Статья написана в корпоративном блоге — редакция H&F не вносит изменения в текст. Вся орфография, пунктуация и содержание сохранены.

Главная – Блоги – Нескучные финансы

07 мая 2024 в 15:00 0 1609

Отчет отдела продаж: что в нем должно быть

Что такое отчет по продажам, зачем он нужен бизнесу, что в нем должно быть и как составить свой, рассказываем в статье. А еще даем шаблон рабочего отчета отдела продаж ↓

Что за отчет по продажам и как он выглядит

Отчет отдела продаж, или отчет по продажам, — это документ, который содержит данные о продажах. Какие данные — зависит от целей и задач бизнеса. Например, это могут быть:

сумма продаж;
количество продаж;
план продаж и его выполнение;
количество лидов, звонков, встреч, сделок;
средний чек;
сумма продаж по продукту, направлению, менеджеру или периоду;
конверсии на каждом этапе воронки;
сумма выставленных счетов;
сумма оплаченных счетов;
сумма денег в кассе;
размер дебиторки;
показатели маржинальности;
расчет бонусов для менеджеров отдела продаж;
KPI отдела в целом и менеджеров.

Отчет обычно представляет собой гугл-таблицу или эксель-файл. Таблица может выглядеть как угодно — тут каждый настраивает под себя. Для примера — кусочек нашего шаблона:

Кусочек отчета отдела продаж для примера. Еще вернемся к нему позже

Отчет по продажам может формироваться на любой период: день, неделю, месяц, квартал, год. Месяц — самый популярный формат.

Зачем бизнесу отчеты по продажам: ключевая цель и подзадачи

Отчеты отдела продаж помогают бизнесу делать главное — достигать своих целей по выручке, объему продаж и прибыли. Плюс решают несколько подзадач с мотивацией, контролем и планированием ↓

🎯 Ключевая цель отчета по продажам — дать бизнесу полную картину реальности. То есть показать, с каким результатом сработала компания:

Удалось ли команде выполнить план по продажам и выручке? Почему да? Почему нет?
Насколько эффективны текущие каналы сбыта продукции?
Какие позиции в ассортименте стоит развивать, а какие — убрать?
Какая воронка продаж выстроена? Как меняются конверсии на каждом этапе воронки?

На основе данных из отчета продаж выстраивается финансовая модель компании, контролируется достижение плана по выручке, проводится анализ работы.

А еще отчет отдела продаж помогает ↓

⭐ Отчет помогает контролировать продажи. В хорошем отчете продаж с одного взгляда понятно, как обстоят дела с продажами: сколько штук, на какую сумму и каков процент достижения планов. В отчете Нескучных быстро анализировать результаты помогают:

блок «Главное» с ключевыми показателями — продажи, средний чек, оплаты;
визуальные элементы — спидометр достижения плана по поступлениям и продажам;

Руководителю для контроля достаточно бросить взгляд на отчет, и всё становится ясно ↓

⭐ Отчет отдела продаж помогает управлять командой. Обычно отчет отдела продаж включает показатели эффективности каждого из менеджеров. Например, количество звонков, встреч, закрытых сделок, маржинальность, объем продаж и так далее. На основе этих данных руководитель отдела или компании оценивает KPI команды, рассчитывает зарплаты и премии, а также управляет командой: мотивирует, оценивает, хвалит или отправляет на обучение.

Отчет продаж с прозрачным расчетом премий мотивирует сотрудников: они видят четкую связь между своими действиями и размером вознаграждения

⭐ Отчет помогает оценивать эффективность каналов продаж. Отчет с разбивкой по каналам показывает, какие из них работают хорошо, а какие не очень. И позволяет скорректировать стратегию, например:

модернизировать или закрыть неудачные точки;
перераспределить товары;
поменять ассортимент.

⭐ Оптимизировать вложения в маркетинг и рекламу. Отчет может показать, какая реклама приносит больше продаж, а не просто кликов, переходов или заявок. Дальше с этой информацией пересматривают вложения в маркетинг.

⭐ Планировать и прогнозировать. Отчет продаж может включать в себя декомпозицию цели по выручке, которая помогает планировать ресурсы и прогнозировать результат. Декомпозиция — это ответ на вопрос, что понадобится для достижения цели. Например:

сколько нужно потратить на рекламу,
сколько кликов получить,
с какой конверсией в лида,
сколько лидов,
сколько встреч,
с какой конверсией в продажу,
и с каким средним чеком, чтобы достичь нашей цели по выручке?

Пример отчета по продажам с декомпозицией цели. Шаблон компании «Фактор продаж»

⭐ Принимать обоснованные решения. Отчет по продажам — это один из инструментов управления бизнесом на основе твердых данных. С отчетом компания точно знает, сколько продали, чего и когда, и может принимать обоснованные цифрами решения, например:

увольнять или нанимать менеджеров;
выводить или вводить продукт в ассортимент;
открывать или закрывать точки продаж;
давать или не давать скидки, и так далее.

