Статья написана в корпоративном блоге — редакция H&F не вносит изменения в текст. Вся орфография, пунктуация и содержание сохранены.

Главная – Блоги – Управление проектами WEEEK

18 июля 2024 в 17:54 0 1244

Гайд по WEEEK для студентов

В преддверии нового учебного года сделали по использованию WEEEK для учёбы — чтобы было удобно, эффективно и приятно

Для кого гайд: для школьников, студентов и всех, кто учится и хочет организовать этот процесс в одном месте

❗Если ты студент или преподаватель вуза, то можешь использовать WEEEK без ограничений и бесплатно. Просто подай заявку здесь.

Создавай проекты

Работа в пространстве WEEEK начинается с создания проектов. Учебный процесс можно разделять по-разному — это зависит от специфики обучения и твоего удобства.

Вот несколько идей, как можно организовать проекты:

по предметам;

по семестрам, четвертям или модулям;

по разным сферам — например: конспекты, домашние задания, расписание.

У каждого метода организации свои плюсы и минусы. Если будешь делить по предметам, будет сложнее составить цельное расписание. А при организации по сферам можно потеряться в разных семестрах.

Круче всего комбинировать — для этого собери проекты в папки. Например, объедини предметы по семестрам.

Организуй свой проект изнутри

Мало просто создать проект — нужно настроить его содержимое. Иначе получится свалка, в которой невозможно ориентироваться.

Инструменты WEEEK для организации учебного пространства:

Кастомизация проектов. Каждому проекту WEEEK можно добавить аватарку, обложку и присвоить цвет. Так ориентироваться в большом количестве процессов будет легче.

Календари. Есть на неделю и на месяц. Подойдут как основной способ организации, если тебе нравится держать все события в одном месте — и расписание пар, и текущие задачки.

Канбан-доски. Этот инструмент отлично подходит для отслеживания прогресса по учебным проектам и домашкам. Назови колонки по этапам выполнения и перемещай по ним задачки — так точно ничего не потеряется.

Диаграмма Ганта. Если в твоём обучении есть проектная работа, то это для тебя. С помощью этого инструмента можно разбить проект на этапы и видеть весь процесс от начала до конца.

Теги. Это система «ярлыков», которые можно настроить под себя. Добавляй задачам теги по предмету или типу занятия (семинар или лекция), чтобы удобно сортировать их.

Приоритет. Помимо тегов, можно распределять задачи по важности с помощью приоритетности — высокой, средней, низкой и замороженной. Они окрасят задачу в соответствующий цвет.

Внеси расписание занятий

Организовать расписание в таск-менеджере можно двумя способами:

В Календаре. Для этого создавай повторяющиеся задачи в нужном дне недели. Повторение можно настроить под свои запросы. Например, задать его не еженедельно, а раз в две или три недели. Учти, что задачи с занятиями надо отмечать выполненными — тогда они появятся в календаре на следующей неделе и действительно повторятся.

В Канбан-доске. Создай отдельную Канбан-доску под расписание и назови столбики по дням недели. В этом случае задачи не надо выполнять — они останутся зафиксированы. Однако держать в одном месте с остальными планами такое расписание не получится.

Ты можешь объединить эти способы, чтобы задачи отображались и на отдельной доске, и в Календаре. Для этого задай задачам в Канбан-доске дату и время либо прикрепи задачи из Календаря к доске. Всё это можно сделать в Карточке задачи.

Декомпозируй задачи

Бывает, что к заданию или проекту не подступиться, до того сложной кажется реализация. В таких случаях помогает декомпозиция — разделение больших задач на составные. В WEEEK последние называются подзадачами.

Как использовать подзадачи в учёбе:

Для домашних заданий к занятию. Например, если к паре нужно прочитать параграф из учебника, распиши это в подзадаче внутри задачи-пары.

Для этапов по проекту. Когда берёшься за небольшой учебный проект или объёмное задание, удобно разделить их на подзадачи, чтобы работать постепенно. К примеру, если надо написать курсовую, то эта задача бьётся так — сначала изучить тему, потом составить план, затем поиск источников.

Работай над долгосрочными проектами

Раз уж мы затронули тему учебных проектов, время подробнее рассказать, как работать с «крупными рыбами» в WEEEK — например, курсовыми и дипломными работами.

Создавай отдельные проекты для очень объёмных работ. «Написать курсовую» — это, конечно, задача. Вот только подзадач там будет… Сервера WEEEK, конечно, не обрушишь, но будет очень неудобно. Лучше создать отдельный проект, где можно просматривать задачи по нему и в Календаре, и на Канбан-доске.

