Статья написана в корпоративном блоге — редакция H&F не вносит изменения в текст. Вся орфография, пунктуация и содержание сохранены.

Главная – Блоги – Нескучные финансы

25 апреля 2024 в 12:28 0 918

Розничная сеть: начали вести учет и увеличили прибыль в 6 раз

Сеть магазинов «Парилка» продает электронные сигареты и комплектующие. На этом рынке частое открытие и закрытие точек — обычное дело. Но собственник «Парилки» плохо понимал, какие из его магазинов работают хорошо, а какие — неэффективно, поэтому не знал, какие стоит закрыть. А еще ему не хватало информации: хватит ли денег, чтобы выплатить кредит, открыть новые точки и нанять больше сотрудников.

Вместе с финдиректором Львом Телегиным в «Парилке» разобрались с финансами, начали вести отчеты и увеличили прибыль в 6 раз. Рассказываем, что для этого сделали.

«Парилка» — выдуманное название, чтобы сохранить клиентскую тайну. А история — настоящая.

Раньше: не понимали свою эффективность и хватит ли денег

У «Парилки» в среднем было семь магазинов. Совсем убыточные точки закрывали и вместо них открывали новые. Чтобы понять, где открыться, пользовались исследованиями подрядчика. Он анализировал район: кто там живет и работает, какой средний возраст, какая проходимость на улицах. А еще подрядчик собирал данные о конкурентах. На основе этого собственник «Парилки» понимал — стоит открывать новый магазин или нет. Словом, к открытию новых точек подходили грамотно.

А вот дальше начинались трудности.

До работы с финдиром в «Парилке» за финансами следили только по выпискам из банка. Деньги на точках считали кассовым методом: собирали отчеты по каждой отдельной кассе и загружали их в 1С.

Данных по деньгам — выручке, чистой прибыли, запасам в рублях — не хватало для того, чтобы спокойно планировать работу и наращивать обороты. Магазины вроде работают, деньги появляются, но совсем непонятно — это эффективно или нет. Неясно, где можно сэкономить и хватит ли денег на все «хотелки». Чтобы ответить на все эти вопросы, мы занялись управленческим учетом.

Шаг 1. Внедрили отчеты, чтобы планировать расходы и следить за эффективностью магазинов

За два месяца вместе с финдиректором внедрили все важные отчеты. Расскажем по порядку про каждый ↓

Отчет о движении денежных средств — ДДС, чтобы следить за денежными потоками

→ С ДДС сразу понятно, откуда появляются деньги и куда они уходят. ДДС — базовый общий отчет о деньгах. В нем можно увидеть, хватает ли денег на точках, какие статьи расходов и доходов есть.

Пример ДДС. Видим, как изменялись денежные запасы от месяца к месяцу

Шесть операционных отчетов, чтобы следить за зарплатами, налогами и долгами

→ Зарплатная ведомость: чтобы понимать, когда и какие зарплаты нужно платить. Сначала в таблице собрали полный штат сотрудников. После этого фиксировали: кто на какой точке работал и в какой день. Дополнительно отмечали выручку магазина за день, чтобы рассчитывать премию.

→ Учет основных средств: следить за оборудованием. Это простая таблица с расчетом стоимости оборудования, которое есть у собственника. По сути — опись ценного. Сюда включили витрины, кассы, мебель в магазинах, компьютеры.

После — назначили ответственного, который будет за всем этим следить: вовремя чинить оборудование, менять мебель и пресекать воровство.

→ Учет налогов: чтобы планировать обязательные расходы. Раньше налоги заранее не считали: приходил бухгалтер, сообщал, что сегодня нужно 10 000 ₽ — оплачиваем, даже если это последние деньги или их нет.

Теперь в «Парилке» все налоговые платежи рассчитываются заранее — это помогает избежать штрафов.

→ Учет дебиторки и кредиторки поставщиков: следить за тем, кто должен денег. У «Парилки» около 20 контрагентов: по всем нужно помнить — когда придут деньги, а кому нужно перевести деньги за поставку. Чтобы не возникало неприятных ситуаций, когда на оплату товара денег внезапно не хватает, теперь ведут учет дебиторки и кредиторки.

→ Учет финдеятельности: чтобы понимать заранее, сколько нужно выплатить по кредиту и какую сумму дивидендов можно вывести. У «Парилки» было два кредита. Раньше платили так: знаем «тело» кредита, знаем проценты — оплачиваем ежемесячно, когда придет уведомление от банка. Теперь с отчетом заранее понятно, сколько процентов набежит и когда их нужно платить.

👉 Позже учет финдеятельности помог рассчитать дивиденды собственнику: сколько денег можно спокойно вывести, чтобы осталось на обязательные расходы.