Без отчета по продажам такие решения могут быть приняты лишь на основе чуйки, интуиции, ощущений, — а это уже так себе история.

Что должно быть в отчете отдела продаж

В отчете отдела продаж должны быть базовые показатели:

план продаж;
факт или объем продаж;
процент выполнения плана;
заявки, лиды;
количество оплат;
конверсия из лида в оплату;
средний чек.

В отчет данные вбиваются ежедневно и автоматически собираются в сумму за неделю и месяц ↓

Из факта по дням складываются недельный и месячный факты

Факт за неделю может быть как до разбивки по дням, так и после, — кому как удобнее

Остальные показатели в отчете продаж зависят от целей компании и специфики бизнеса. Например, дополнительно можно отслеживать:

количество повторных покупок;
конверсию по каждому этапу воронки продаж;
соотношение новых и старых клиентов;
маржинальность сделок;
продажи по каналам маркетинга;
стоимость лида;
ROI, и так далее.

Отчет по продажам со всеми-всеми показателями обычно сводит РОП — руководитель отдела продаж. А менеджеры заполняют каждый свой небольшой кусочек, например, по своим звонкам, встречам, сделкам.

Физически отчет продаж ведут в экселе, гугл-таблицах, CRM- или ERP-системах.

Какие бывают отчеты по продажам

Отчет по продажам по менеджерам или подразделениям — кто, сколько, с какой конверсией продает. Например, отчет менеджера Васи, отчет Люды и общий отчет по отделу.

Продажи по каналам сбыта — в какой точке, сколько и чего продается. Например, отчет по продажам в своем интернет-магазине, отчет по продажам на Озоне и отдельный отчет по продажам в розничной офлайн-точке.

Отчеты по продажам выпускаемой продукции — сколько и чего продали. Например, отчет по продажам продукта А и отчет по продукту Б.

Отчеты по клиентской базе — как часто возвращаются клиенты, на сколько прирастает база каждый месяц.

Продажи по периодам — отчеты по продажам за день, неделю, месяц, квартал, год. Чем чаще проходят сделки, тем меньший отрезок для анализа выбирают, но обычно всё же берут период не меньше месяца. Потому что менеджерам платят каждый месяц, а не раз в год или в квартал.

→ Если компания продает дома с циклом сделки в три месяца, отчет по продажам у нее будет за месяц. И план тоже.

→ Если речь о булочной, которая продает пирожки каждые две минуты, у нее тоже будет план и отчет на месяц, но еще с разбивкой на каждый день: в пн — 100 шт, во вт — 120 шт и так далее. Булочной важно каждый день планово продавать столько-то пирожков, иначе дело не будет прибыльным.

План-фактные отчеты — показывают процент достижения плана или отклонения от него. Могут быть внутри основного отчета или отдельно от него.

Все эти отчеты могут жить в отдельных файлах или сводиться в один. Для глубокого анализа, конечно, удобнее видеть в одном файле всё: информацию о продажах по периодам, конверсиях, доходности, ключевых метриках, плане и факте, прогнозе, клиентах и заказах. Но в оперативной работе бывает комфортнее разбивать данные по отдельным таблицам.

Как составить свой отчет по продажам: шесть ключевых шагов

Собрать свой отчет по продажам можно и на базе нашего бесплатного шаблона или любого примера из интернета. Но чтобы отчет не просто был, а работал на цели бизнеса и повышал эффективность команды, советуем пройти эти шесть шагов ↓

Шаг 1. Определить цели и задачи отчета отдела продаж. Понять, зачем нужен отчет, что мы там хотим увидеть? Например, отчет может:

показывать, в каком городе продажи лучше;
какой товар охотнее покупают;
кто из менеджеров круче работает;
показывать только факт или факт вместе с планом;
собирать данные по воронке или без нее;
смотреть один месяц или отслеживать динамику, и так далее.

Важно определить, что собственник или руководитель хочет видеть в отчете, какие ответы получать, потому что это влияет на выбор показателей.

Шаг 2. Выбрать показатели для отчета. Есть базовые показатели — план продаж, факт, заявки, оплаты, конверсия и средний чек, — их считают почти все. А есть дополнительные — они уже зависят от цели.

Вот несколько примеров показателей для разных целей ↓

Здесь же продумывают логику отчета и формулы. Например, если хочется видеть конверсии, нужно прописать, что на что умножается и где показывается.

Шаг 3. Выбрать формат отчета: в виде таблицы, в CRM-системе, в эксель-файле. Нужно решить, будет ли это одна таблица, которую заполняет РОП, или набор из таблиц для каждого сотрудника и общей сводки? Где будет храниться файл и будет ли связан с другими документами? Кто, как и когда будет получать к нему доступ?

Шаг 4. Внедрить отчет в отдел продаж. Для внедрения понадобится: передать доступы и файлы, объяснить логику отчета, донести его важность, назначить ответственных и привязать мотивацию сотрудников к данным из отчетов. Чуть подробнее пройдемся по каждому пункту.