Создавай длинные задачи. Если работа в один день не уложится, можно «растянуть» её на несколько дней и даже месяцев. Такие задачи отображаются в блоке «С промежутком» в каждом дне срока, который ты задаёшь в поле Дата. Длинная задача служит скорее напоминанием о проекте — для последовательной работы её лучше поделить на более мелкие.

Повторяй задачи. Продолжим мысль: лучше делить работу на небольшие действия, которые нужно повторять регулярно. Например, проще читать книгу к курсовой по 20 страниц в день в течение месяца, чем пытаться осилить её за день-два. Для этого в WEEEK есть повторяемые задачи — частоту можно настроить так, как тебе хочется.

Синхронизируй онлайн-календарь с WEEEK

Проект в WEEEK можно синхронизировать с календарями Google, Яндекс и Apple.

Когда это может пригодиться в обучении:

Если у тебя есть онлайн-занятия. В электронных календарях удобно планировать онлайн-звонки — ты можешь настроить их автоматический перенос в WEEEK. Как это сделать, описано здесь.

Если твоё учебное заведение использует онлайн-календари. Многие вузы уже реализовали электронное расписание, которое экспортируется в онлайн-календари. Если это твой случай, настрой синхронизацию, чтобы расписание «падало» и в WEEEK.

Собирай всю теорию в Базе знаний

Конспекты, списки литературы, важные ссылки, идеи для курсовых — всё это можно организовать в нашей Базе знаний, совсем как в Notion.

Лови лайфхаки, как выжать из Базы знаний максимум:

Создай иерархию документов. Тут два варианта — либо сортировать документы по проектам, либо вкладывать документы друг в друга. Например, создай материнский документ «Курсовая», а внутри создай «Идеи», «Источники», «Материалы для подготовки».

Кастомизируй документы. Глазу нужно за что-то цепляться, чтобы не потеряться в море файлов. Для этого добавляй документам иконки и обложки.

Используй текстовый редактор на полную. Наводи красоту внутри документа — выделяй текст жирным и курсивом, подчёркивай, создавай заголовки, списки и цветные блоки. Особенно удобно для конспектов, они получаются структурированными и радуют глаз.

Прикрепляй файлы, медиа и многое другое. Ты можешь добавлять в документ картинки и видео, а также интерактивные вложения из других сервисов — Google Документов и Таблиц, Figma и Miro.

Ссылайся на документы. Ты можешь вставить ссылку на документ в комментариях к задаче в таск-менеджере или в другом документе Базы знаний — используй символ @. Так можно, например, быстро перейти в конспект, который нужно повторить к занятию, прямо из задачи-пары.

Не забывай о важном

Когда задач много, держать всё в голове сложно, особенно если ноутбук не всегда под рукой.

Чтобы ты ничего не упустил, на помощь приходят такие возможности WEEEK:

Мобильное приложение. Мобильные версии WEEEK доступны для Android и iOS, чтобы расписание и задачки всегда были под рукой. Все доступные версии можешь скачать отсюда.

Уведомления и напоминания. Есть разные — в Telegram, на email, мгновенные уведомления прямо в программе. Настройки гибкие, так что лишних пушей точно не будет. Про настройки уведомлений читай здесь.

Фокусируйся на учёбе

Теперь можно смело браться за обучение. Но даже если как следует организовать процессы, велик соблазн отвлечься на пуши, соцсети и видео с котиками. Мы это тоже предусмотрели — и вставили пару инструментов для контроля твоего времени.

Таймер задач. Начав работу над задачей, активируй таймер по кнопке Старт. Это не только поможет отследить время работы, но и повлияет психологически — так ты даёшь мозгу визуальный сигнал, что пора включиться именно в это дело.

Помодоро-таймер. Разделение времени на чёткие интервалы работы и отдыха помогает не смешивать одно с другим, и оба процесса становятся эффективнее. Кстати, ты в курсе, что этот таймер придумал именно студент? Активируй помодоро-таймер в верхней строке интерфейса и настрой интервалы под свои нужды.

Отслеживай прогресс

Нельзя организовать все процессы сразу — да так, чтобы всё с ходу эффективно работало. Чтобы посмотреть и оценить, где всё получается отлично, а где пока проседает, используй сервис Аналитика.

В Аналитике можно посмотреть ожидаемую загруженность и фактически потраченное время (если фиксируешь его по таймеру), количество выполненных задач в каждом проекте.