→ Учет запасов: следить за запасами и не закупать «висяки» на сток. Учет запасов внедрять не понадобилось — «Парилка» уже отлично вела его в 1С. Фиксировали остатки по всем точкам по всему ассортименту — в штуках и рублях. Здесь же вели учет товаров в пути. Если видели, что по какому-то товару запасы долго не уменьшаются, — оперативно пересматривали ассортимент.

Раньше собственник видел только деньги в кассе и запасы товаров, а теперь с отчетами — видно все

Отчет о прибылях и убытках — ОПиУ, чтобы оценивать эффективность магазинов и команды

→ ОПиУ помог понять, какие магазины работают эффективно, а какие не очень. С ОПиУ стали следить за выручкой, расходами и прибылью по каждой точке.

Отчет за первый месяц работы: здесь видно, что 5 и 6 магазины показывают самую низкую валовую рентабельность, а значит — работают неэффективно

Отчет за одиннадцатый месяц работы: точки 5 и 6 закрыли, зато вместо них появилось еще 4 новых магазина с хорошими показателями

Еще в ОПиУ рассчитали рентабельность по валовой прибыли — она показывает, какой процент выручки отдельной точки становится в итоге прибылью.

После прикинули: какой процент будет средней нормой для «Парилки». Сейчас остановились на цифре 25%. Если собственник видит, что где-то показатель сильно меньше, то это повод копнуть глубже. Выяснить, почему точка работает плохо и стоит ли ее закрывать. А может, перед магазином просто начали перекладывать асфальт — и просадка временная.

Вместе с финдиректором потратили два месяца на то, чтобы внедрить все отчеты. И это не просто какая-то подготовительная работа: отчеты помогают сейчас и всегда следить за деньгами, планировать расходы и видеть, какие магазины стоит закрыть.

А собственник во всех планах по развитию бизнеса теперь может опираться на цифры, а не на чуйку.

Шаг 2. Оптимизировали расходы на команду

Отчеты, которые мы собрали на первом шаге, подсветили, где «Парилка» может сэкономить. А еще стало понятно, как замотивировать продавцов.

Раньше продавцам платили одинаково: каждый получал по 1500 ₽ за смену. При этом неважно, сколько заработает магазин. Теперь оклад продавцов сократили, но добавили премию — 6% от выручки. У сотрудников появилась мотивация зарабатывать больше, а не отсиживать часы в магазине.

С новой системой оплаты «Парилка» экономит по 100 000 ₽ в месяц. А еще — получает больше выручки.

Шаг 3. Начали следить за ценами поставщиков

В «Парилке» стали оперативнее следить за ценами поставщиков: если закупочные цены повысили — пора повышать розничные. Это позволяет не уходить в минус из-за того, что забыли или не уследили.

Кроме цен следят за спросом: если он не падает, значит, все в порядке. А вот если для покупателей товары стали слишком дорогими — идут искать новых поставщиков и договариваться с ними о закупках.

Еще в «Парилке» следят за маржинальной рентабельностью — она показывает долю прибыли в выручке. Если видят в ОПиУ, что маржинальная рентабельность упала на пару процентов, — понимают, что пора менять цены.

С отчетами пришло понимание того, какой ассортимент выгоднее держать. Теперь «Парилка» не закупает дешевые товары и ориентируется на более качественный сегмент — так можно держать цены чуть выше, чем у конкурентов, и не терять выручку.

В итоге: за год увеличили прибыль в 6 раз

Итак, собственник «Парилки» пришел в НФ год назад, потому что хотел понять, а что вообще происходит в его бизнесе. И вот что он получил через год работы с нами ↓

💫 Собственник знает, что происходит в бизнесе. В «Парилке» появился управленческий учет, и собственнику больше не нужно угадывать, в каких магазинах работа идет хорошо.

Управленческие отчеты и ОПиУ уже стали основой для баланса — это отчет обо всем, что есть у компании. С балансом мы уже начали углубляться в показатели. В планах: повысить оборачиваемость и расти дальше — открывать новые точки.

💫 Открыли 4 новые точки и закрыли 2 убыточные. Не просто открыли или закрыли, а руководствуясь цифрами из отчетов. Такая рокировка позволила поднять выручку: с 3 млн ₽ до 4,9 млн ₽ в месяц.

💫 Увеличили чистую прибыль в 6 раз. По чистой прибыли «Парилка» стала показывать хорошие результаты: раньше в среднем получали 100 000 — 200 000 ₽ прибыли в месяц. Сейчас же магазины ежемесячно приносят 700 000 — 800 000 ₽ чистой прибыли.

Рост чистой прибыли за год работы с финдиректором

💫 Собственник стал получать дивиденды. Приятный бонус для собственника: он наконец-то стал получать стабильные выплаты. До работы с Нескучными не удавалось выводить дивиденды. Сейчас собственник получает доход около 500 000 ₽.