→ Привязать мотивацию к отчету. Сделать так, чтобы, вбивая данные в отчет, менеджер сразу видел, как меняется вознаграждение. Сама возможность в реальном времени видеть размер премии мотивирует заполнять таблицу.

→ Назначить ответственных — тех, кто будет заполнять отчет и отвечать за него. Таких людей может быть несколько, например:

РОП заполняет сводный отчет для собственника бизнеса. Значит, он отвечает за то, чтобы в сводке всегда была полная и актуальная информация.
Каждый менеджер заполняет свой кусочек отчета для себя и РОПа. Значит, каждый менеджер отвечает за вот эти свои пять строчек.

→ Донести важность. Объяснить, зачем нужен отчет, как влияет на бизнес и на конкретных сотрудников. Например, РОПу стоит подсветить, что отчет помогает ставить адекватные планы продаж, а менеджерам рассказать, как отчет влияет на расчет бонусов.

Шаг 5. Собирать данные. Теперь нужно регулярно вносить данные в отчет. Если на прошлом шаге удалось донести смысл отчетности до РОПа и менеджеров, то всё должно пройти гладко.

Шаг 6. Анализировать результаты и делать выводы. Например, сравнить результаты менеджеров, найти лучшего и поручить ему обучение остальных. Или найти убыточную точку продаж. Или отслеживать продажи в динамике, чтобы понимать сезонность своего бизнеса и быть готовыми к просадке.

Отчет отдела продаж: частые вопросы собственников

Кто должен составлять и вести отчеты по продажам?

Отчеты по продажам обычно составляет и ведет руководитель отдела продаж — РОП. Менеджеры по продажам тоже участвуют, например, заполняют те части отчета, что относятся к их функционалу.

Еще может участвовать финдир: разработать логику и структуру отчета, добавить формулы, проверить корректность расчетов.

* * *

Что делать, если сотрудники не заполняют отчеты?

Если сотрудники отдела продаж саботируют отчеты, нужно понять, почему так происходит. Отчет сложный? Нет времени? Нет понимания, зачем вообще это делать? И дальше действовать в зависимости от причины: упростить отчет, донести его важность, привязать вознаграждение к данным из отчета — и сразу найдется время.

* * *

Как понять, какой план поставить отделу продаж?

Чтобы поставить план продаж, сначала нужно собрать факты. Месяц или пару недель собирать данные о том, как сейчас работает отдел: сколько продают, как часто, кому, с какой конверсией, и так далее.

На основе фактических данных можно спрогнозировать план. Хорошо, когда статистика собрана за несколько периодов, а в сезонном бизнесе еще и за прошлый год, — тогда точность планирования сразу выше. Но и без этого не страшно, просто точность будет увеличиваться со временем. Другого рецепта нет, увы.

* * *

Как узнать, почему план продаж проваливается?

Узнать, почему план продаж проваливается, поможет планфактный анализ. Смотрят план, смотрят факт и анализируют: почему не получилось? что помешало? что пошло не так? заметна ли какая-то зависимость? какие у нас средние показатели? какой тренд?

Если проводить такой анализ регулярно и корректировать планы, точность планирования будет расти. С каждым новым циклом факт будет всё ближе к плану.

Отчет отдела продаж: в двух словах

Отчет отдела продаж или отчет по продажам — это документ, который содержит все необходимые данные о работе отдела продаж: от количества сделок до достижения KPI менеджерами.
Базово в отчет отдела продаж включают: план продаж, фактический объем продаж, процент выполнения плана, количество заявок или лидов, количество оплат, показатель конверсии в продажу, средний чек.
Отчет по продажам позволяет бизнесу видеть реальное положение дел: удалось ли выполнить план по продажам? сколько выручки получили? эффективно ли сработали? Плюс — управлять командой, планировать продажи, оценивать эффективность каналов сбыта и продвижения.
Чтобы собрать свой отчет продаж, нужно определиться, зачем он нужен, какие ответы должны давать. Затем выбрать показатели и формат. Внедрить отчет в отдел продаж: донести важность, привязать мотивацию к данным из отчета и назначить ответственных сотрудников.
Обычно сводный отчет ведет и заполняет РОП — руководитель отдела продаж. А текущие отчеты — менеджеры по продажам, каждый свой кусочек.

Уверены, что у вас в компании всё в порядке с финучетом?

Одна из основных головных болей руководителя – это финансы. Вы действительно понимаете, что происходит в вашем бизнесе? Дарим вам два классных подарка:

★ Книга «Управленка», которую скачали уже 12000 ваших коллег. Это 8 уроков о финансах, которые написаны просто и понятно.

★ Топ-15 шаблонов для наведения порядка в бизнесе, подборка самых важных для финучета таблиц.

Расставьте все точки в финансах! Еще больше информации – в Телеграм-канале Нескучных.