, food cost, остатки скоропортящихся продуктов и продажи блюд с уникальными ингредиентами.

Эти данные нужно рассматривать вместе.

Например, food cost начал расти. Первая реакция — проверить цены поставщиков. Но закупочные цены почти не изменились. Тогда стоит посмотреть списания, остатки и соблюдение граммовок.

Или другой пример: списания определённого продукта растут третий месяц подряд. Следующий шаг — посмотреть все блюда с этим ингредиентом и их продажи. Возможно, проблема находится не в закупках, а в изменившемся спросе.

Так постепенно можно перейти от общей цифры к конкретной причине.

Как уменьшать списания без урезания меню

Самый простой путь — не удалять половину ассортимента, а сделать продуктовую матрицу более связанной.

При разработке новых позиций мы рекомендуем сначала смотреть на уже используемые ингредиенты. Дорогим и скоропортящимся продуктам желательно иметь несколько сценариев продажи. Позиции с уникальными ингредиентами стоит периодически проверять по продажам и фактическим списаниям.

Параллельно закупки должны меняться вместе со спросом. Если продажи категории снизились, прежний объём заказа продуктов нельзя автоматически сохранять только потому, что «мы всегда столько брали».

И конечно, меню не решает всех проблем. Если нарушены условия хранения, сотрудники не соблюдают граммовки или кухня делает слишком большие заготовки, даже отлично спроектированная продуктовая матрица не спасёт от потерь.

Списания — хороший тест качества самого меню

При работе с кафе мы советуем периодически смотреть на меню не глазами маркетолога или гостя, а глазами человека, который отвечает за закупки.

Какие продукты закупаются ради одной позиции? Какие долго лежат? Какие регулярно приходится списывать? Какие ингредиенты используются сразу в нескольких категориях и хорошо оборачиваются?

Такой анализ часто показывает слабые места, которые невозможно увидеть по одному отчёту о продажах.

Опыт работы с меню Суши Love подтверждает полезность именно системного подхода: продуктовая матрица должна одновременно давать гостю выбор и оставаться понятной для кухни. Для этого необязательно делать все блюда похожими. Важно разумно использовать общую продуктовую базу и понимать экономику исключений.

В конечном счёте задача достаточно практичная. Кафе закупает продукт не для того, чтобы хранить его, а чтобы превратить в проданное блюдо. Чем больше у скоропортящегося ингредиента разумных способов попасть в заказ гостя, тем проще управлять остатками и тем ниже зависимость от продаж одной позиции.

А значит, при следующем обновлении меню стоит проверить не только популярность блюд и их себестоимость. Посмотрите на каждый дорогой и скоропортящийся ингредиент и задайте ещё один вопрос: сколько реальных сценариев продажи есть у этого продукта?